Um Daten aus smenso Cloud einfach in anderen Tools verwenden zu können, steht für jeden Workspace eine Reporting API zur Verfügung.

Durch diese Reporting API können Daten live aus smenso Cloud abgefragt und in anderen Tools zu Reporting- oder Analysezwecken genutzt werden.

Dieser Artikel beschreibt, wie die Reporting API dazu verwendet werden kann, um smenso Cloud Daten in Microsoft Power BI bereitzustellen.

Voraussetzungen

Authentifizierungs Token

Da die Daten aus smenso Cloud nicht einfach nur exportiert, sondern synchronisiert werden, ist eine Autorisierung an der Reporting API erforderlich. 

Jeder smenso Cloud User benötigt dabei eine eigene Authentifizierung. Somit ist gewährleistet, dass kein unberechtigter User über die Reporting API an Daten kommt, auf die man keinen Zugriff hat.

Die Authentifizierung erfolgt über einen Token. Diesen Token erhält man hier:

• Öffne https://admin.smenso.cloud und melde dich mit deinem User an
• Wechsel auf deinem Profil auf den Reiter "API Keys" 
• Erzeuge über "Add Key" einen neuen Key
  • Wähle den Workspace aus
  • Erstelle eine optionale Beschreibung, z.B. "Excel Reporting"
  • Wähle ein Ablaufdatum des API Keys aus
• Erstelle den Key über "Add"

Kopiere den Token aus dem nachfolgenden Dialog heraus.

Diesen Authorization Header brauchst du für Power BI

API URL der Projektansicht

Damit Power BI weiß, welche Daten verwendet werden sollen, muss in smenso Cloud zunächst eine Ansicht erstellt werden. Über diese Ansicht wird definiert welche Felder nach Excel übergeben werden sollen. So kann beispielsweise eine separate Ansicht nur für das Reporting erstellt werden, in der eine große Anzahl an Feldern zur Verfügung steht.

Im folgenden Beispiel wurde im Portfolio die Ansicht "🦅 Projektübersicht (Liste)" gewählt. Diese Ansicht enthält alle gewünschten Projekte und Felder die synchronisiert werden sollen.

Für Power BI ist eine API URL erforderlich. Diese API URL wird über die Ansicht direkt zur Verfügung gestellt. Dazu muss man das Dropdown der Ansichten öffnen und auf das Teilen Symbol klicken.

Im nachfolgenden Dialog findet man den Bereich mit dem API Link der Ansicht:

Nun muss nur noch der Link kopiert werden.

Reporting in Power BI

Falls Power BI Desktop noch nicht installiert ist, kann man es hier herunterladen:

https://powerbi.microsoft.com/de-de/desktop/

Nach dem Öffnen von Power BI befinden wir uns auf der Startseite:

Hier klicken wir direkt auf DATEN ABRUFEN und suchen den der nachfolgenden Maske nach "Web", wählen das entsprechende Ergebnis aus und klicken anschließend auf "Verbinden"

In der nachfolgenden Maske wählen wir die Option "Weitere" und es erscheint folgende Maske:

1. Hier wird der kopierte API Link der gewünschten Ansicht eingefügt
2. Hier muss das Wort "Authorization" eingetragen werden
3. In diesem Feld muss der kopierte Authentifizierungs Token eingetragen werden

Nachdem alles eingetragen wurde bestätigt man die Maske mit "OK" und es wird direkt die Vorschautabelle mit den Daten geladen. Diese kann man mit "Laden" bestätigen und Power BI erstellt dann die Verbindung zu smenso Cloud und baut alle Felder, die in der Ansicht enthalten sind so auf, dass diese direkt für die Erstellung von Grafiken, Tabellen etc. verwendet werden können.

https://kunde.smenso.cloud/skyisland/api/Reports/projects?view=3############8b64&lang=de

Möchte man Daten aus einem einzelnen Projekt in Power BI auswerten, so muss man nur den API Link für die gewünschte Ansicht in der Liste des entsprechenden Projektes verwenden.