Ziel dieses Abschnitts
Das Modul Portfolio bildet die oberste Ebene innerhalb von smenso ab. Hier werden alle Projekte eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit gesammelt, verwaltet und analysiert. Das Portfolio ermöglicht den schnellen Überblick über den Status, die Phasen, den Projektfortschritt und weitere wichtige Kennzahlen sämtlicher Bauprojekte.
Aufbau und Navigation
Das Portfolio kann in smenso in zwei Ansichten dargestellt werden:
- als Listenansicht (tabellarisch mit Details)
- oder als Boardansicht (visuell gruppiert, z. B. nach Leistungsphasen)
Beide Ansichten greifen auf dieselben Projektinformationen zu und unterscheiden sich lediglich in der Darstellung.
Boardansicht
Die Boardansicht gruppiert alle Projekte – im Standard nach den HOAI-Leistungsphasen (0–9). Jede Spalte stellt dabei eine Leistungsphase dar:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| 0 – Grundlagen | Projektvorbereitung, Bedarfsplanung |
| 1 – Vorplanung | erste Kostenschätzung, Konzeptentwicklung |
| 2 – Entwurfsplanung | Kostenberechnung, technische Planung |
| 3 – Genehmigungsplanung | Einreichung der Bauunterlagen |
| 4–5 – Ausführungsplanung / Vergabe | Werk- und Leistungsverzeichnisse |
| 6–9 – Bauausführung bis Objektbetreuung | Bau, Abnahme, Dokumentation |
Hinweis
Im Board kannst du zwischen den Ansichten
Alle Projekte,Eigene Projekteoder gespeicherten Filtern wechseln. So behalten Projektleitung und Projektsteuerung jederzeit den Überblick über ihre Zuständigkeiten.
Listenansicht
Die Listenansicht bietet eine detaillierte tabellarische Übersicht über alle Projekte. Typische Spalten sind:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Projektname | Titel des Projekts |
| Status | Aktueller Projektstatus (z. B. aktiv, abgeschlossen, pausiert) |
| Projektleitung | Verantwortliche Person oder Organisationseinheit |
| Leistungsphase (HOAI) | Zuordnung der aktuellen Projektphase |
| Start- / Enddatum | Zeitrahmen des Projekts |
| Gesamtbudget | Projektbudget gemäß Kostenplanung |
| Fortschritt [%] | prozentuale Bearbeitung auf Basis von Aufgaben und Terminen |
Tipp
In der Listenansicht kannst du Spalten anpassen, ein- oder ausblenden und eigene Ansichten speichern – z. B. „laufende Projekte LP5–7“ für wiederkehrende Portfolioberichte.
Navigation und Bedienung
Projekt öffnen
Ein Klick auf den Projekttitel öffnet das jeweilige Projekt und wechselt direkt in dessen Detailansicht.
Alternativ
- Über die drei Punkte
(…)rechts neben dem Projektnamen kannst duProjekt verwaltenöffnen, um die Stammdaten einzusehen, ohne das Projekt zu öffnen.
Projekte filtern und gruppieren
- Über Filterleisten können Projekte nach Phasen, Status, Typ oder Budget gefiltert werden.
- Gruppierungen (z. B. nach Projektleitung, Leistungsphase oder Portfoliozuordnung) helfen, ähnliche Projekte zusammenzufassen.
Projektstammdaten
In den Stammdaten eines Projekts befinden sich die grundlegenden Informationen zur Identifikation und Kategorisierung. Beispiele:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projekttyp | z. B. Große Baumaßnahme, Sanierung, Neubau |
| Leistungsphase (HOAI) | aktuelle Planungs- oder Ausführungsphase |
| Projektbeginn / -ende | Zeitrahmen des Projekts |
| Ort | Projektstandort |
| Projektleitung | verantwortliche Person oder Firma |
| Budget | genehmigtes Gesamtbudget |
| Beschreibung | Kurzinfo zum Projekt |
In der Stammdatenmaske werden zusätzlich Flavors angezeigt – benutzerdefinierte Felder, die individuell definiert werden können.
Flavors (benutzerdefinierte Felder)
Flavors sind frei konfigurierbare Zusatzfelder, mit denen Projekte individuell erweitert werden können. Beispiele:
| Feldname | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Text | Name des Bauherrn |
| Portfolio | Auswahlfeld | z. B. Infrastruktur, Kultur & Gesellschaft |
| Kostenplanung aktiv | Formel | Berechnet Summen aus verknüpften Modulen |
| Projektnummer | Zahl | Interne Kennzeichnung |
Hinweis
Flavors können als Text, Zahl, Liste, Checkbox, Datum, E-Mail, Formel oder Relation angelegt werden – so entsteht maximale Flexibilität.
Filter, Ansichten und Auswertungen
Filter
Alle Flavors und Standardfelder lassen sich als Filter nutzen, z. B.: Zeige alle Projekte aus dem Portfolio „Infrastruktur“ mit Status „aktiv“.
Ansichten
Benutzerdefinierte Ansichten können gespeichert und benannt werden, z. B.: „Portfolio Infrastruktur – aktive Projekte“.
Export / Analyse
Die Portfoliodaten können für Berichte oder strategische Auswertungen exportiert werden (Excel, PDF, smenso Dashboards).
Projektberechtigungen
In smenso kann jedes Projekt individuell berechtigt werden:
- Benutzerbasiert: Zugriff für bestimmte Personen
- Rollenbasiert: Zugriff über definierte Teamrollen (z. B. Bauleitung, Projektsteuerung, Auftraggeber)
Hinweis
Berechtigungen gelten nicht nur für das Projekt selbst, sondern auch für alle zugehörigen Inhalte (Aufgaben, Dateien, Aufträge etc.).
Best Practices
- Board- und Listenansicht kombinieren: Visualisierung (Board) und Datenanalyse (Liste) ergänzen sich ideal.
- Eigene Ansichten speichern: z. B. „Projekte in LP6–8 mit Budgetabweichung > 10 %“.
- Flavors strategisch nutzen: So lassen sich Portfolios für unterschiedliche Organisationseinheiten aufbauen.
- Projekte über Stammdaten pflegen: nicht nur in Untermodulen – das sichert konsistente Daten.
- Regelmäßig aktualisieren: Nur aktuelle Phasenstände und Budgets führen zu verlässlichen Auswertungen.
Verknüpfte Themen
- Kapitel 3 – Projektübersicht & Widgets
- Kapitel 8 – Kostenverfolgung
- Kapitel 13 – Statusberichte
Tipp zur Praxis
Das Portfolio-Modul wird häufig für Management-Reports oder Investitionsübersichten genutzt, da es eine sofortige Einschätzung über den Gesamtstatus aller Bauprojekte bietet.
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