5 Neue Funktionen • 5 Verbesserungen • 5 Bugfixes

✨ Neue Funktionen

(1) Favoriten Menü in der Hauptnavigation

Zusätzlich zu Projekten können jetzt auch beliebige gespeicherte Ansichten aus Projekten sowie häufig bearbeitete Aufgaben zu den Favoriten hinzugefügt werden. So erreichst du sie schnell und einfach direkt über das Hauptmenü, ohne dich zuerst durch das Projekt klicken zu müssen 🙌

Natürlich kannst du beliebig viele Projekte, Ansichten oder Aufgaben favorisieren. 

Markiere Ansichten oder Aufgaben als Favorit, um sie zu den Favoriten hinzuzufügen und bestimme die Reihenfolge einfach per Drag & Drop! Klicke hierfür einfach auf ein Element und ziehe es an die gewünschte Stelle.

So fügst Du Ansichten den Favoriten hinzu:

So fügst Du Aufgaben den Favoriten hinzu:

Wir haben im Zuge dessen das gesamte Navigationsmenü modernisiert, um es übersichtlicher und benutzerfreundlicher zu gestalten. Weitere Anpassungen werden folgen!

(2) Auslastungsansicht (Beta)

Die neue Auslastungsansicht (auch: Ressourcenplanung) ist nun für alle verfügbar. Sie bietet auf detaillierte Weise die Möglichkeit, Planaufwände von Projektaufgaben und zugewiesenen Personen in Abhängigkeit von deren verfügbarer Kapazität über definierte Zeiträume zu planen. 

Dabei werden alle aktive Mitglieder/Gäste des Workspaces und alle Projekte berücksichtigt - Berechtigungen vorausgesetzt. Abwesenheiten inklusive deren Genehmigungsstatus werden ebenso berücksichtigt wie Feiertage oder Betriebsferien.

Auf Portfolio-Ebene findest du die Auslastungsansicht in einem neuen Register Auslastung (Beta).

Die Auslastung bietet sehr viele Funktionen zur Planung von Ressourcen und zum Betrachten verschiedener Blickwinkel.

Die Auslastungsansicht wird noch weitere Iterationen erfahren. Sei gespannt!

Mehr Informationen findest Du auf den Hilfeseiten ↗️

(3) Erweiterte Workspace-Einstellungen

Abwesenheiten verwalten

Ab sofort gibt es die Möglichkeit, Abwesenheiten jeglicher Art zu pflegen. Abwesenheiten beeinflussen die zur Verfügung stehende Kapazität von Personen im Workspace.

Abwesenheitsarten können vielfältig sein und individuell je Organisation anders behandelt werden. Eine maximale Flexibilität war unser Ziel, weshalb wir keine Abwesenheitsarten vorgeben. Personen mit einer speziellen Berechtigung (HR-Recht) können beliebig viele Abwesenheitsarten anlegen und verwalten. 

Erfasste (und genehmigte) Abwesenheiten haben Einfluss auf die Kapazität von Personen und werden entsprechend in der Auslastungsansicht berücksichtigt.

Feiertage (und Ereignisse) verwalten

Es kann mehrere Feiertagskalender geben, z.B. für verschiedenen Standorte von Mitgliedern. Feiertage können Personen zugewiesen werden und beeinflussen deren Verfügbarkeit.

Ein Ereignis kann im Gegensatz zu einem Feiertag mehrere Tage andauern. Es kann z.B. für Dinge wie Betriebsurlaub verwendet werden.

Hinweise

• Feiertage müssen in einem Workspace initial angelegt werden und Personen zugewiesen werden.
• Es kann ein Standard-Feiertagskalender gewählt werden, der neuen Mitgliedern automatisch zugewiesen wird. 

Personen verwalten

Der Bereich Mitglieder in den Einstellungen dient der Pflege von Personeneigenschaften in diesem Workspace. Der Bereich ist nicht zu verwechseln mit der Administration von Mitgliedern im Admin Center (Einladung, Rollenvergabe etc.), der organisationsweit gilt.

Hier können z.B. Feiertagskalender Personen zugewiesen werden, die zuvor angelegt wurden. Auch kann die Arbeitszeit tageweise in Stunden festgelegt werden, um die verfügbare Kapazität für die Auslastungsplanung festzulegen. 

Darüber hinaus können individuelle Abwesenheitskontingente (Register Kontingente) pro Person gepflegt werden, falls sie sich von Standardbudgets der Abwesenheitsart unterscheiden sollen. 

(4) Abwesenheiten pflegen / Abwesenheitsanfragen erstellen

Sind Abwesenheitsarten einmal gepflegt, können Abwesenheiten von allen Mitgliedern im neuen Menüpunkt Abwesenheiten gepflegt werden. Über den Button Neue Abwesenheit kann eine neue Abwesenheit erfasst werden. Zur Wahl stehen die Abwesenheitsarten, die im Workspace hinterlegt wurden.

Abwesenheitsarten können wahlweise mit einer Genehmigung versehen werden. Genehmigende Personen werden entsprechend benachrichtigt und können die Abwesenheitsanfrage genehmigen oder ablehnen. 

Abwesenheiten können standardmäßig nur für sich selbst gepflegt werden. Ausnahme bilden Genehmigungsberechtigte für bestimmte Abwesenheitsarten, sowie Personen mit HR-Recht: Diese können auch für andere Personen Abwesenheiten erfassen.

(5) Projektstammdaten-Flavors in Aufgaben anzeigen & bearbeiten

Zusätzlich zur Möglichkeit, Projektstammdaten-Flavors in Editorfeldern einfügen zu können, können diese jetzt strukturiert in tabellarischer Form im Bereich der Flavors einer Aufgabe eingefügt werden. Auf diese Weise können Projekstammdaten-Flavors z.B. in bestimmten Prozessschritten direkt aus Aufgaben heraus angepasst werden, ohne in die Projektstammdaten springen zu müssen.

Der Neue Gruppe Button hat hierfür eine weitere Option erhalten. Klicke auf Neue Gruppe (Projektstammdaten), um eine Gruppe für Projektstammdaten-Flavors in der Aufgabe einzublenden. 

Du kannst beliebig viele Gruppen erstellen und positionieren.

Auf diese Weise eingefügte Projektstammdaten-Gruppen haben folgende Eigenschaften:

• In ihnen können Flavors hinzugefügt, bearbeitet und entfernt werden.
• Die Auswahl in der Gruppe ist individuell für die jeweilige Aufgabe.
• Sowohl die Einstellungen als auch die Werte können bearbeitet werden, als würden sie in den Projektstammdaten bearbeitet (Berechtigungen vorausgesetzt).
• Einstellungen und Wertevergaben werden immer synchron mit den Projektstammdaten gehalten.
• Projektstammdaten-Gruppen können in Aufgabenvorlagen verwendet werden.
• Flavors vom Typ "Formel" können derzeit nicht verwendet werden.

🌟 Verbesserungen

• Neues "HR-Recht" (Beta): Im Zuge der Einführung von Funktionen wie den Abwesenheiten, Personendetails und der Auslastungsplanung wird ein neues Rollenprivileg eingeführt. Es handelt sich nicht um eine klassische Rolle wie Admin oder Mitglied, sondern um ein zusätzliches Privileg, das jede Rolle erhalten kann. 
  
  
  • Personen mit HR-Recht können potenziell sensible Personeninformationen einsehen und bearbeiten, z.B. Arbeitszeiten (verfügbare Kapazität) oder Abwesenheitskontingente von Personen.
  • Nur Personen mit HR-Recht können derzeit die Gesamtheit aller Mitglieder & Gäste in der Auslastungsansicht (sowohl projektübergreifend, als auch im Projekt) einsehen. Es wird in einer nächsten Stufe noch ein weiteres Level eingefügt (Teamleitung), das eine Teilmenge sehen können wird.
  • Nur Besitzer können das HR-Recht in der Mitgliederverwaltung im Admin Center vergeben.
  • Das HR-Recht kann nur Mitgliedern zugewiesen werden, die bereits aktiv sind (Einladungsprozess abgeschlossen).

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• Neuer Filter nach Ordnername: 
  Im Filter nach Aufgaben gibt es nun zwei Optionen, um nach Ordnern zu filtern.
  Die erste Option Ordner filtert nach einem spezifischen Ordner innerhalb eines spezifischen Projektes. 
  Die zweite Option Ordnername bezieht sich auf den Namen eines Ordners, dieser Name ist nicht spezifisch zu einem bestimmten Projekt.
  
  
  
  Der Hauptunterschied besteht darin, dass bei einem Filter nach einem spezifischen Ordner (Option Ordner) immer exakt nach diesem Ordner gefiltert wird, genauer gesagt, nach der ID dieses Ordners. Wird dieser Filter in einer Ansicht gespeichert und in einem anderen Projekt angewendet, wird der Filter kein Ergebnis anzeigen, weil der Ordner nur im Ursprungsprojekt existiert (auch wenn er in dem anderen Projekt gleich heißen mag). 
  
  Beim Filter nach Ordnername wird daher die Möglichkeit gegeben, nach einem Ordnernamen zu filtern, der potenziell in mehreren Projekten gleich sein kann.
  
  
• Zeichenbegrenzung im Feld Projekt-ID aufgehoben: Die Projekt-ID kann ab sofort mit unbegrenzt vielen Zeichen versehen werden. 
  
  
• Board-Ansicht:
  • Wird beim Verschieben einer Aufgabe per Drag & Drop in der Board-Ansicht eines Projekts außerhalb des sichtbaren Bereichs nach rechts/links gezogen, scrollt der sichtbare Bereich nun automatisch mit.
  • Aufgaben, die über den +-Button in einer Spalte erstellt werden, werden nun an erster Stelle der Spalte platziert. 
    
    
• Aktive Abwesenheiten im gesamten System sichtbar: 
  • In Profildetails (mit der Maus über einen Avatar zeigen)
    
    
    
    
  • Die Avatare von derzeit abwesenden Personen werden im gesamten System leicht transparent angezeigt
  • In Personenauswahldialogen wird ein zusätzlicher Hinweis angezeigt
    
    

🐞 Fixes

• Gefixt: In Board-Ansichten von Projektvorlagen, inaktiven Projekten und archivierten Projekten war die horizontale Scrollbar unten nicht sichtbar.
• Gefixt: Das Ändern der E-Mail-Adresse des eigenen smenso Kontos im Admin Center war zeitweise nicht funktional. 
• Gefixt: Wurde in der Portfolio-Listenansicht die Spalte Gantt (Vorschau) eingeblendet, zeigten manche Spalten keine Werte an, die links der Gantt-Spalte platziert waren. Es ist nur bei manchen Spalten der Fall gewesen - z.B. bei Kosten- oder Aufwandsfeldern.
• Gefixt: Beim Droppen von Dateien in ein Aufgabendetail gab es einen Darstellungsfehler, der nun korrigiert ist.
• Gefixt: In Aufgabendetails, die von der Board-Ansicht aufgerufen wurden, wurden diverse berechnete Felder (Flavors vom Typ "Formel") nicht korrekt dargestellt. Jetzt werden alle Berechnungen/Formeln richtig angezeigt.
• Gefixt: Einstellungsbereich / Abwesenheiten: Farbwahl von Abwesenheiten direkt in der Tabelle hat nicht gespeichert.