Ordnereigenschaften

In smenso bieten Ordnereigenschaften zahlreiche Möglichkeiten, um die Struktur, das Layout und das Verhalten von Aufgaben in einem Ordner individuell anzupassen. Hier findest du eine Übersicht über alle verfügbaren Felder und Optionen in den Ordnereigenschaften.

Allgemeine Felder eines Ordners

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Ordners stehen verschiedene Felder zur Verfügung, mit denen du den Ordner beschreiben kannst. Diese Felder dienen ausschließlich als informative Daten und helfen, wichtige Metadaten für den Ordner zu hinterlegen.

• Name: Titel des Ordners
• Zugewiesen an: Person oder Team, dem der Ordner zugewiesen ist
• Priorität: Klassifizierung, z. B. Hoch, Mittel oder Niedrig
• Startdatum/Enddatum: Zeitliche Begrenzung für den Ordner
• Beschreibung: Weitere Informationen oder Hinweise zum Ordner

Diese Informationen werden in der Ordnerübersicht sowie beim Hover über das i-Symbol angezeigt. Sie haben keine weitere Funktionalität, dienen aber zur schnellen Orientierung im Projekt.

Optionen und erweiterte Einstellungen

Ordnereigenschaften sperren

Mit der Option Ordnereigenschaften sperren kannst du die Konfiguration eines Ordners vor Änderungen schützen.

Ist die Sperre aktiviert:

• können die Ordnereigenschaften nicht mehr bearbeitet werden,
• kann der Ordner nicht gelöscht werden,
• kann die Position des Ordners nicht verändert werden.

Ein gesperrter Ordner wird in der Liste durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Anlage von neuen Aufgaben verhindern

• Mit dieser Option können Benutzer in diesem Ordner keine neuen Aufgaben anlegen.
• Die Einstellung gilt für alle Benutzer außer Admins. Admins können weiterhin Aufgaben erstellen.

Aufgabe direkt dem Ersteller zuweisen

• Mit dieser Option werden neue Aufgaben in diesem Ordner automatisch der Person zugewiesen, die sie erstellt.
• Das spart Zeit und sorgt dafür, dass neue Aufgaben sofort beim Ersteller landen.

Neue Aufgaben mit eingeschränktem Zugriff anlegen

• Setzt die Berechtigung für neue Aufgaben in diesem Ordner für den Ersteller auf „Beschränkt“.
• Optional kannst du weitere Personen oder Teams auswählen, die bei der Erstellung automatisch Zugriff erhalten.

Neue Aufgaben privat anlegen (inkl. Auswahl von Personen/Teams)

• Wird diese Option aktiviert, sind neue Aufgaben in diesem Ordner standardmäßig privat.
• Es können direkt beim Aktivieren Personen oder Teams ausgewählt werden, die die Aufgaben sehen dürfen. Das funktioniert ähnlich wie die Sichtbarkeitseinschränkung in einer Aufgabe, jedoch bereits bei der Neuanlage.

Standardordner für Datei-Uploads festlegen

• Für einen Ordner kannst du einen Standardordner für Datei-Uploads festlegen. Neu hochgeladene Dateien aus Aufgaben dieses Ordners werden automatisch mit dem ausgewählten Dateiordner verknüpft.
• Die Einstellung gilt nur für neu hochgeladene Dateien. Bereits vorhandene Dateien werden dadurch nicht nachträglich verschoben.

Aufgabenvorlagen und Ansichten als Standard für Ordner definieren

• Du kannst Standardvorlagen für einen Ordner festlegen. Neue Aufgaben oder Unteraufgaben in diesem Ordner übernehmen dann automatisch das festgelegte Layout und die Felder aus dieser Vorlage.
• Zusätzlich kannst du in den Ordnereigenschaften eine Standardansicht festlegen. Immer wenn du den Ordner öffnest, wird automatisch die ausgewählte Ansicht geladen, beispielsweise Liste, Board, Timeline oder eine gespeicherte benutzerdefinierte Ansicht.

Weitere Infos zu Aufgabenvorlagen findest du hier.

Ordner farbig markieren

• Über das Kontextmenü lässt sich jedem Ordner eine Farbe zuweisen, um die Übersicht im Projekt zu verbessern.
• Optional kann die gesamte Zeile eingefärbt werden (Ordnerzeile füllen), um wichtige Bereiche noch deutlicher hervorzuheben.

So öffnest du die Ordnereigenschaften

1. Klicke auf den Ordnernamen oder das Dreipunkte-Menü (…) neben dem Ordner.
2. Wähle Ordnereigenschaften bzw. das Zahnrad-Symbol.
3. Passe die gewünschten Einstellungen und Felder an.