Die Sichtbarkeit eines Projekts bestimmt, wer das Projekt sehen und dessen Inhalte bearbeiten kann. Standardmäßig sind Projekte offen - alle Workspace-Mitglieder haben Zugriff. Durch das Privatsetzen wird ein Projekt für alle nicht eingeladenen Personen vollständig unsichtbar.
Hinweis
Die Sichtbarkeit eines Projekts ist nicht zu verwechseln mit den Bearbeitungsrechten. Bearbeitungsrechte steuern, wer ein Projekt bearbeiten darf - unabhängig davon, ob es privat oder offen ist. Mehr dazu im Artikel Bearbeitungsrechte einschränken (Berechtigungen).
Was bedeutet „privat" für Nutzer?
- Ein privates Projekt ist in der Portfolio-Übersicht nur für berechtigte Personen sichtbar.
- Ein privates Projekt ist in der Suche nur für berechtigte Personen auffindbar.
- Aufgaben aus einem privaten Projekt können sowohl berechtigten als auch nicht berechtigten Personen zugewiesen werden. Wird eine Aufgabe einer Person ohne Projektzugriff zugewiesen, erscheint diese Aufgabe in deren Bereich
Meine Aufgabenund kann dort normal bearbeitet werden - die Person erhält jedoch zu keinem Zeitpunkt Einblick in das Projekt selbst. - Die Projektleitung sowie die Person, die das Projekt privat gesetzt hat, sind immer berechtigt, das Projekt einzusehen und zu bearbeiten. Wird eine Person als Projektleitung entfernt, wird der Projektzugriff nicht automatisch entzogen - mehr dazu im Artikel Projekt verwalten: Projektstammdaten.
- Gäste haben grundsätzlich nur Zugriff auf Projekte, zu denen sie explizit eingeladen wurden - unabhängig davon, ob ein Projekt privat oder offen ist. Ein offenes Projekt ist für Gäste daher genauso unsichtbar wie ein privates Projekt, sofern sie nicht eingeladen wurden.
Projekt privat setzen
- Öffne
Projekt verwalten - Wechsle zum Reiter
Einstellungen - Klicke im Bereich
SichtbarkeitaufPrivat
Das Projekt ist ab sofort nur noch für eingeladene Personen sichtbar. Unter Benutzer mit Zugriff auf dieses Projekt werden alle berechtigten Personen angezeigt.
Personen hinzufügen und entfernen
So fügst du weitere Personen zum privaten Projekt hinzu:
- Klicke im Bereich
Sichtbarkeitauf das+-Symbol - Suche nach der gewünschten Person und wähle sie aus
Um eine Person zu entfernen, klicke auf das ✕-Symbol neben ihrem Namen.
Hinweis
Admins erhalten nicht automatisch Zugriff auf private Projekte. Zugriff haben nur Personen, die explizit hinzugefügt wurden - sowie Teams, für die in den Workspace-Einstellungen die Option In privaten Projekten erzwingen aktiviert wurde. Diese Einstellung findet sich unter Einstellungen > Teams im Kontextmenü des jeweiligen Teams. Mehr dazu im Artikel Teams verwalten.
Projektname in Aufgaben anzeigen
Werden Aufgaben aus einem privaten Projekt an Mitglieder oder Gäste ohne Projektzugriff delegiert, ist der Projektname in diesen Aufgaben standardmäßig nicht sichtbar.
Du kannst dies pro Projekt steuern: Aktiviere unter Projekt verwalten > Einstellungen > Sichtbarkeit die Option Projektname in Aufgaben anzeigen?. Ist die Option aktiv, sehen auch nicht berechtigte Mitglieder und Gäste den Projektnamen in den ihnen zugewiesenen Aufgaben.
Tipp
Diese Einstellung ist besonders relevant, wenn du regelmäßig Aufgaben aus einem privaten Projekt an externe Gäste delegierst - etwa Kunden oder Dienstleister - und ihnen dabei den Projektkontext transparent machen möchtest.
Kennzeichnung privater Projekte
Private Projekte werden im Portfolio und in der Seitenleiste mit dem Label Privat gekennzeichnet - sichtbar für alle Personen, die Zugriff haben.
Hinweis
Das 🔒 Schloss-Symbol steht in smenso systemweit für eingeschränkte Bearbeitungsrechte - nicht für private Projekte. Private Projekte werden ausschließlich mit dem ausgeschriebenen Label Privat gekennzeichnet.
Projekt wieder öffentlich machen
- Öffne
Projekt verwalten - Wechsle zum Reiter
Einstellungen - Klicke im Bereich
SichtbarkeitaufOffen
Das Projekt ist danach wieder für alle Workspace-Mitglieder sichtbar.
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