🛡️ Berechtigungen: Sichtbarkeit (Private Projekte)

Die Sichtbarkeit eines Projekts bestimmt, wer das Projekt sehen und dessen Inhalte bearbeiten kann. Standardmäßig sind Projekte offen - alle Workspace-Mitglieder haben Zugriff. Durch das Privatsetzen wird ein Projekt für alle nicht eingeladenen Personen vollständig unsichtbar.

Was bedeutet „privat" für Nutzer?

• Ein privates Projekt ist in der Portfolio-Übersicht nur für berechtigte Personen sichtbar.
• Ein privates Projekt ist in der Suche nur für berechtigte Personen auffindbar.
• Aufgaben aus einem privaten Projekt können sowohl berechtigten als auch nicht berechtigten Personen zugewiesen werden. Wird eine Aufgabe einer Person ohne Projektzugriff zugewiesen, erscheint diese Aufgabe in deren Bereich Meine Aufgaben und kann dort normal bearbeitet werden - die Person erhält jedoch zu keinem Zeitpunkt Einblick in das Projekt selbst.
• Die Projektleitung sowie die Person, die das Projekt privat gesetzt hat, sind immer berechtigt, das Projekt einzusehen und zu bearbeiten. Wird eine Person als Projektleitung entfernt, wird der Projektzugriff nicht automatisch entzogen - mehr dazu im Artikel Projekt verwalten: Projektstammdaten.
• Gäste haben grundsätzlich nur Zugriff auf Projekte, zu denen sie explizit eingeladen wurden - unabhängig davon, ob ein Projekt privat oder offen ist. Ein offenes Projekt ist für Gäste daher genauso unsichtbar wie ein privates Projekt, sofern sie nicht eingeladen wurden.

Projekt privat setzen

1. Öffne Projekt verwalten
2. Wechsle zum Reiter Einstellungen
3. Klicke im Bereich Sichtbarkeit auf Privat

Das Projekt ist ab sofort nur noch für eingeladene Personen sichtbar. Unter Benutzer mit Zugriff auf dieses Projekt werden alle berechtigten Personen angezeigt.

Personen hinzufügen und entfernen

So fügst du weitere Personen zum privaten Projekt hinzu:

1. Klicke im Bereich Sichtbarkeit auf das +-Symbol
2. Suche nach der gewünschten Person und wähle sie aus

Um eine Person zu entfernen, klicke auf das ✕-Symbol neben ihrem Namen.

Projektname in Aufgaben anzeigen

Werden Aufgaben aus einem privaten Projekt an Mitglieder oder Gäste ohne Projektzugriff delegiert, ist der Projektname in diesen Aufgaben standardmäßig nicht sichtbar.

Du kannst dies pro Projekt steuern: Aktiviere unter Projekt verwalten > Einstellungen > Sichtbarkeit die Option Projektname in Aufgaben anzeigen?. Ist die Option aktiv, sehen auch nicht berechtigte Mitglieder und Gäste den Projektnamen in den ihnen zugewiesenen Aufgaben.

Kennzeichnung privater Projekte

Private Projekte werden im Portfolio und in der Seitenleiste mit dem Label Privat gekennzeichnet - sichtbar für alle Personen, die Zugriff haben.

Projekt wieder öffentlich machen

1. Öffne Projekt verwalten
2. Wechsle zum Reiter Einstellungen
3. Klicke im Bereich Sichtbarkeit auf Offen

Das Projekt ist danach wieder für alle Workspace-Mitglieder sichtbar.

Verwandte Artikel

• Bearbeitungsrechte einschränken (Berechtigungen)
• Aufgaben privat setzen (Private Aufgaben)
• Projekteinstellungen

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Sichtbarkeit und Bearbeitungsrechten?

Die Sichtbarkeit steuert, wer ein Projekt überhaupt sehen kann. Bearbeitungsrechte steuern, wer ein Projekt bearbeiten darf – unabhängig davon, ob es privat oder offen ist. Mehr dazu im Artikel Bearbeitungsrechte einschränken (Berechtigungen).

Haben Admins automatisch Zugriff auf private Projekte?

Nein. Admins erhalten keinen automatischen Zugriff auf private Projekte. Zugriff haben nur Personen, die explizit hinzugefügt wurden – sowie Teams, für die in den Workspace-Einstellungen die Option In privaten Projekten erzwingen aktiviert wurde.

Was bedeutet das Schloss-Symbol bei einem Projekt?

Das 🔒 Schloss-Symbol steht in smenso für eingeschränkte Bearbeitungsrechte – nicht für ein privates Projekt. Private Projekte werden ausschließlich mit dem Label Privat gekennzeichnet.

Kann ich Aufgaben aus einem privaten Projekt an Personen delegieren, die keinen Projektzugriff haben?

Ja. Aufgaben aus einem privaten Projekt können auch Personen ohne Projektzugriff zugewiesen werden. Die Aufgabe erscheint dann in deren Bereich Meine Aufgaben und kann dort normal bearbeitet werden – die Person erhält jedoch keinen Einblick in das Projekt selbst.

Sehen Personen ohne Projektzugriff den Projektnamen in ihrer Aufgabe?

Standardmäßig nicht. Du kannst dies pro Projekt aktivieren: Schalte dazu unter Projekt verwalten > Einstellungen > Sichtbarkeit die Option Projektname in Aufgaben anzeigen? ein.

Haben Gäste Zugriff auf offene Projekte?

Nein. Gäste haben grundsätzlich nur Zugriff auf Projekte, zu denen sie explizit eingeladen wurden – unabhängig davon, ob ein Projekt offen oder privat ist.

Verliert eine Person den Projektzugriff, wenn sie als Projektleitung entfernt wird?

Nein. Der Zugriff bleibt bestehen und muss manuell unter Projekt verwalten > Einstellungen > Sichtbarkeit entzogen werden.