📧 E-Mail Benachrichtigungen

Du erhältst generell E-Mailbenachrichtigungen, wenn andere Benutzer Dich @erwähnen , Dich zuweisen, den Status einer Aufgabe ändern, der Du zugewiesen bist, oder im Rahmen eines Freigabeprozesses.

Welche E-Mail-Benachrichtigungen gibt es?

smenso sendet Dir eine E-Mail-Benachrichtigung in der Regel unmittelbar, nachdem eine der folgenden Ereignisse eintreten:

1. Jemand @erwähnt Dich: Jemand erwähnt Dich in einer Aufgabe oder einem Kommentar. Erwähnungen in Projektstammdaten erzeugen derzeit nur In-App-Benachrichtigungen.
2. Jemand weist Dich zu: Du wirst einer Aufgabe oder einem privaten Projekt zugewiesen.
3. Ein Kommentar wird hinzugefügt: Jemand kommentiert eine Aufgabe, der Du zugewiesen bist, oder jemand kommentiert einen Statusbericht, den Du erstellt hast.
4. Jemand fragt eine Freigabe bei Dir an: Wenn ein Workflow mit einem freizugebenden Statuswechsel verwendet wird und ein Statuswechsel angefragt wird. Der Anfragende erhält zudem eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Freigabe erteilt wurde.
5. Statusänderungen: Wenn der Status einer Aufgabe verändert wird, erhältst Du eine Benachrichtigung, wenn Du an der Aufgabe beteiligt bist.

E-Mail-Antworten auf Benachrichtigungen

Auf E-Mail-Benachrichtigungen aus smenso kannst du auch direkt aus deinem E-Mail-Programm antworten - deine Antwort wird automatisch als Kommentar an die entsprechende Aufgabe gepostet. Kein Wechsel in die Web-App, kein Kontextverlust.

So funktioniert's

1. Antworte in deinem E-Mail-Programm direkt auf eine smenso-Benachrichtigung.
2. Schreibe deine Antwort - wahlweise als reinen Text oder mit Bildern als Anhang.
3. Verschicke die Mail wie gewohnt.

Deine Antwort landet als Kommentar an der zugehörigen Aufgabe. In den Aufgaben-Details erscheint der Eintrag mit deinem Namen wie jeder andere Kommentar, egal, ob du ihn aus smenso oder per E-Mail-Antwort gepostet hast.

Was du wissen solltest

Damit Antworten sicher und im richtigen Kontext landen, gelten ein paar Regeln:

• Antwortfenster 7 Tage: Du kannst auf eine Benachrichtigung bis zu 7 Tage nach Erhalt antworten. Spätere Antworten werden nicht mehr verarbeitet.
• Maximal 10 Antworten pro Benachrichtigung: Auf denselben E-Mail-Strang kannst du bis zu 10 Mal antworten. Bleibt die Diskussion danach aktiv, erhältst du ohnehin neue Benachrichtigungs-Mails, sobald jemand erneut kommentiert - auf diese kannst du wieder antworten.
• Aktiver Workspace-Zugang nötig: Du musst ein aktives Mitglied des Workspaces sein, aus dem die Benachrichtigung stammt. Deaktivierte Accounts können nicht per Mail antworten.

Bilder anhängen

Bilder, die du als Anhang an deine Antwort hängst, werden direkt im Kommentar eingebettet angezeigt, jedoch werden sie stets an das Ende deines Kommentars platziert.

• Erlaubte Formate: alle gängigen Bildformate (z.B. PNG, JPEG, GIF)
• Maximalgröße pro Bild: 1 MB
• Maximale Anzahl pro E-Mail: 3 Bilder
• Andere Anhänge (z.B. PDFs, Office-Dokumente) werden nicht übernommen.

Wann eine Antwort nicht ankommt

In folgenden Fällen wird deine Antwort nicht verarbeitet:

• Antwortfenster überschritten oder maximale Anzahl an Antworten erreicht
• Leere Antwort ohne Text und ohne Bilder
• smenso Konto deaktiviert im betreffenden Workspace

Falls eine Antwort wichtig ist und du eine Fehlerantwort erhältst: Öffne die Aufgabe direkt in smenso und poste den Kommentar dort.