Meetingprotokolle erstellen

Meetings lassen sich in smenso direkt im Projekt vorbereiten, dokumentieren und nachverfolgen. Dabei kann das Meeting als Aufgabe angelegt werden, während Agenda, Entscheidungen und wichtige Informationen zentral dokumentiert und daraus entstehende Aufgaben als Unteraufgaben weiterverfolgt werden.

Meetings im Projekt strukturieren

Für regelmäßig stattfindende Meetings kann im Projekt beispielsweise ein eigener Ordner Meetings angelegt werden. Jedes Meeting wird darin als eigene Aufgabe erfasst und eindeutig benannt, zum Beispiel anhand des Meetingtyps und des Datums.

Über ein einheitliches Label wie Meeting lassen sich die Meetingprotokolle zusätzlich kennzeichnen und innerhalb des Projekts leichter filtern und wiederfinden.

Agenda und Ergebnisse dokumentieren

In der Beschreibung der Meetingaufgabe können die wichtigsten Informationen zum Meeting zentral festgehalten werden. Sinnvoll ist beispielsweise eine Unterteilung in:

• Agenda
• Entscheidungen
• Informationen

Das Datum des Meetings kann über Start- und Fälligkeitsdatum abgebildet werden. Die am Meeting beteiligten Personen können der Aufgabe ebenfalls zugewiesen werden.

Aufgaben aus dem Meeting weiterverfolgen

Konkrete Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben, können direkt als Unteraufgaben der Meetingaufgabe angelegt werden.

Die Unteraufgaben können den jeweils verantwortlichen Personen zugewiesen und mit eigenen Fälligkeitsterminen versehen werden. Dadurch bleiben die Ergebnisse des Meetings mit dem Protokoll verbunden und können gleichzeitig den verantwortlichen Personen zugewiesen und gezielt weiterverfolgt werden.

Wiederkehrende Meetings mit Aufgabenvorlagen vorbereiten

Wenn Meetings regelmäßig nach einer ähnlichen Struktur stattfinden, kann eine entsprechend vorbereitete Meetingaufgabe als Aufgabenvorlage verwendet werden. So lassen sich beispielsweise eine einheitliche Struktur der Beschreibung, wiederkehrende Unteraufgaben oder weitere benötigte Eigenschaften für zukünftige Meetings wiederverwenden.

Für ein neues Meeting kann die Vorlage verwendet und anschließend um die konkreten Inhalte, Termine und Verantwortlichkeiten des jeweiligen Meetings ergänzt werden.

Meetingprotokolle wiederfinden

Durch eine einheitliche Benennung und das Label Meeting lassen sich Meetingprotokolle innerhalb eines Projekts gezielt filtern und übersichtlich darstellen.

Für die projektübergreifende Suche kann außerdem die globale Suche verwendet werden. Wird beispielsweise nach einem einheitlichen Bestandteil des Aufgabentitels wie Projekt Jour fixe gesucht und der Bereich Aufgaben ausgewählt, lassen sich entsprechende Meetingaufgaben aus unterschiedlichen Projekten wiederfinden.

Best Practice

• Verwende für wiederkehrende Meetings eine einheitliche Benennung.
• Strukturiere Agenda, Entscheidungen und Informationen einheitlich in der Beschreibung.
• Kennzeichne Meetingaufgaben mit einem gemeinsamen Label wie Meeting.
• Erfasse konkrete To-dos als Unteraufgaben und weise sie direkt den verantwortlichen Personen zu.
• Ergänze für die Unteraufgaben Fälligkeitstermine, damit offene Punkte nach dem Meeting weiterverfolgt werden können.
• Nutze für regelmäßig gleich aufgebaute Meetings eine Aufgabenvorlage.
• Nutze eine einheitliche Struktur für Meetingaufgaben, damit Protokolle auch später schnell wiedergefunden werden können.