Um Daten aus smenso Cloud einfach in anderen Tools verwenden zu können, steht für jeden Workspace eine Reporting API zur Verfügung.

Durch diese Reporting API können Daten live aus smenso Cloud abgefragt und in anderen Tools zu Reporting- oder Analysezwecken genutzt werden.

Dieser Artikel beschreibt, wie die Reporting API dazu verwendet werden kann, um smenso Cloud Daten in Excel bereitzustellen.

Voraussetzungen

Authentifizierungs Token

Da die Daten aus smenso Cloud nicht einfach nur exportiert, sondern synchronisiert werden, ist eine Autorisierung an der Reporting API erforderlich. 

Jeder smenso Cloud User benötigt dabei eine eigene Authentifizierung. Somit ist gewährleistet, dass kein unberechtigter User über die Reporting API an Daten kommt, auf die man keinen Zugriff hat.

Die Authentifizierung erfolgt über einen Token. Diesen Token erhält man hier:

• Öffne https://admin.smenso.cloud und melde dich mit deinem User an
• Wechsel auf deinem Profil auf den Reiter "API Keys" 
• Erzeuge über "Add Key" einen neuen Key
  • Wähle den Workspace aus
  • Erstelle eine optionale Beschreibung, z.B. "Excel Reporting"
  • Wähle ein Ablaufdatum des API Keys aus
• Erstelle den Key über "Add"

Kopiere den Token aus dem nachfolgenden Dialog heraus.

Diesen Authorization Header brauchst du in der Excel Vorlage

API URL der Projektansicht

Damit die Exceltabelle weiß, welche Daten verwendet werden sollen, muss in smenso Cloud zunächst eine Ansicht erstellt werden. Über diese Ansicht wird definiert welche Felder nach Excel übergeben werden sollen. So kann beispielsweise eine separate Ansicht nur für das Reporting erstellt werden, in der eine große Anzahl an Feldern zur Verfügung steht.

Im folgenden Beispiel wurde im Portfolio die Ansicht "🦅 Projektübersicht (Liste)" gewählt. Diese Ansicht enthält alle gewünschten Projekte und Felder die synchronisiert werden sollen.

Für die Excel Tabelle ist eine API URL erforderlich. Diese API URL wird über die Ansicht direkt zur Verfügung gestellt. Dazu muss man das Dropdown der Ansichten öffnen und auf das Teilen Symbol klicken.

Im nachfolgenden Dialog findet man den Bereich mit dem API Link der Ansicht:

Nun muss nur noch der Link kopiert werden.

Excel Vorlage verwenden

Zuerst muss die aktuelle Excel Vorlage hier heruntergeladen werden:

Nachdem die Excel Vorlage geöffnet ist erscheinen auf dem Start Tab folgende Eingabemöglichkeiten:

1. Hier muss der kopierte Authentifizierungs Token eingetragen werden
2. Hier wird die API URL der Projektansicht eingetragen
3. Die API URL der Tasks verhält sich genau so wie bei 2., nur dass die URL aus der Ansicht der Taskliste erstellt werden muss

Nachdem alles eingetragen wurde wechselt man auf den Projektreiter und lädt die Daten in die Tabelle. Dazu geht man wie folgt vor:

• Klicken in die Tabelle
• Rechte Maustaste -> Aktualisieren

Nachdem man auf "Aktualisieren" gedrückt hat sieht man in der Statusleiste, das Excel eine Verbindung zu smenso Cloud aufbaut und die Daten aktualisiert. Dieser Vorgang kann ein paar Sekunden dauern.

Wenn die Daten dann geladen sind "steht die Verbindung". Zum Aktualisieren muss dann nur noch in der Tabelle auf "Aktualisieren" gedrückt werden, dann sind immer die aktuellen Daten aus smenso Cloud in Excel verfügbar.

Aus dieser Tabelle kann dann z.B. eine Pivot Tabelle oder ein Chart erstellt und die Daten nach belieben mit Excel Mitteln ausgewertet werden.

Zum Update der Pivots oder Grafiken reicht dann steht ein "Aktualisieren" um die Live Daten zu haben.

Die Daten zu den Projekttasks stehen im Reiter "Tasks" zur Verfügung und das Prinzip ist das gleiche wie mit den Projekten.

Praxistip:

Damit das Zahlen und Datumsformat stimmt, kann man der API URL die Sprache auch explizit mitgeben. Verwendet man z.B. ein deutsches Excel, so kann man hinter der URL direkt folgendes anhängen:

&lang=de

Hier ein Beispiel:

https://workspace.smenso.cloud/skyisland/api/Reports/projects?view=xxxxx-xx-xx-xxx-xx&lang=de