Was du brauchst

Verträge

keine

Kunde/Firma:  Deine Firmen oder Kunden: Firma1  |  Kunde1 |  Kunde n 

Vertragsart:  Deine Vertragsarten. Bsp.: Auftrag  |  Wartung |  SaaS  |  Dienstleistung usw. 

Kostenart:  siehe hier 

Balken Chart (Anzahl oder Summe): Vertragsart

Details

Mit smenso Cloud kannst du auch sehr einfach ein Vertragsmanagement abbilden. Dafür nutzen wir die Aufgaben Funktionalität und erweitern diese mit Flavors, so dass das Aufgabenobjekt weiß, dass es ein Vertrag ist. Im folgenden zeigen wir dir wie du das machen kannst.

Vertragsmanagement in smenso Cloud

1. Lege im Aufgabenbereich einen neuen Ordner an und benenne diesen Verträge.
2. Füge den Vertrag als Aufgabe an.
3. Die Inhalte sollten wie folgt verwendet werden:
   • Benenne den Titel des Vertrags (beginnend mit der Vertragsnummer). Ein Icon 📝 hilft für die Erkennung.
   • Füge den Verantwortlichen (einen oder mehrere) für den Vertrag als Ressourcen hinzu
   • Wähle den Flavor Vertragsart
   • Wähle den Flavor Kunde/Firma so kannst du die Verträge besser den Firmen zuordnen
   • Wähle den Flavor Kostenart (optional)
   • Als Startdatum wird der Vertragsbeginn eingetragen
   • Als Fälligkeitsdatum wird das Enddatum des Vertrags eingetragen (so definierst du den Leistungszeitraum des Vertrags und kannst ihn in der Timeline anschauen)
   • Die Kosten des Vertrags werden in das Plankosten Feld eingetragen
     • Wenn du nicht möchtest, dass der Vertrag die Projektkalkulation beeinflusst, kannst du die Kosten natürlich auch in den Beschreibungstext schreiben.
   • Alle relevanten Vertragsinformationen bzw. wichtige Textpassagen wie Vertragsstrafen etc. werden in das Feld Beschreibung eingetragen. Um einem Text Icons zu vergeben, können diese über die Tastenkombination Win + . ausgewählt und hinzugefügt werden.
   • Trage konkrete Aufgaben aus den Verträgen direkt als Unteraufgabe ein, erstelle ein Fälligkeitsdatum für den Unterpunkt und weise eine verantwortliche Person zu. Solche konkreten Aufgaben sind z.B.:
     • Kündigungsfristen
     • Verjährungsfristen
     • Schlusszahlung
     • Checklistenpunkte
     • Prozessschritte die im Vertrag fixiert wurden
   • Alle wichtigen Verträge werden als Dokument zum Vertragsobjekt hinzugefügt. Durch die vollständige Indexierung der Texte und Bilder in smenso Cloud, kannst du in allen Vertragsdokumenten global suchen und so schnell die Informationen finden, die wichtig sind. 

Tipp:

Wenn du Verträge gesamthaft in deinem Unternehmen steuern möchtest und nicht alle Verträge im jeweiligen Projekt, kannst du ein eigenes Projekt speziell für Verträge anlegen (Projekt kannst du in der Beschreibungen verlinken, indem du den Projektlink hineinkopierst). Dort kannst du dann eigene Ordner für verschiedene Bereiche/Themen anlegen und über die Widgets Laufzeiten und Kosten aller Verträge im Unternehmen gesamthaft einsehen. So verpasst du keine Kündigungsfrist bzw. Aktionen deiner Verträge.

Vertragsart-Widget

Zur übersichtlichen Darstellung der Verträge nach Vertragsart kann das Chart "Aufgabenverteilung" oder "Kosten Plan/Ist" umkonfiguriert werden.

Durch diese Art der Visualisierung besteht der Vorteil, die erfassten Verträge nach deren Vertragsart darstellen zu können. Um das Chart zu konfigurieren, wähle im Drei-Punkte-Menü, Chart konfigurieren aus. Anschließend kann der Titel des Widgets eingetragen und in die X-Achse der Flavor Vertragsart ausgewählt werden.

Projektübergreifend Verträge einsehen

In smenso Cloud besteht die Möglichkeit die Verträge projektübergreifend anzeigen zu lassen. Über das Projektportfolio Projekte unter dem Reiter Aufgaben des Menüs kann nach dem Flavor Vertragsart gefiltert werden. Die Verträge können projektübergreifend ebenfalls nach Vertragsart sortiert und gruppiert werden.