Bearbeitungsrechte einschränken (Berechtigungen)

Manchmal gibt es Dinge, die am besten keiner mehr verändern sollte 🤷‍♂️. Vielleicht hat eine Aufgabe wichtige Feldinformationen oder einen Beschreibungstext, die/der nur von dir selbst und 2-3 weiteren Personen bearbeitet werden können sollte. Hier kommen Bearbeitungsrechte ins Spiel.

Die Berechtigungseinstellungen von Objekten bestimmen, ob Mitglieder diese Objekte bearbeiten dürfen oder nicht. 

Einordnung von Berechtigungen

Für welche Objekte können Bearbeitungsrechte eingeschränkt werden?

• Projektstammdaten und Projekteinstellungen: Die Stammdaten und Einstellungen werden gesperrt und sind nur lesend einsehbar. Die Einschränkung der Bearbeitungsrechte gilt auf Projektebene immer für beides: Stammdaten und Einstellungen.
• Aufgaben: Alle Felder einer Aufgabe werden gesperrt und sind nur für berechtigte Personen änderbar. Alle anderen haben nur lesenden Zugriff.
• Unteraufgaben: Alle Felder einer Untergabe werden gesperrt und sind nur für berechtigte Personen änderbar. Alle anderen haben nur lesenden Zugriff.

Unterschied zwischen Bearbeitungsrechten und Sichtbarkeit (von Projekten)

Bearbeitungsrechte bestimmten, ob Mitglieder diese Objekte bearbeiten dürfen oder nicht. Die Sichtbarkeit von Projekten hingegen bestimmt, ob ein Projekt das Privat-Tag erhält und damit unsichtbar wird für all diejenigen, die nicht explizit in den Projekteinstellungen hinzugefügt wurden.

Die Sichtbarkeit von Projekten kann unter Projekt verwalten > Einstellungen > Sichtbarkeit konfiguriert werden. Mehr erfahren.

Die Sichtbarkeit von Aufgaben kann nicht eingeschränkt werden. Sofern du ein Projekt siehst, sind alle enthaltenen Aufgaben ebenfalls sichtbar. 

Wer kann eingeschränkte Objekte bearbeiten oder die Beschränkung wieder aufheben? 

Werden in einem Objekt (einer Aufgabe / einem Projekt) die Bearbeitungsrechte eingeschränkt, behalten folgende Personen(-gruppen) immer die Bearbeitungsrechte:

• Administratoren
• die Person, die das Objekt eingeschränkt hat

Darüber hinaus können weitere Personen(-gruppen) ausgewählt werden, die weiterhin Bearbeitungsrechte haben sollen. 

Diese Personen können die Beschränkung auch wieder aufheben. 

Bearbeitungsrechte in Projekten (Stammdaten / Einstellungen) einschränken

Eine aktivierte Beschränkung gilt immer für Stammdaten und Einstellungen.

1. Öffne die Projektstammdaten über Optionsmenü > Projekt verwalten
2. Wähle bei den Aktionsbuttons das Schloss-Symbol 🔒 für Zugriff verwalten
   
   
   
   
3. Im Dialog wähle Zugriff einschränken
   
   
   
   
4. Nach Aktivierung der Einschränkung werden oberhalb des Suchfelds immer alle Personen angezeigt, die nach wie vor Bearbeitungsrechte haben. "Alle" haben ab diesem Moment nur noch Leserechte. Administratoren haben immer die Berechtigung, eine Aufgabe zu bearbeiten oder die Einschränkung wieder aufzuheben. 
   
   

Bearbeitungsrechte in Aufgaben/Unteraufgaben einschränken

1. Öffne eine Aufgabe/Unteraufgabe
2. Wähle bei den Aktionsbuttons das Schloss-Symbol 🔒 für Zugriff verwalten
   
   
   
   
3. Im Dialog wähle Zugriff einschränken
   
   
   
   Beachte, dass im Standardzustand (ohne Einschränkung) "Alle" Vollzugriff haben. Das entspricht dem normalen Verhalten bei der Bearbeitung von Aufgaben.
   
   
4. Nach Aktivierung der Einschränkung werden oberhalb des Suchfelds immer alle Personen angezeigt, die nach wie vor Bearbeitungsrechte haben. "Alle" haben ab diesem Moment nur noch Leserechte. Administratoren haben immer die Berechtigung, eine Aufgabe zu bearbeiten oder die Einschränkung wieder aufzuheben. 
   
   

Aufgaben (inkl. Unteraufgaben) privat setzen

Ist eine Aufgabe einmal beschränkt, erscheint eine weitere Berechtigungsoption: Privat setzen. 

Private Aufgaben sind nur für Personen sichtbar, die explizit die Berechtigung dazu haben. Für alle anderen Personen sind diese Aufgaben komplett unsichtbar. für berechtigte Personen kann zudem bestimmt werden, ob sie nur lesend, oder Vollzugriff haben sollen.

Private Aufgaben sind privat und können - im Unterschied zu Schreibbeschränkungen - auch nicht von Admins eingesehen bzw. verändert werden.

Um eine Aufgabe wieder sichtbar zu machen, gibt es zwei Möglichkeiten: 

1. Klick auf Beschränkung entfernen: Macht die Aufgabe wieder sichtbar für alle und entfernt jegliche anderen Beschränkungen.
2. Klick auf Veröffentlichen: Macht die Aufgabe wieder sichtbar für alle, eventuelle Schreibbeschränkungen bleiben aber erhalten.

Bearbeitungsrechte anfragen

Möchtest du die Person, die ein Objekt eingeschränkt hat, darauf hinweisen, dass du in die Gruppe der Personen mit Bearbeitungsrechten aufgenommen werden möchtest, kannst du eine entsprechende Anfrage stellen. 

Möglichkeit 1: Zeige auf das Schloss-Symbol 🔒 in der Aufgabe oder dem Projekt und wähle im Tooltip Bearbeitungsrechte anfragen.

Möglichkeit 2: Öffne das Menü zur Verwaltung der Berechtigungen in einem Objekt und wähle Bearbeitungsrechte anfragen.

Es wird daraufhin eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung an die Person gesendet, die die Aufgabe initial gesperrt hat.

Beschränkung der Bearbeitungsrechte wieder aufheben

Voraussetzung: Du bist im jeweiligen Objekt zur Bearbeitung berechtigt. 

1. Öffne die Aufgabe/das Projekt
2. Wähle bei den Aktionsbuttons das Schloss-Symbol 🔒 für Zugriff verwalten
3. Die Beschränkung kann auf zwei Wege wieder aufgehoben werden:
   1. Über den Tooltip (Sperre entfernen)
      
   2. Öffne das Berechtigungen-Menü und wähle Beschränkung entfernen