OK, unser letztes Update ist ein paar Monate her (Februar, um genau zu sein). Wir haben euch zwar immer wieder unbemerkt mit kleinen Verbesserungen versorgt, aber in Sachen Feature-Updates war es etwas ruhiger - und das hatte einen guten Grund: Wir haben an etwas Großem gearbeitet. 

Und jetzt ist es so weit: Das große Sommer-Update ist live!

✨ 240+ neue Funktionen und Verbesserungen, die euer tägliches Arbeiten unterstützen
✅ 250+ Fehler sind Geschichte

Mit dabei sind Highlights wie Live-Zusammenarbeit in Listen und Aufgabendetails, neue Flavor-Typen (inkl. Kartenansicht und Dateien), ein persönliches Sidebar-Menü, smartere Filtermöglichkeiten, Versionierung von Aufgabeninhalten – und vieles mehr. Dazu kommt eine gaaaanz lange Liste an Verbesserungen und Bugfixes, die für mehr Übersicht, Komfort und Stabilität im täglichen Arbeiten sorgen.

Daher: Gönn' dir ein kühles Getränk, lehn dich zurück – und entdecke, was wir in den letzten Monaten für dich gebaut haben. Es lohnt sich. ✨

🌟 Neue Funktionen

👥 Live-Zusammenarbeit

Feldwerte von Aufgaben aktualisieren sich jetzt automatisch ohne Refresh, wenn andere Mitglieder gleichzeitig an Listen, Boards, Gantt-Ansichten oder Aufgabendetails arbeiten. Ganz gleich wo, die Daten aktualisieren sich stets ohne eine Aktualisierung der Seite. 

Du wirst außerdem bemerken, dass in Listenansichten und Aufgabendetails kleine Hinweise angezeigt werden, wenn gerade jemand anderes in deinem Workspace Änderungen in Aufgaben vorgenommen hat – für mehr Transparenz und Vermeidung von Bearbeitungskonflikten.

Die Live-Zusammenarbeit funktioniert derzeit vollumfänglich bei Aufgaben, d.h. in allen Ansichten innerhalb von Projekten. Die Portfolio-Listenansicht hat derzeit noch keine Live-Aktualisierungen.

Mehr erfahren

➡️ Personalisierbare Seitenleiste

Die angezeigten Menüpunkte können nun nach eigener Präferenz ein- und ausgeblendet werden. Entferne einfach nicht oft genutzte Menüpunkte aus der Navigation - im Punkt Mehr kannst du sie jederzeit wiederfinden, dort für eine einmalige Verwendung anklicken, oder sie wieder einblenden. 

Mehr erfahren

☑️ Standardtitel für neue Aufgaben in Vorlagen

Aufgaben können jetzt mit einem vordefinierten Standardtitel in Vorlagen ausgestattet werden, um das Anlegen thematisch bzw. zweckgebunden zu ermöglichen. Neben dem Systemstand Neue Aufgabe kann eine neue Aufgabe jetzt dem Kontext der Vorlage entsprechen, z.B.

• Neues Meetingsprotokoll
• Neue Idee
• Neuer Termin
• Neues Arbeitspaket

Mehr erfahren

📂 Neue Ordneroptionen 

Auf Ordnerebene können diverse neue Eigenschaften definiert werden: 

• Aufgaben privat anlegen: Auf Ordnerebene kann nun festgelegt werden, dass in einem Ordner neu angelegte Aufgaben automatisch mit Zugriffsbeschränkung und Sichtbarkeit privat angelegt werden.
• Ordner lassen sich jetzt in zwei Varianten farbig 🎨 markieren (wahlweise nur als Texthintergrund oder ganzzeilig). Mehr erfahren
• Ordner bieten jetzt die Möglichkeit, eine Standardansicht-Auswahl für einen Ordner zu definieren. Wähle aus den verfügbaren Listenansichten des Projekts. Ein Hinweis neben dem Ordnernamen gibt Aufschluss, dass eine Standardansicht hinterlegt ist. Mehr erfahren

📝 Editor & Versionierung

Der Editor in Aufgabendetails und Projekten wurde umfassend aktualisiert. Dabei wurden einige Fehler korrigiert, aber auch viel Stabilisierung und Verbesserungen eingearbeitet.

Unter anderem bietet das Beschreibungsfeld in Aufgaben jetzt eine Versionierung. Änderungen im Beschreibungsfeld einer Aufgabe werden nun versioniert, sodass sich frühere Bearbeitungsstände leichter nachvollziehen lassen. 

Du kannst auch gezielt Unterschiede zwischen Versionen einblenden.

Mehr erfahren

🔍 Mehr Filter

Der Filter hat global viele Verbesserungen erhalten, darunter: 

• Filterbare Felder lassen sich nun direkt im Kontextmenü der jeweiligen Spalten dem Filter hinzufügen - für schnelleres Filtern und schneller Auswertungen. Filter können auf diese Art und Weise zu einem bestehenden Filter hinzugefügt werden, oder den bestehenden Filter ganz ersetzen.
• Viele neue relative Datumsfilter sorgen für noch gezieltere Filtermöglichkeiten bei Datumsabfragen. Beispielsweise Fälligkeitsdatum = heute plus 14 Tage (oder Wochen, Monate, Jahre) oder Filter nach letzte 10 Tage.  Die neuen Datumsfilter sind bei sämtlichen Filteroptionen in Bezug auf Termindaten verfügbar.
• Auch das Standardfeld Beschreibung von Aufgaben kann jetzt in Filterkriterien einbezogen werden.
• Erweiterte Filtermöglichkeiten stehen nun auch in den Ansichten Meine Zeiten und Zeitauswertung zur Verfügung. Zusätzlich kann in diesen Ansichten nun nicht nur nach Eigenschaften von Zeiteinträgen gefiltert werden, sondern auch nach Projekt- und Aufgabeneigenschaften.
• Das gesamte Verhalten des Filterdialogs wurde verbessert, Suchfelder verhalten sich konsistenter auch bei Fehlklicks, Filteroptionen öffnen sich direkt, u.v.m.

Mehr erfahren

😊 Emojis

Wir haben das Emojis-Menü im Editor verbessert, aber dabei nicht aufgehört: Emojis sind jetzt auch als Projektsymbole auswählbar! Klickt dafür einfach auf das Projektsymbol oben links neben dem Projektitel, und wählt neben den Symbolen das Tab Emojis. 

Mehr erfahren

✅ Freigaben verbessert

Die Freigabeprozesse wurden überarbeitet:

• Aufgaben mit ausstehenden Freigaben werden nun besser kenntlich gemacht. In Aufgabenlisten weist ein neues Symbol auf freizugebende Status hin: Sowohl direkt am Aufgabentitel, als auch in der Spalte Status.
• Zusätzlich gibt es auch für die freigebenden Personen zwei neu Möglichkeiten, Aufgaben mit ausstehender Freigabe besser zu finden:
  • Im Benachrichtigungsdialog (Glocke) gibt es ein neues Tab Freigaben, das noch nicht bearbeitete Freigaben anzeigt.
  • Im Filtermenü von Aufgabenlisten gibt es zwei neue Filteroptionen In Freigabe und Freigebende Person, um entsprechende Aufgaben schnell und einfach zu finden.
• Darüber hinaus lassen sich Freigabeanfragen nun in den Workflow-Einstellungen einschränken: Wenn in Workflow-Einstellungen bei einem Status eine Freigabe aktiviert ist und eine freigebende Person definiert ist, lässt sich diese Voreinstellung beim Wechsel in einen freizugebenden Status nicht mehr manuell durch die anfragende Person ändern. Die Person bleibt fix hinterlegt. 

Nur die Rolle Admin kann weiterhin im Rahmen einer Freigabeanfrage die in den Workflow-Einstellungen hinterlegte freigebende Person ändern.

Mehr erfahren

📁 Dateien mit Ordnerstruktur

Das Dateien-Tab erhält die Möglichkeit, eine Ordnerstruktur abzubilden, um Dateien projektintern besser zu organisieren und übersichtlich zu strukturieren. Erstelle einfach Ordner und verschiebe Anhänge aus beliebigen Aufgaben in Ordner und Unterordner.

Mehr erfahren

🗺️ Karten-Ansicht & Geo-Flavors (Beta)

Aufgaben oder Projekte können nun mithilfe von zwei neuen Flavortypen standortbezogene Koordination zugewiesen werden. Verwende die Flavortypen Standort und Fläche, um Aufgaben oder Projekten entweder eine Standortmarkierung oder eine Fläche zuzuweisen und stelle die entsprechenden Aufgaben (oder Projekte) in einer Kartenansicht dar. Die Kartenansicht ist sowohl im Projekt als Tab Karte verfügbar, als auch im Hauptmenüpunkt Projekte.

Hinweis: Diese (Beta-)Funktion muss zuerst für den Workspace aktiviert werden. Du benötigst dafür die Rolle Besitzer. Gehe in die Einstellungen und navigiere zum Punkt Funktionen > Karte (Beta).

🌟 Verbesserungen

🎨 Darstellung & UI/UX

• Die Spaltenauswahl in der Portfolioliste wurde übersichtlicher strukturiert, kategorisiert und die Reihenfolge der Felder angepasst.
• Die Dialoge zur Auswahl von Flavors wurden an allen Orten robuster gegenüber unbeabsichtigten Klicks "außerhalb" der beabsichtigten Klickziele gestaltet.
• Das Verschieben von Ordnern in der Portfolioliste ist jetzt im Kontextmenü verfügbar.
• Gleichbleibendes Verhalten des Personenauswahldialogs im gesamten System: Der Personenauswahldialog in der Aktionsleiste bei der Massenverarbeitung von Listenansichten wurde dem normalen Personenauswahldialog angeglichen. Damit sind u.a. auch Teams nun auswählbar Auch bei Flavors vom Typ Person ist die Personenauswahl nun gleich.
• Timeline & Gantt:
  • Feiertage werden nun in der Timeline- und der Gantt-Ansicht berücksichtigt und entsprechend der gewählten Farben angezeigt. Mehr erfahren (Timeline) - Mehr erfahren (Gantt).
  • Die Gantt-Ansicht startet nun automatisch beim aktuellen Datum.
• Die Möglichkeit, Projekte zu favorisieren, ist nun in allen Projektkontextmenüs verfügbar.
• Diverse Aktionsbuttons wurden modernisiert und verhalten sich jetzt konsistenter.
• Aufgaben lassen sich nun direkt im Kontextmenü zu den Favoriten hinzufügen.
• Im Tab Status gab es umfangreiche Verbesserungen, u.a. gibt es jetzt den gewohnten Neu-Button, über den sowohl ein neuer Statusbericht angelegt werden kann (optional aus Vorlage), als auch der letzte Status als Vorlage kopiert werden kann (Mehr erfahren).
• Benachrichtigungen werden zum Teil mit einer sinnvollen Verzögerung versendet, um z.B. doppelte Benachrichtigungen  zu vermeiden (z.B. wird bei einer Zuweisung zu einer Person nur dann eine Benachrichtigung verschickt, wenn die Aufgabe einen sinnvollen Titel hat (ungleich "Neue Aufgabe" z.B.).
• Die Aufgabenoption zum Aufsummieren der Plan- und Istwerte aus Unteraufgaben wurde direkt im Kontextmenü einer Aufgabe ergänzt, um die Funktion schnell in Listenansichten ohne große Klicks aktivieren zu können.
• In Listenansichten gibt es eine neue Option, die Live-Formelberechnung in der aktuellen Ansicht zu deaktivieren. Dies ist nützlich bei sehr großen Listen mit vielen Aufgaben, in denen viele berechnete Spalten eingeblendet sind, um die Navigation in der Liste schneller zu ermöglichen. Ist die Option aktiviert, werden die zuletzt berechneten Werte kursiv dargestellt und mit einem * gekennzeichnet.
• In Personenauswahldialogen gibt es eine neue Option Mir zuweisen, um sich ohne Umwege schnell selbst Aufgaben zuweisen zu können.

📂 Ansichten und Ordner

• Alle Aufgaben-Ansicht: Die Ladegrenze für Aufgaben in der Alle Aufgaben Ansicht wurde erhöht – die Liste lädt nun bei bis zu 10.000 Aufgaben sofort ohne Vorfilterung.
• Die visuelle Rückmeldung beim Ändern und Speichern von Ansichten wurde optimiert. Es erscheint nun ein besser sichtbarer, kleiner Dialog am rechten unteren Rand des sichtbaren Bereichs, mit dem Ansichten gespeichert, zurückgesetzt, oder als neue Ansicht gespeichert werden können. Achtung: Auch eine kleine neue Funktion hält hier Einzug: Man kann Ansichten jetzt auch bei Änderungen automatisch sofort speichern. Mehr erfahren.
• Neue Ordnereigenschaften in Listen-/Gantt- und Boardansichten:
  • Neu angelegte Ordner erscheinen nun direkt an der gewünschten Stelle, an der der neue Ordner anklickt wurde.
  • Besseres Nutzererlebnis durch überarbeitete Schaltflächen in den Ordnereinstellungen

⬆️ Exporte

• In Excel-Exporten von Aufgabenlisten werden nun zusätzliche Kontextinformationen mitgegeben: Das Projekt, die Person, die den Export erzeugt hat, das Erstellungsdatum, sowie ggf. der Titel der verwendeten Ansicht.
• In Excel-Exporten werden Flavors vom Typ Zahl nun auch im korrekten Zahlenformat ausgegeben - ideal für Weiterverarbeitung.
• Die Performance und Stabilität der Exporte wurde optimiert.
• Die Spracheinstellung (Deutsch oder Englisch) wird nun auch beim Export in Spaltentiteln übernommen.
• Die Exporte der Portfolio-Liste und der Aufgabenliste im Projekt orientieren sich nun konsequent an der ausgewählten Ansicht und den darin eingeblendeten Spalten.

⚙️ Aufgaben & Freigaben

• Auch Kommentaränderungen werden jetzt als Änderung der Aufgabe registriert und beeinflussen entsprechend das Änderungsdatum der Aufgabe.
• Die Darstellung von Standardfeldern in Aufgaben- und Projektdetails wurde konsistenter gestaltet.
• Zahleneingaben in der Flavortabelle eines Aufgabendialogs reagieren nun intuitiver: Der Cursor springt sofort in den Bearbeitungsmodus nach dem ersten Klick auf den Wert, und die Eingabe kann mit Enter bestätigt werden.

🧮 Formeln & Flavors

• Formeln unterstützen ab sofort den Projekttyp als interpretierbaren Wert.
• Die Formelfunktion groupagg unterstützt jetzt die Verwendung von Standardfeldern, wie z.B. Ist-Kosten oder die GUID einer Aufgabe. Mehr erfahren
• Einführung eines neuen Flavortyps für Dateianhänge, um Dateiverknüpfung neben dem pauschalen Anhang z.B. noch zu kategorisieren.

⏱️ Zeiterfassung, Arbeitszeit & Abwesenheiten

• In den Ansichten Meine Zeiten und Zeitauswertung wurden die erweiterten Gruppierungen ermöglicht, damit können mehrfache Gruppierungen in diesen Ansichten verwendet werden.
• Zusätzliche Gruppierungsoption zur Auswertung des Sperrstatus eines Zeiteintrags sind jetzt verfügbar.
• Änderungen am Arbeitszeitmodell werden bei der Berechnung von Abwesenheiten und der resultierenden Kapazität nun automatisch berücksichtigt.
• Das Kontextmenü von Abwesenheitseinträgen wurde erweitert: Die GUID einer Abwesenheit lässt sich nun in die Zwischenablage kopieren.

⚙️ Neue Workspace-Einstellungen

Es ist die Rolle Admin in Kombination mit dem Privileg HR notwendig, um die Einstellungen zu sehen.

• Neuer Punkt Problemlösung: Hier stehen Administratoren spezielle Tools zur Verfügung, um bei Bedarf potenzielle Probleme selbstständig zu lösen. Der smenso Support wird dich ggf. darauf hinweisen.
• Neuer Punkt Zeiterfassung: Die Einstellung bietet die Möglichkeit, Zeiterfassung in der Zukunft zu sperren, sowie Zeiterfassung für vergangene Monate ab einem definierten Tag des aktuellen Monats zu sperren.
• Neuer Punkt Funktionen: In dieser Einstellung können zukünftig diverse Funktionen global deaktiviert bzw. aktiviert werden. Den ersten Schritt macht die Funktion Karte (Beta), die an dieser Stelle aktiviert/deaktiviert werden kann. 

📡 API & Integrationen

• Webhooks liefern jetzt zusätzlich die zugehörige Task-ID für eine klarere Zuordnung, wenn die Task-ID Bestandteil der Ansicht ist.
• Der Projektstatus (aktiv/inaktiv) kann jetzt nachträglich über die API verändert werden.
• Erweiterung des Endpunkts api/reports/tasks um die Möglichkeit, die Meilensteineigenschaft abzurufen.
• Anhänge sind jetzt über die Reporting-API abrufbar.
• Endpunkt api/reports/tasks erweitert, um WorkflowId und WorkflowStatusId auszugeben.
• Personen-Flavors lassen sich nun in größerem Umfang automatisiert über die API importieren.
• Zugriffsberechtigungen können ab sofort über die API auf einzelne Aufgaben/Projekte gesetzt werden.
• Abwesenheitsdaten lassen sich über die API vor versehentlichem oder bewusstem Löschen schützen.
• Bei der Auswahl eines API Links im Teilen-Menü können andere Exportformate ausgewählt werden.
• Die Abfrage von Zugriffsberechtigungen auf Aufgaben und Projekte kann jetzt ausgelesen werden. Es gibt einen neuen Endpunkt Permissions (api/reports/permissions/).
• API-Endpunkt /api/integration/project erweitert, um Projekt-/Personenstundensatz und den Euro-Betrag für den Projektstundensatz importieren zu können.
• Erweiterung des Task-Endpunkts um ein neues Beschreibungsfeld Description HTML, welches Richtext-Formatierungen wie z.B. Absätze oder Aufzählungszeichen in API-Abrufen berücksichtigt.

🧪 Sonstige Verbesserungen

• Beim Duplizieren von Projekten werden nun Aufgaben, die Flavors vom Typ Relation mit der Einstellung Dynamisch aus aktuellem Projekt verwenden, gelöst und im duplizierten Projekt neu verknüpft, damit die Relationen auch im duplizierten Projekt weiterhin korrekt funktionieren.
• In Listenansichten wird nun der eingegebene Suchbegriff aus dem Suchfeld als Ansichtsänderung erkannt.

🐛 Fixes

Wir haben sehr viele kleinere Fehler behoben, um die Stabilität und Benutzerfreundlichkeit von smenso weiter  zu verbessern. Hier eine Auflistung der wichtigsten Punkte: