Die Auslastungsansicht

Beschreibung

Die Auslastungsansicht ermöglicht es, die Verteilung der Arbeitslast über verschiedene Zeiträume hinweg zu verfolgen. Sie bietet verschiedene Darstellungen und Filteroptionen, um eine detaillierte Übersicht über die Ressourcenauslastung zu erhalten.

Zugang zur Auslastungsansicht

• Die Auslastungsansicht kann über das Hauptmenü in der linken Seitenleiste unter Auslastung aufgerufen werden. 
  
   
• Oder wähle in deinem Projekt die Registerkarte „Auslastung“ aus.
  
   

Überblick der Auslastungsansicht

Die Auslastungsansicht umfasst mehrere Register:

• Meine Auslastung: Zeigt ausschließlich die eigene Auslastung.
  
   
• Teamauslastung: Zeigt die Auslastung des eigenen Teams, falls die Person als Teamleitung definiert wurde.
  
   
• Gesamtauslastung: Mit der HR-Berechtigung können hier alle Ressourcen im Workspace betrachtet werden.
  
   
• Gesamtauslastung (Monatlich): Stellt die Gesamtauslastung auf Monatsbasis dar und eignet sich besonders für eine längerfristige Betrachtung von Kapazitäten, geplanten und erfassten Zeiten.
  

Die Auslastungsansicht in deinem Projekt: Zeigt nur die für dieses Projekt relevanten Auslastungsdaten.

Gesamtauslastung (Monatlich)

Mit dem Register Gesamtauslastung (Monatlich) kannst du die Ressourcenauslastung über einen längeren Zeitraum auf Monatsbasis betrachten.

Die Darstellung fasst zentrale Werte je Monat zusammen. Dazu gehören unter anderem Kapazität, geplante Zeit, erfasste Zeit sowie die daraus entstehenden Abweichungen.

Über die Auswahl oberhalb der Ansicht kannst du die betrachtete Personengruppe bzw. das Team sowie den Zeitraum festlegen.

Dadurch eignet sich die monatliche Gesamtauslastung besonders für eine längerfristige Kapazitäts- und Ressourcenbetrachtung.

Summen in der Auslastungsansicht

Über den Bereich Summe erhältst du eine zusammengefasste Auswertung der aktuell betrachteten Ressourcen. Die Werte werden für den jeweiligen Tag beziehungsweise Zeitraum zusammengeführt und helfen dabei, Kapazitäten, geplante Zeiten und erfasste Zeiten direkt miteinander zu vergleichen.

Welche Ressourcen in die Berechnung einfließen, richtet sich nach der aktuellen Auswahl und den gesetzten Filtern, beispielsweise nach dem ausgewählten Team oder der Ressourcenauswahl.

Ist die Summe eingeklappt, wird oberhalb der Ressourcen eine kompakte Zusammenfassung angezeigt.

Summe aufklappen

Klicke auf den Pfeil neben Summe, um die detaillierte Auswertung einzublenden. Anschließend werden mehrere Kennzahlen untereinander dargestellt.

Über die Auswahl neben Summe kannst du zusätzlich festlegen, welche Aufgaben für die entsprechende Auswertung berücksichtigt werden, beispielsweise Offene Aufgaben.

Kennzahlen der Summe

In der aufgeklappten Darstellung stehen dir verschiedene Kennzahlen zur Verfügung:

• Offene Aufgaben (Anzahl)
  Zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben für den jeweiligen Zeitraum.
• Kapazität
  Zeigt die zusammengefasste verfügbare Kapazität der berücksichtigten Ressourcen.
• Geplante Zeit (Alle Aufgaben)
  Zeigt die geplante Zeit aus allen berücksichtigten Aufgaben.
• Geplante Zeit
  Zeigt die geplante Zeit entsprechend der aktuell gewählten Aufgabenauswahl, beispielsweise für offene Aufgaben.
• Erfasste Zeit
  Zeigt die insgesamt erfasste Arbeitszeit der berücksichtigten Ressourcen.
• △ Kapazität - geplante Zeit
  Zeigt die Differenz zwischen verfügbarer Kapazität und geplanter Zeit.
• △ Kapazität - erfasste Zeit
  Zeigt die Differenz zwischen verfügbarer Kapazität und tatsächlich erfasster Zeit.
• △ Geplante - erfasste Zeit
  Zeigt die Abweichung zwischen geplanter und tatsächlich erfasster Zeit.

Aufgaben ohne Zuweisung anzeigen

Mit der Option Nicht zugewiesene Aufgaben wird in der Auslastungsansicht eine zusätzliche Gruppierung eingeblendet. In diesem Bereich werden Aufgaben angezeigt, die aktuell keiner Person zugewiesen sind. So erkennst du schnell, welche Aufgaben noch verteilt werden müssen.

Aufgaben in dieser Gruppierung lassen sich direkt in der Auslastungsansicht bearbeiten: Du kannst sie zeitlich verschieben oder per Ziehen am Rand kürzen bzw. verlängern. Mit einem Klick auf eine Aufgabe öffnet sich die Aufgabe, sodass du Details prüfen oder Anpassungen vornehmen kannst.

Hinweise

Aufgabenverschiebung sperren

In der Auslastungsansicht kannst du das Verschieben von Aufgaben sperren, um deine Planung zu fixieren. Das hilft insbesondere dabei, unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern – z. B. wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Planung arbeiten oder wenn die Planung bereits abgestimmt ist.

 

Wochenansicht und kompakter Modus

Für eine kompaktere Darstellung der Auslastung kannst du unter Anpassen die Option Wochenansicht aktivieren.

Die Wochenansicht fasst die Darstellung auf Wochenbasis zusammen und aktiviert automatisch die dafür benötigten Optionen:

• Wochensummen
• Kompaktansicht
• Aufgabenverschiebung sperren

Solange Wochenansicht aktiviert ist, gehören diese Einstellungen fest zur Darstellung und können nicht einzeln verändert werden.

Deaktivierst du die Wochenansicht, lassen sich Wochensummen, Kompaktansicht und Aufgabenverschiebung sperren wieder unabhängig voneinander einstellen.

Filtern und Anzeigen von Ressourcen

Die Auslastungsansicht bietet verschiedene Filtermöglichkeiten, um die Darstellung anzupassen:

• Filter: Ressourcen können nach Teammitgliedern oder Aufgabenmerkmalen gefiltert werden.
  
   

• Zeitraum: Über die Datumsbereichsauswahl kannst du den angezeigten Zeitraum festlegen und schnell zwischen vordefinierten vergangenen, aktuellen und zukünftigen Zeiträumen wechseln.

  
  
   

• Ressourcenauswahl: Wechsel zwischen der Anzeige von Teams oder allen Ressourcen.
  

Simulationsmodus

Im Simulationsmodus können Änderungen an Aufgaben vorgenommen und ihre Auswirkungen auf die Auslastung überprüft werden, ohne tatsächliche Daten zu beeinflussen. Änderungen können gespeichert oder verworfen werden.

Ansichten speichern

In der Auslastungsansicht können benutzerdefinierte Ansichten gespeichert und mit anderen geteilt werden.

• Filter: Speichert ausgewählte Filtereinstellungen.
• Zeitraum: Definiert einen festen Datumsbereich für die Ansicht.
• Anzeigeoptionen: Ermöglicht die Auswahl zwischen Wochen- und Tagesaggregation.
• Ressourcenauswahl: Speichert die Auswahl zwischen Teams oder allen Ressourcen.

Weitere Optionen

Unter Anpassen können weitere Anzeigeeinstellungen vorgenommen werden, wie z. B. die Anzeige einer wöchentlichen Zusammenfassung oder Prognosewerte.