Projektportfolio – Überblick und Funktionen

Das Projektportfolio bietet dir eine zentrale Übersicht über alle Projekte, auf die du Zugriff hast. Du kannst Projekte suchen, filtern, gruppieren und in unterschiedlichen Darstellungen betrachten.

So behältst du projektübergreifend den Überblick über Status, Zuständigkeiten, Termine und weitere Projektinformationen.

Projektportfolio öffnen

1. Öffne im Hauptmenü den Bereich Projekte.
2. Wähle oben den Tab Portfolio.
3. Das Portfolio wird mit den Projekten angezeigt, auf die du Zugriff hast.

Bereiche unter Projekte

Im Bereich Projekte stehen dir mehrere projektübergreifende Darstellungen zur Verfügung:

Suche

Über Suchen kannst du Projekte gezielt finden und mithilfe von Filtern eingrenzen. Je nach Berechtigung und Konfiguration stehen dafür verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Detaillierte Informationen findest du im Artikel Suche.

Portfolio als Liste

In der Listenansicht werden Projekte tabellarisch dargestellt. Die Ansicht eignet sich besonders, wenn du mehrere Projektinformationen gleichzeitig vergleichen oder auswerten möchtest.

Du kannst unter anderem:

• benötigte Spalten ein- oder ausblenden,
• Projekte filtern,
• Projekte nach verfügbaren Informationen gruppieren,
• über die Suche gezielt nach Projekten suchen,
• unterstützte numerische Werte auf Gruppierungsebene zusammenfassen.

Portfolio als Board

Über die Auswahl der Darstellung kannst du vom Liste- in das Board-Format wechseln.

Im Board werden Projekte als Karten dargestellt. Die gewählte Gruppierung bestimmt, nach welchem Merkmal die Projekte auf die einzelnen Spalten verteilt werden.

So kannst du Projekte beispielsweise nach Projektstatus, Projektleitung, Projekttyp oder einem anderen geeigneten Merkmal gegenüberstellen.

Timeline

In der Timeline werden Projekte auf einer gemeinsamen Zeitachse dargestellt. Dadurch kannst du Laufzeiten, zeitliche Überschneidungen und projektübergreifende Planungen miteinander vergleichen.

Detaillierte Informationen zur Bedienung und den Funktionen findest du im Bereich Portfolio Timeline.

Analyse

In der Analyse kannst du projektübergreifende Kennzahlen und Auswertungen zusammenstellen.

Die Analyse besteht aus verschiedenen Widgets und Diagrammen, die du abhängig von der gewünschten Auswertung zusammenstellen kannst. Dadurch lassen sich beispielsweise Kosten-, Ressourcen- oder andere Portfolioinformationen über mehrere Projekte hinweg betrachten.

Projekte filtern und gruppieren

In der Portfolioansicht kannst du den angezeigten Projektbestand über Filtern gezielt eingrenzen.

Für die Filterung stehen verschiedene Projektinformationen zur Verfügung. Mehrere Filter können miteinander kombiniert werden, um nur die für die jeweilige Auswertung relevanten Projekte anzuzeigen.

Über Gruppieren nach kannst du Projekte zusätzlich anhand eines gemeinsamen Merkmals zusammenfassen. Im gezeigten Beispiel werden die Projekte beispielsweise nach dem Vertragsstatus gruppiert.

Die Anzahl der enthaltenen Projekte wird direkt an der jeweiligen Gruppe angezeigt.

Nur ich

Mit der Option Nur ich kannst du die Portfolioansicht zusätzlich auf Projekte mit deiner entsprechenden Zuordnung eingrenzen.

Dadurch lässt sich neben einer workspaceweiten Portfolioübersicht schnell eine persönlich relevante Projektauswahl betrachten.

Benutzerdefinierte Ansichten

Die Konfiguration des Portfolios kannst du als benutzerdefinierte Ansicht speichern. Dadurch musst du wiederkehrende Auswertungen nicht jedes Mal neu aufbauen.

Je nach Bereich können beispielsweise Filter, Gruppierungen, sichtbare Projektinformationen, Spalten oder weitere Anzeigeeinstellungen Bestandteil einer Ansicht sein.

Benutzerdefinierte Ansichten stehen unter anderem im Portfolio, in der Timeline und in der Analyse zur Verfügung.

Portfolioansicht als Favorit markieren

Gespeicherte Portfolioansichten kannst du als Favorit markieren. Dadurch kannst du häufig benötigte Auswertungen direkt über das Hauptmenü öffnen.

1. Öffne das Menü der gewünschten Ansicht.
2. Wähle Als Favorit markieren.
3. Die Ansicht wird anschließend im Hauptmenü unter Favoriten angezeigt.

Offene Aufgabenfreigaben im Portfolio

In der Listenansicht kannst du auch Informationen zu Aufgabenfreigaben projektübergreifend anzeigen.

Blende dafür die Spalte Freigaben ein. Sie zeigt für das jeweilige Projekt an, wie viele Aufgabenfreigaben aktuell noch ausstehen.

Dadurch kannst du direkt im Projektportfolio erkennen, in welchen Projekten noch Freigaben zu bearbeiten sind.

Angezeigten Projektbestand festlegen

Über das Drei-Punkte-Menü oben rechts kannst du festlegen, welche Arten von Projekten im Portfolio betrachtet werden sollen.

Zur Auswahl stehen:

• Aktive und inaktive – zeigt aktive und inaktive Projekte und ist die Standardeinstellung,
• Nur aktive,
• Nur inaktive,
• Archivierte Projekte,
• Projektvorlagen.

So kannst du zunächst den grundsätzlichen Projektbestand auswählen und diesen anschließend mit Filtern weiter eingrenzen.

Standardfelder umbenennen

Über das Drei-Punkte-Menü steht außerdem die Funktion Felder umbenennen zur Verfügung.

Damit können die Standard-Projektfelder Projektordner, Projekttyp und Ort an die im Workspace verwendete Terminologie angepasst werden. Die Bezeichnungen können für Deutsch und Englisch separat festgelegt werden.

Projekte importieren und exportieren

Im Drei-Punkte-Menü findest du außerdem Funktionen zum Import und Export von Projekten.

Zur Verfügung stehen:

• Projekt importieren
  Startet den Import eines Projekts.
• Alle Projekte als CSV exportieren
  Exportiert die Projektinformationen in eine CSV-Datei.
• Alle Projekte als Excel exportieren
  Exportiert die Projektinformationen in eine Excel-Datei.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Projekte werden im Projektportfolio angezeigt?

Im Projektportfolio werden grundsätzlich die Projekte angezeigt, auf die du Zugriff hast. Über das Drei-Punkte-Menü kannst du zusätzlich auswählen, ob beispielsweise aktive, inaktive, archivierte Projekte oder Projektvorlagen betrachtet werden sollen.

Kann ich Projekte im Projektportfolio filtern?

Ja. Über Filtern kannst du den angezeigten Projektbestand anhand verschiedener Projektinformationen eingrenzen und mehrere Bedingungen miteinander kombinieren.

Kann ich Projekte im Projektportfolio gruppieren?

Ja. Über Gruppieren nach kannst du Projekte anhand geeigneter Projektinformationen zusammenfassen.

Kann ich zwischen Liste und Board wechseln?

Ja. Innerhalb des Portfolios kannst du über die Auswahl der Darstellung zwischen Liste und Board wechseln.

Kann ich meine Portfolioeinstellungen speichern?

Ja. Filter, Gruppierungen und weitere Einstellungen können abhängig vom jeweiligen Bereich als benutzerdefinierte Ansicht gespeichert und später erneut aufgerufen werden.

Kann ich ein Projekt direkt aus dem Projektportfolio öffnen?

Ja. Du kannst ein Projekt direkt aus dem Portfolio öffnen und anschließend in den jeweiligen Projektbereich wechseln.