Statusbericht erstellen, veröffentlichen & verwalten – smenso Helpcenter

Mit Statusberichten dokumentierst du in smenso den aktuellen Projektstand und machst Entwicklungen über die Zeit transparent. Du kannst Berichte von Grund auf erstellen, aus Vorlagen starten oder den letzten Bericht als Grundlage kopieren.

Statusbericht erstellen

Statusberichte findest du im Projekt im Bereich Status. Es gibt zwei Wege, einen neuen Bericht anzulegen:

Option 1: Über das „Neu"-Menü

Klicke im Status-Bereich oben rechts auf Neu.
Wähle Neuer Status, um einen leeren Statusbericht anzulegen, oder nutze Letzten Status kopieren, um den vorigen Bericht als Grundlage zu verwenden.
Unter Vorlagen durchsuchen findest du weitere Statusberichtsvorlagen, die du direkt übernehmen und anschließend anpassen kannst.

Neuen Statusbericht über das Neu-Menü anlegen

Option 2: Über einen vorhandenen Statusbericht

Wenn du einen bestehenden Statusbericht geöffnet hast, kannst du direkt über den Button Neuer Status einen neuen Bericht anlegen.

Hinweis

Alle Mitglieder können Statusberichte erstellen. Wenn die Buttons in deiner Ansicht nicht sichtbar sind (z. B. weil die Widgets zu klein dargestellt werden), findest du die Optionen im Drei-Punkte-Menü.

Inhalte ausfüllen

Ein Statusbericht enthält standardmäßig die folgenden Felder. Nicht alle müssen ausgefüllt werden – konzentriere dich auf die Informationen, die für dein Projektteam relevant sind:

Bezeichnung – Titel des Statusberichts.
Gesamtstatus – Ampelbewertung (Grün/Gelb/Rot) für den Gesamtzustand des Projekts.
Status Termine – Bewertet, ob das Projekt zeitlich im Plan liegt.
Status Kosten – Bewertet die Kostensituation des Projekts.
Status Ziele – Bewertet, ob die Projektziele erreicht werden.
Fortschrittsgrad – Prozentualer Fortschritt des Projekts (optional).
Erläuterungen zum Status – Freitext für Hintergründe und Begründungen.
Nächste Schritte – Freitext für geplante Maßnahmen.
Anhänge – Dateien hochladen oder aus OneDrive/SharePoint verknüpfen.
Labels & Flavors – Zusätzliche Felder für strukturierte Informationen.

Tipp

Wenn du regelmäßig ähnliche Inhalte schreibst, nutze Vorlagen oder kopiere den letzten Statusbericht.

Fortschrittsgrad

Der Fortschrittsgrad ist nicht verpflichtend und wird grafisch über einen Fortschrittsbalken erfasst, den du per Maus verschieben kannst. Wenn der Wert 0 ist, musst du den Balken nicht aktiv setzen.

Der Fortschrittsbalken bietet außerdem einen automatischen Vorschlag, der auf Basis von Aufgaben im Projekt berechnet wird. Im einfachsten Default-Fall werden alle offenen und erledigten Aufgaben im Projekt berücksichtigt.

Zusätzlich kann in den Status-Einstellungen ein Filter hinterlegt werden, der steuert, welche Aufgaben für die Prozentberechnung als „relevant“ gelten. In diesem Fall werden nur diese relevanten Aufgaben anhand ihres Erledigt-Status für den Vorschlag herangezogen.

Der Filter kann z. B. Aufgaben berücksichtigen, die einen bestimmten Flavorwert haben (z. B. flavor("ART")=="Termin") oder nach einem bestimmten Label.

Statusdatum und Veröffentlichungsdatum

In Statusberichten gibt es zwei Datumsfelder mit unterschiedlicher Bedeutung:

Das Statusdatum gibt an, für welchen Zeitraum der Bericht inhaltlich gilt. Du kannst es frei wählen – auch rückwirkend oder vorausschauend. Wenn du kein Datum setzt, wird automatisch das aktuelle Datum vorgeschlagen.

Das Veröffentlichungsdatum wird von smenso automatisch gesetzt, sobald du den Bericht über Veröffentlichen freigibst. Es dokumentiert den tatsächlichen Zeitpunkt der Freigabe und kann nicht manuell geändert werden.

Hinweis

In der Portfolioliste können beide Datumsfelder als Spalten eingeblendet werden – z. B. um zu sehen, wann ein Bericht inhaltlich gilt (Statusdatum) und wann er tatsächlich veröffentlicht wurde.

Labels & Flavors in Textfeldern verwenden

Du kannst in den Textfeldern des Statusberichts (z. B. Erläuterungen zum Status) Flavors einfügen, die in den Stammdaten des Projekts definiert sind. So werden aktuelle Projektwerte automatisch in den Bericht übernommen.

Klicke im Editor auf Label/Flavor einfügen.
Dir stehen die Flavors und Labels zur Auswahl, die in den Projektstammdaten verwendet werden.
Wähle die gewünschten Einträge aus.

Hinweis

Eingefügte Flavors zeigen immer die aktuellen Werte an – z. B. die aktuelle Berechnung bei Formel-Flavors. Die Werte aktualisieren sich dynamisch, solange der Bericht im Entwurf ist. Erst beim Veröffentlichen werden sie fixiert.

Tipp

Du kannst diese Schritte auch direkt in einer Statusberichtsvorlage durchführen – oder einen so vorbereiteten Statusbericht als neue Vorlage speichern.

Anhänge im Statusbericht

Du kannst Dateien direkt hochladen oder aus OneDrive/SharePoint verknüpfen. Anhänge werden zusätzlich im Dateien-Tab des Projekts gesammelt.

Details (inkl. Limits, Rechte & Troubleshooting) findest du im Artikel Anhänge in Statusberichten.

Labels & Flavors für den Statusbericht

Neben den Standardfeldern kannst du den Statusbericht mit eigenen Flavors und Flavorgruppen erweitern – z. B. für zusätzliche Bewertungen oder strukturierte Informationen.

Erstelle einen neuen Statusberichtsentwurf.
Blende die Flavors-Sektion ein.
Füge beliebige Flavors oder Flavorgruppen hinzu.

Anpassungen können direkt als Statusberichtsvorlage gespeichert werden, um eine einheitliche Struktur für zukünftige Berichte sicherzustellen.

Spezieller Flavortyp „Status"

Falls die vordefinierten Statusfelder (Gesamtstatus, Status Termine, Status Kosten, Status Ziele) nicht ausreichen, kannst du eigene Status-Flavors hinzufügen. Dieser Flavortyp funktioniert wie ein Auswahlfeld, enthält aber eine integrierte Ampelfunktion. Die Namen der Statuswerte sind frei definierbar, und die Farben lassen sich über den Farbpunkt anpassen – auch mit individuellen Hex-Farben über den #-Button.

Einrichtung, Typen und Best Practices findest du in der Sektion Labels und Flavors.

Status-Flavors in Portfolio-Ansichten einblenden

Status-Flavors können in Portfolio-Ansichten als zusätzliche Spalten eingeblendet werden. Dazu muss dem Flavor der Kontext Statusberichte zugewiesen werden:

Öffne die Flavorkonfiguration.
Wähle unter Kontext die Option Statusberichte.

Nach der Zuweisung kann die Portfolioliste die Inhalte des Flavors anzeigen. Status-Flavors werden beim Hinzufügen als Spalte in einer separaten Rubrik gelistet und mit einem „(S)" gekennzeichnet.

Entwurf speichern & veröffentlichen

Als Entwurf speichern

Solange du noch an einem Statusbericht arbeitest, kannst du ihn jederzeit über Als Entwurf speichern sichern – z. B. um Rückmeldungen einzuholen oder Anhänge nachzuliefern. Entwürfe sind für alle Projektmitglieder sichtbar.

Veröffentlichen

Wenn der Bericht fertig ist, gibst du ihn über Veröffentlichen frei. Ab diesem Zeitpunkt ist er offiziell und wird in den Status-Widgets des Projekts berücksichtigt.

Achtung

Veröffentlichte Statusberichte können nicht nachträglich bearbeitet werden. Wenn du etwas korrigieren oder ergänzen musst, erstelle einen neuen Bericht oder kopiere den letzten.

Tipp

Veröffentlichte Statusberichte fließen automatisch in die Status-Widgets deines Projekts ein – z. B. in den Statusverlauf, die vergangenen Statusberichte und den Projektfortschritt. Details findest du im Artikel Widgets für den Projektstatus.

Statusbericht kopieren

Wenn du schnell an den letzten Bericht anknüpfen willst, kopiere ihn:

Beim Erstellen: Letzten Status kopieren wählen.
Bei einem bestehenden Bericht: Über das Drei-Punkte-Menü Status kopieren wählen.

So übernimmst du Struktur und Texte und passt nur die Änderungen an.

Vorlagen für Statusberichte

Mit Statusberichtsvorlagen kannst du wiederkehrende Inhalte schneller erstellen. Anleitung und Details findest du im Artikel Statusberichtsvorlagen (im Bereich Vorlagen).

Hinweis

Beim Anwenden einer Vorlage werden die Felder Beschreibung und Nächste Schritte mit den Inhalten der Vorlage überschrieben. Andere Felder wie Status oder Fortschrittsgrad bleiben unberührt.

Nach der Veröffentlichung

Update anfordern

Jedes Projektmitglied kann über das Widget Aktueller Status ein Update anfordern. Der Projektverantwortliche erhält daraufhin automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Aufforderung, einen neuen Statusbericht zu erstellen.

Kommentare

Veröffentlichte Statusberichte können kommentiert werden. Öffne dazu den gewünschten Bericht unter Vergangene Statusberichte, verfasse deinen Kommentar im Feld Kommentar und klicke auf Senden.

Häufige Fragen & Troubleshooting

Was ist der Unterschied zwischen Statusdatum und Veröffentlichungsdatum?

Siehe den Abschnitt Statusdatum und Veröffentlichungsdatum weiter oben.

Warum kann ich veröffentlichte Statusberichte nicht bearbeiten?

Veröffentlichte Statusberichte sind fixiert, um die Statushistorie nachvollziehbar zu halten. Erstelle einen neuen Bericht oder kopiere den letzten und ergänze dort die Änderungen.

Ich sehe keine Anhang-Option / Menüs fehlen – was tun?

Speichere den Bericht mindestens einmal als Entwurf.
Lade die Seite ggf. neu.
Prüfe, ob du die nötigen Berechtigungen hast.

Für Anhang-Spezialfälle siehe Anhänge in Statusberichten.

Wer darf Statusberichte erstellen?

Alle Mitglieder im Projekt können Statusberichte erstellen.

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