Filter verwenden

Filter anwenden

Filter können an verschiedenen Stellen in smenso auf die angezeigten Aufgaben oder Projekte angewendet werden. Sie ermöglichen komplexe Selektionen und können mit UND/ODER-Verknüpfungen kombiniert oder in Gruppen verschachtelt werden.

1. In den Ansichten Liste, Board oder Timeline befindet sich oberhalb des Inhalts der Button Filter.
   
   
   
2. Im Filterdialog kann ein Feld ausgewählt werden, nach dem gefiltert werden soll.
   
   
   
3. Anschließend kann eine Bedingung für das gewählte Feld festgelegt werden.
   
   
   Je nach Feld stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung, darunter:
   • ist gleich
   • ist nicht gleich
   • enthält
   • enthält nicht
   • ist leer
   • ist nicht leer
   • ist größer als
   • ist kleiner als
   
   Datumsfilter umfassen zusätzliche Optionen wie:
   • heute
   • heute oder früher
   • heute plus
   • gestern
   • letzte
   • verspätet
   • in der Zukunft
   • diese Woche
   • nächste Woche
   • diesen Monat
   • nächsten Monat
   
   Die Optionen heute plus und letzte umfassen zusätzliche Optionen wie:
   • Tage
   • Wochen
   • Monate
   • Jahre
   
   
   
4. Im nächsten Auswahlfeld kannst Du eine Variable wählen, die sich je nach Feld unterscheidet. Am Beispiel des Felds Label erscheinen hier verfügbare Labels. 
   
   
   Am Beispiel des Felds Fälligkeitsdatum gibt die Kombination Fälligkeitsdatum ist nicht leer alle Aufgaben zurück, die Fälligkeitsdaten haben. 
   
   
5. Wenn Du den Filter anwenden möchtest, klicke auf Filter anwenden. Damit wird im Hintergrund der Filter angewendet, der Filterdialog bleibt allerdings noch geöffnet, falls Du Änderungen vornehmen möchtest. Du kannst den Dialog verlassen, indem Du auf das x klickst oder beliebig außerhalb des Filterdialogs klickst.
   
   (Wenn kein Filterkriterium ausgewählt ist, bleibt der Button ausgegraut.)
   
   
   
   
6. Der Filterbutton gibt eine Indikation, wie viele Filter aktuell aktiv sind. Hier z.B. ein Filter:
   
   
   
   

Kombination von Filtern anwenden

Wenn die Selektion noch spezifischer werden soll, können weitere Filter hinzugefügt werden:

1. Mit + Filter hinzufügen kannst Du weitere Filterkriterien hinzufügen und so mehrere Filter kombinieren, z.B. könntest Du Dir alle Aufgaben anzeigen lassen, die diese Woche fällig, und einer bestimmten Person zugewiesen sind.
   
   
2. Wähle für den genannten Beispielfilter links neben der Feldauswahl das Operatoren-Auswahlfeld und wähle und aus. 
   
   
   

• Du kannst weitere Filter hinzufügen. 
• Der + Filter hinzufügen Button erscheint erst, nachdem ein erstes Filterkriterium definiert wurde.
• Einzelne Filterkriterien kannst Du über das ••• Menü wieder entfernen.
  
  

Filtergruppen verwenden

Wenn Du unterschiedliche Operatoren für die Filter anwenden und kombinieren möchtest, kannst Du auch Filtergruppen erstellen und sie mit UND/ODER Operatoren kombinieren.

• Wenn Du Und verwendest, kannst Du Werte filtern, die alle Filterkriterien erfüllen. Wenn Du Oder verwendest, werden Filterergebnisse angezeigt, die mindestens einen der Filter erfüllen.
• Innerhalb von Filtergruppen kannst Du ebenfalls UND/ODER Operatoren verwenden.
• Du kannst auch mehrere Filtergruppen kombinieren.

1. Wähle das ••• Menü.
2. Wähle entweder In Gruppe umwandeln oder Mit Element oberhalb gruppieren, um eine Gruppe zu erstellen.
   
   
   
3. Innerhalb der Gruppe kannst Du ebenfalls weitere Filter hinzufügen und den Operator UND/ODER ändern.
   
   
   

In den ••• Kontextmenüs gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Gruppen wieder aufzulösen oder einzelne Elemente aus der Gruppe zu lösen:

Filtergruppen können auch weiter verschachtelt werden. Erstelle dafür eine Gruppe innerhalb einer Gruppe:


Auf diese Weise können unterschiedlichste Filterabfragen erstellt werden. Finde z.B. heraus, welche Aufgaben verspätet sind, einer bestimmten Person zugewiesen sind, sich im Ordner Creation befinden und entweder vom Typ (einem Flavor) Bug oder Aufgabe sind:

Verfügbare Filter

Welche Filter zur Verfügung stehen, hängt von der Ansicht ab, in der man sich befindet. 

Im Projekt

• Listenansicht 
• Boardansicht 
• Timeline 
• Gantt

Folgende Filter sind verfügbar: 

• Titel: Gebe hier einen Namen oder Teil eines Namens der Aufgabe/des Projekts ein.
• Beschreibung: Gebe hier eine Beschreibung oder Teil der Beschreibung einer Aufgabe ein.
• Flavor: Filtere nach Deinen individuellen Flavors, die in Deinem Workspace erstellt wurden (benutzerdefinierte Felder). Die meisten Flavors können gefiltert werden, z.B. Listenflavor oder Zahlenflavor.
• Label: Setze Deinen Filter, um bestimmten Labels zu entsprechen oder filtere nach Daten, die kein Label haben
• Zugewiesen: Filtere nach Personen, die Aufgaben zugewiesen sind
• Team: Filtere nach Teams
• Plan/IST-Kosten und Plan/IST-Aufwand: Die Standardfelder für Kosten und Aufwand sind ebenfalls filterbar
• Ordner: Zeige nur Aufgaben/Projekte an, die sich in einem bestimmten Ordner befinden, oder spezifisch nicht in einem Ordner
• Anhang: Zeige Aufgaben mit oder ohne Anhänge an
• Priorität: Filtere z.B. Aufgaben mit niedriger Priorität heraus, die nicht unmittelbar Aufmerksamkeit brauchen
• Status: Wähle als Filterkriterien Aufgaben mit einem bestimmten Systemstatus
• Datumsfelder: Filtere Aufgaben mit einer fixen Auswahl eines Datums oder einem bestimmten Zeitraum.
• Erstellt von / Aktualisiert von: Filtere nach Personen die Aufgaben erstellt oder zuletzt bearbeitet haben
• Meilenstein: Filtere nach Aufgaben, die als Meilenstein festgelegt wurden.

In der Auslastungsansicht sind folgende Filter zusätzlich verfügbar:

• Auslastung in %: Filtere Personen nach der Auslastung.
• Überlastung: Filtere nach Personen die überlastet oder nicht überlastet sind.
• Person: Filtere nach bestimmten Personen.
• Team: Filtere nach Personen in bestimmten Teams.
• Flavor (Personen): Filtere nach Personen mit zugewiesene Flavors (Benutzerdefinierte Felder).
• Titel: Zeige Personen in Projekten mit bestimmten Titel.
• Favorit: Zeige Personen, die in Favoriten Projekte sind. 
• Flavor: Filtere nach Personen in Projekte mit bestimmte zugewiesene Flavors (Benutzerdefinierte Felder).
• Label: Filtere nach Personen in Projekte mit bestimmte zugewiesene Labels.

Im Portfolio

• Portfolio Liste
• Portfolio Timeline

Folgende Filter sind verfügbar:

• Titel: Gebe hier einen Namen oder Teil eines Namens des Projekts ein.
• Projekt ID: Gebe hier eine bestimmte Projekt-ID oder Teil einer Projekt-ID ein. 
• Projekttyp: Filtere nach festgelegten Projekttypen.
• Ort: Filtere Projekte nach einen bestimmten Ort.
• Projektleitung: Filtere nach Personen, die als Projektleitung zugewiesen sind
• Flavor: Filtere nach Deinen individuellen Flavors, die in Deinem Workspace erstellt wurden (benutzerdefinierte Felder). Die meisten Flavors können gefiltert werden, z.B. Listenflavor oder Zahlenflavor.
• Label: Setze Deinen Filter, um bestimmten Labels zu entsprechen oder filtere nach Daten, die kein Label haben
• Budget: Filtere Projekte nach ihrem Budget.
• Status: Wähle als Filterkriterien Projekte mit einem bestimmten Systemstatus
• Datumsfelder: Filtere Projekte mit einer fixen Auswahl eines Datums oder einem bestimmten Zeitraum.
• Projektordner: Zeige nur Projekte an, die sich in einem bestimmten Ordner befinden, oder spezifisch nicht in einem Ordner
• Favorit: Zeige Favoriten Projekte und/oder nicht Favoriten Projekte an.
• Vorlage: Filtere nach Projekte die als Vorlage oder nicht als Vorlage festgelegt wurden
• Archiviert: Zeige archivierte oder nicht archivierte Projekte an.
• Aktiv: Zeige aktive oder nicht aktive Projekte an.

In Listenansichten suchen

Nicht dasselbe wie unser Filter, aber wenn es mal schnell gehen soll, kann in Listenansichten (im Portfolio oder im Projekt) über die Suchleiste nach Inhalten gesucht werden. 

1. Klicke in das Suchfeld
2. Gib einen Suchbegriff ein
3. Das Ergebnis wird gelb hervorgehoben
   
   
   
   

Um den Suchbegriff wieder zu löschen bzw. die Ergebnisliste auf den Originalzustand zurück zu bringen, klicke das x am rechten Rand der Suchleiste.

Der Nur ich-Filter

In der Listenansicht im Projekt gibt es einen Schnellfilter-Button Nur ich für Aufgaben, die Dir zugewiesen sind. Du kannst den Schnellfilter an zwei Stellen aktivieren:

1. Am äußersten rechten Rand der Suchzeile:
   
   
   
   
2. Im Filterdialog:
   

Die Buttons sind immer synchron, d.h. egal an welcher der beiden Stellen Du das Toggle aktivierst bzw. deaktivierst, es wird auch an der anderen Stelle aktiviert bzw. deaktiviert.

Die Funktion hat besondere Eigenschaften:

• Grundfunktion ist die Anzeige von Aufgaben, bei denen Du zugewiesen bist oder genauer gesagt, bei denen Du unter den Zugewiesenen bist (es kann schließlich auch mehrere zugewiesene Personen in Aufgaben geben). 
• Wird der Nur ich-Filter in der Listenansicht aktiviert, wird automatisch die Anzahl der Filterkriterien auf 1 gesetzt bzw. um 1 erhöht, falls es bereits Filter gibt.
• Wir der Nur ich-Filter mit anderen Filtern kombiniert, wird dieser immer als mit einem UND Operator verknüpft
• Der Nur ich-Filter ist gleichbedeutend mit einem Filter nach Zugewiesen enthält mich, wobei "mich" dynamisch ist und die aktuelle Benutzerin oder den aktuellen Benutzer meint.