Mit Projektrollen legst Du fest, wer innerhalb eines Projekts welche Rolle trägt, und machst das allen Beteiligten in einer eigenen Ansicht transparent. Zunächst geht es dabei nicht um zusätzliche Berechtigungen, sondern darum, sichtbar zu machen, wer im Projekt welche Rolle hat.
Anders als Teams, die global für den gesamten Workspace gelten, kannst Du Projektrollen je Projekt frei zusammenstellen und Personen zuweisen.
Achtung
Projektrollen sind eine Enterprise-Funktion. Sie ist auf Anfrage für Deinen Workspace testbar. Kontaktiere unser Sales-Team, um Dir die Funktion freischalten zu lassen.
Projektrollen zentral definieren
Ist die Funktion für Deine Organisation aktiviert, findest Du in den Workspace-Einstellungen den Menüpunkt Projektrollen. Hier legst Du global fest, welche Projektrollen es in Deinem Workspace überhaupt geben kann - allerdings nur mit Name und Beschreibung, ohne feste Personenzuordnung. Die konkrete Zuweisung von Personen erfolgt anschließend projektindividuell.
Hinweis
Es gibt keine Begrenzung, wie viele Projektrollen Du workspace-weit anlegen kannst. Bearbeiten können Projektrollen nur Personen mit der Systemrolle Admin oder Owner.
Projektrollen einem Projekt zuordnen
In der Projektverwaltung gibt es dafür den Tab Berechtigungen. Dort sind die bisherige Einstellung der Sichtbarkeit und die Projektrollen zusammengefasst. Wähle die Projektrollen aus, die im jeweiligen Projekt verwendet werden sollen, und weise die entsprechenden Personen zu. Eine Person kann dabei auch mehrere Projektrollen gleichzeitig besetzen, und es gibt keine Begrenzung, wie viele Projektrollen Du in einem Projekt auswählen kannst.
Hinweis
Im Projekt können Personen mit der Systemrolle Admin oder Owner die Projektrollen immer bearbeiten. Normale Mitglieder können die Projektrollen im Projekt nur bearbeiten, wenn sie selbst als Projektleitung dieses Projekts gesetzt sind.
Klappst Du eine Projektrolle auf, siehst Du deren Beschreibung sowie die zugewiesenen Personen. Neben der verantwortlichen Person kannst Du auch eine Stellvertretung hinterlegen. Zu jeder zugewiesenen Person lässt sich zusätzlich eine Notiz hinzufügen.
Projektrollen als Berechtigungsstufe nutzen
Solange Du Projektrollen nur definierst und zuweist, dienen sie ausschließlich der Transparenz. Erst wenn Du Projektrollen für Zugriffseinschränkungen auf Aufgaben, Ordner, Stammdaten oder Statusbericht verwendest, werden sie zu einer zusätzlichen, granularen und projektindividuellen Berechtigungsstufe. So kannst Du zum Beispiel eine private Aufgabe für eine bestimmte Projektrolle freigeben, statt einzelne Personen auszuwählen.
Hinweis
Projektrollen lassen sich zusätzlich Aufgaben zuweisen und funktionieren auch in Projekt-Templates.
Projektrollen im Widget anzeigen
Für Projektrollen stehen zwei Widgets zur Verfügung, die Du über Anpassen auf der Übersichtsseite eines Projekts hinzufügen kannst:
- Projektrollen: einfache Liste der definierten Projektrollen
- Projektrollen (erweitert): zusätzlich mit einer Auswertung zu Rollen gesamt, benötigten Rollen, zugewiesenen Personen, unbesetzten Rollen und der prozentualen Abdeckung
Ist einer Projektrolle noch niemand zugewiesen, wird das im Widget als Unbesetzt gekennzeichnet.
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