Hinweis
Bearbeitungsrechte sind nicht zu verwechseln mit Rollen. Rollen sind stets globale Berechtigungen, während Bearbeitungsrechte individuell für Projektstammdaten/-einstellungen, Aufgaben und Unteraufgaben festgelegt werden können. Mehr zu Rollen im Artikel Rollen ↗️.
Die Berechtigungseinstellungen von Objekten bestimmen, ob Mitglieder diese Objekte bearbeiten dürfen oder nicht.
Einordnung von Berechtigungen
Für welche Objekte können Bearbeitungsrechte eingeschränkt werden?
- Projektstammdaten und Projekteinstellungen: Die Stammdaten und Einstellungen werden gesperrt und sind nur lesend einsehbar. Die Einschränkung gilt auf Projektebene immer für beides: Stammdaten und Einstellungen.
- Aufgaben: Alle Felder einer Aufgabe werden gesperrt und sind nur für berechtigte Personen änderbar. Alle anderen haben nur lesenden Zugriff.
- Unteraufgaben: Alle Felder einer Unteraufgabe werden gesperrt und sind nur für berechtigte Personen änderbar. Alle anderen haben nur lesenden Zugriff.
Unterschied zwischen Bearbeitungsrechten und Sichtbarkeit
Bearbeitungsrechte bestimmen, ob Mitglieder ein Objekt bearbeiten dürfen oder nicht. Die Sichtbarkeit von Projekten hingegen bestimmt, ob ein Projekt das Privat-Label erhält und damit für nicht eingeladene Personen unsichtbar wird.
Die Sichtbarkeit von Projekten wird unter Projekt verwalten > Einstellungen > Sichtbarkeit konfiguriert. Mehr dazu im Artikel Projekte privat setzen.
Wer kann eingeschränkte Objekte bearbeiten oder die Beschränkung aufheben?
Werden Bearbeitungsrechte eingeschränkt, behalten folgende Personen immer die Bearbeitungsrechte:
- Administratoren - bei Schreibbeschränkungen auf Projekten und Aufgaben
- die Person, die das Objekt eingeschränkt hat
Darüber hinaus können weitere Personen oder Teams ausgewählt werden, die weiterhin Bearbeitungsrechte haben sollen. Diese Personen können die Beschränkung auch wieder aufheben.
Hinweis
Sind Bearbeitungsrechte eingeschränkt, haben alle außer den genannten Personen nur Leserechte. In Aufgaben kann jedoch unabhängig davon stets kommentiert werden.
Bei privaten Projekten und privaten Aufgaben gilt die Admin-Ausnahme nicht. Admins haben dort nur Zugriff, wenn sie explizit hinzugefügt wurden - oder bei privaten Projekten, wenn ihr Team in den Workspace-Einstellungen als erzwungenes Team für private Projekte definiert wurde.
Bearbeitungsrechte in Projekten einschränken
Eine aktivierte Beschränkung gilt immer für Stammdaten und Einstellungen.
- Öffne die Projektstammdaten über
Optionsmenü>Projekt verwalten - Klicke bei den Aktionsbuttons auf das Schloss-Symbol 🔒 (
Zugriff verwalten) - Wähle im Dialog
Zugriff einschränken - Nach Aktivierung werden oberhalb des Suchfelds alle Personen angezeigt, die weiterhin Bearbeitungsrechte haben. Alle anderen haben ab sofort nur noch Leserechte.
Bearbeitungsrechte in Aufgaben und Unteraufgaben einschränken
- Öffne eine Aufgabe oder Unteraufgabe
- Klicke bei den Aktionsbuttons auf das Schloss-Symbol 🔒 (
Zugriff verwalten) - Wähle im Dialog
Zugriff einschränken
Im Standardzustand haben Alle Vollzugriff. Nach Aktivierung der Einschränkung haben alle anderen nur noch Leserechte. Administratoren behalten immer die Berechtigung, eine Aufgabe zu bearbeiten oder die Einschränkung aufzuheben.
Aufgaben privat setzen
Ist eine Aufgabe einmal beschränkt, erscheint im Berechtigungs-Dialog die zusätzliche Option Privat setzen. Private Aufgaben sind vollständig unsichtbar für nicht berechtigte Personen - auch für Admins.
Mehr dazu im Artikel Aufgaben privat setzen (Private Aufgaben).
Bearbeitungsrechte anfragen
Wenn du Bearbeitungsrechte für ein eingeschränktes Objekt anfragen möchtest, gibt es zwei Wege:
Weg 1 - über den Tooltip:
- Zeige auf das Schloss-Symbol 🔒 in der Aufgabe oder im Projekt
- Wähle im Tooltip
Bearbeitungsrechte anfragen
Weg 2 - über das Berechtigungs-Menü:
- Öffne das Schloss-Menü (
Zugriff verwalten) - Wähle
Bearbeitungsrechte anfragen
In beiden Fällen erhalten die Person, die das Objekt eingeschränkt hat, eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung.
Hinweis
Admins können bei Schreibbeschränkungen die Sperre umgehen und die Beschränkung aufheben. Bei privaten Aufgaben gilt dies nicht - dort haben Admins keinen Zugriff, sofern sie nicht explizit hinzugefügt wurden.
Beschränkung der Bearbeitungsrechte wieder aufheben
Voraussetzung: Du bist im jeweiligen Objekt zur Bearbeitung berechtigt.
- Öffne die Aufgabe oder das Projekt
- Klicke auf das Schloss-Symbol 🔒 (
Zugriff verwalten) - Wähle
Beschränkung entfernen- entweder im Tooltip oder im Berechtigungs-Menü
Kennzeichnung im System
Das 🔒 Schloss-Symbol steht in smenso systemweit für eingeschränkte Bearbeitungsrechte - bei Projekten ebenso wie in Aufgaben. Private Projekte werden hingegen mit dem ausgeschriebenen Label Privat gekennzeichnet. Mehr dazu im Artikel Projekte privat setzen.
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