Was du brauchst

Meetings

📜 Meeting

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Details

Schon mal ein Meeting mit smenso Cloud durchgeführt? Du kannst sowohl die Meeting Vorbereitung, als auch die Durchführung direkt mit smenso Cloud machen. Wir zeigen dir hier wie!

Meetingprotokolle in smenso Cloud

1. Lege im Aufgabenbereich einen neuen Ordner an und benenne diesen Meetings.
2. Füge die Protokolle als Aufgabe an.
3. Die Inhalte sollten wie folgt verwendet werden:
   • Benenne den Titel des Meetings (am besten mit einer fortlaufenden Nummer). Ein Icon 📋 hilft für die Erkennung.
   • Füge die Teilnehmer des Meetings als Ressourcen hinzugefügt
   • Wähle das Label 📜 Meeting
   • Trage das Datum des Meetings in das Fälligkeitsdatum ein
   • Die Agenda (inkl, Startuhrzeit), Entscheidungen und Informationen werden in das Feld Beschreibung in der Aufgabenerfassungsmaske eingetragen. Um einem Text Icons zu vergeben, können diese über die Tastenkombination Win + . ausgewählt und hinzugefügt werden.
   • Ergänze u.U. einen Link zum virtuellen Meeting (Bsp. MS Teams)
   • Trage konkrete Aufgaben aus dem Meeting als Unteraufgabe.
     • Jede Unteraufgabe kann bei Bedarf detaillierter beschrieben werden.
     • Weise jeder Unteraufgabe eine verantwortliche Ressource hinzu.
     • Weise Sie jeder Unteraufgabe ein Fälligkeitsdatum hinzu.
   • Nach dem Meeting schreibst du die Teilnehmer (wer war wirklich da?) in die Beschreibung und entfernst diese wieder als Personen in der Aufgabe. So behältst nur du die Aufgabe im Blick. Die Teilnehmer haben ihre konkreten Aufgaben in den Unteraufgaben erhalten.

So kannst du alle Aufgaben aus einem Meeting direkt an die verantwortlichen Personen verteilen und diese gehen direkt in deren Aufgaben über. So entfällt das lässtige Informieren und nachhaken der Aufgaben. Sind die Aufgaben nicht erledigt, kannst du nachvollziehbar einen Reminder als Kommentar schreiben und so alles ganz einfach nachverfolgen.

Projektübergreifende Meeting-Protokolle

In smenso Cloud besteht die Möglichkeit die Protokolle projektübergreifend anzeigen zu lassen. Über das Projektportfolio Projekte unter dem Reiter Aufgaben des Menüs kann nach dem Label Meeting gefiltert werden. Die Protokolle/Aufgaben können projektübergreifend ebenfalls sortiert und gruppiert werden.