Mit Statusberichten dokumentierst du in smenso den aktuellen Projektstand und machst Entwicklungen über die Zeit transparent. Im Folgenden erfährst du, wie du einen Statusbericht in smenso erstellst, als Entwurf speicherst, veröffentlichst und bei Bedarf aus Vorlagen oder dem letzten Bericht startest.

Statusbericht erstellen

Statusberichte findest du im Projekt im Bereich Status.

Option 1: Über den Neu-Button oben rechts im Projekt in der Statusansicht.

1. Wähle im oberen rechten Bereich Neu.
2. Wähle Neuer Status, um einen ganz neuen Statusbericht anzulegen, oder nutze Letzten Status kopieren, um den vorigen Bericht als Grundlage zu verwenden.
3. Unter Vorlagen durchsuchen findest du weitere Statusberichtsvorlagen, die du direkt übernehmen und anschließend individuell anpassen kannst.

Option 2: Über dem Button Neuer Status bei einem vorhandenen Statusbericht

Inhalte ausfüllen

Folgende Informationen können in einem Statusbericht erfasst werden:

• Bezeichnung des Statusberichts
• Gesamtstatus
• Status Termine
• Status Kosten
• Status Ziele
• Fortschrittsgrad
• Erläuterungen zum Status
• Beschreibung der nächsten Schritte
• Anhänge
• Labels & Flavors

Statusdatum setzen

In Statusberichten gibt es zwei unterschiedliche Datumsfelder: das Statusdatum und das Veröffentlichungsdatum. Diese dienen jeweils unterschiedlichen Zwecken und ermöglichen eine genauere Steuerung der Berichterstattung.

Unterschied zwischen Statusdatum und Veröffentlichungsdatum

Das Statusdatum gibt an, für welchen Zeitraum der Statusbericht gilt. Dies kann ein Datum in der Vergangenheit oder in der Zukunft sein. Es wird als Gültigkeitsdatum des Statusberichts verwendet.

Das Veröffentlichungsdatum hingegen ist das Systemdatum, an dem der Statusbericht veröffentlicht wurde. Dieses Datum wird automatisch gesetzt, sobald der Bericht über die Schaltfläche Veröffentlichen freigegeben wird.

Statusdatum festlegen

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Statusberichts kann das Statusdatum individuell angepasst werden.

Vorgehensweise:

1. Öffne einen bestehenden oder neuen Statusbericht.
2. Wähle das gewünschte Datum aus dem Kalender.

Veröffentlichungsdatum

Das Veröffentlichungsdatum wird automatisch gesetzt, sobald ein Statusbericht über Veröffentlichen freigegeben wird. Dieses Datum kann nicht manuell geändert werden.

In der Portfolioliste sind beide Datumsfelder verfügbar und können als Spalten eingeblendet werden:

Flavors/Label in den Textfeldern des Statusberichtes verwenden

Du kannst in Statusberichten auch Flavors einfügen, die in den Stammdaten des jeweiligen Projekts verwendet werden.

1. Nutze im Editor für den Statusbericht (Feld Erläuterungen zum Status) den Button Label/Flavor einfügen
   
   
    
2. Es werden die Flavors/Labels zur Auswahl gegeben, die in dem jeweiligen Projekt in den Stammdaten verwendet werden.
3. Wähle die Flavors/Labels aus, die du im Statusbericht verwenden möchtest

Anhänge im Statusbericht

Anhänge (Upload oder OneDrive/SharePoint-Verknüpfung) verwaltest du direkt im Statusbericht.

Details (inkl. Limits, Rechte & Troubleshooting) findest du im Artikel Anhänge in Statusberichten.

Labels & Flavors für den Statusbericht

Der Statusbericht kann individuell angepasst werden, indem Flavors und Flavorgruppen integriert werden. Dies ermöglicht eine strukturierte und übersichtliche Darstellung relevanter Informationen.

Flavors im Statusbericht verwenden

In Statusberichten können beliebige Flavorgruppen erstellt und verschiedene Flavortypen hinzugefügt werden. Neben den Standard-Textfeldern stehen dadurch zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung, um Statusberichte gezielt zu erweitern.

Vorgehensweise:

1. Erstelle einen neuen Statusberichtsentwurf.
2. Blende die Flavors-Sektion ein.
   
   
   
    
3. Füge beliebige Flavors oder Flavorgruppen hinzu. Falls erforderlich, kann der Flavortyp Status genutzt werden (siehe unten).
   
   

Anpassungen können direkt als Statusberichtsvorlage gespeichert werden, um eine einheitliche Struktur für zukünftige Berichte zu gewährleisten.

Spezieller Flavortyp Status

Falls die vordefinierten Statusfelder für Projekte (Gesamtstatus, Status Termine, Status Kosten, Status Ziele) nicht ausreichen, können eigene Status-Flavors in der Flavortabelle von Statusberichten hinzugefügt werden.

Dieser Flavortyp funktioniert wie ein normales Auswahlfeld, enthält jedoch eine integrierte Ampelfunktion. Die Namen der Statuswerte sind frei definierbar, und zusätzliche Status können mit einer individuell gewählten Farbe ergänzt werden.

Farben für Statuswerte anpassen

Die Farben der Statuswerte lassen sich über den jeweiligen Farbpunkt anpassen. So kann jeder Statuswert visuell hervorgehoben und individuell definiert werden.

Beim Öffnen der Farbauswahl stehen verschiedene Farben zur Verfügung. Zusätzlich kann über den #-Button eine eigene Farbe definiert werden.

Diese Anpassung ermöglicht eine noch bessere visuelle Differenzierung von Statuswerten.

Einrichtung, Typen und Best Practices findest du in der Sektion Labels und Flavors.

Status-Flavors in Portfolio-Ansichten einblenden

Status-Flavors können in Portfolio-Ansichten als zusätzliche Spalten eingeblendet werden. Damit dies möglich ist, muss dem Flavor der Kontext Statusberichte zugewiesen werden.

Vorgehensweise:

1. Öffne die Flavorkonfiguration.
2. Wähle unter Kontext die Option Statusberichte.

Nach der Zuweisung des Kontexts kann die Portfolioliste die Inhalte des Flavors interpretieren und anzeigen. Beim Hinzufügen als Spalte werden Status-Flavors in einer separaten Rubrik gelistet:

Flavors mit dem Kontext Status werden in Portfoliolisten mit einem "S" in Klammern gekennzeichnet:

Entwurf speichern & veröffentlichen

Als Entwurf speichern

Nutze Als Entwurf speichern, wenn du später weiterarbeiten willst (z. B. Rückmeldungen einholen oder Anhänge ergänzen).
 

Veröffentlichen

Mit Veröffentlichen gibst du den Bericht frei.

Statusbericht kopieren

Wenn du schnell weiterschreiben willst:

• Letzten Status kopieren wählen (beim Erstellen), oder
• einen bestehenden Bericht kopieren (je nach Ansicht über Menü/⋯)

So übernimmst du Struktur und Texte und passt nur die Änderungen an.

Vorlagen für Statusberichte

Mit Statusberichtsvorlagen kannst du wiederkehrende Inhalte schneller schreiben.

Anleitung & Details findest du im Artikel Statusberichtsvorlagen (im Bereich Vorlagen).

Update anfordern

Jeder Anwender kann jederzeit ein Update zum aktuellen Statusbericht anfordern. Im Widget Aktueller Status steht dafür die Funktion Update anfordern zur Verfügung. Anschließend wird automatisch eine E-Mail versendet.

Kommentare

Jeder Statusbericht kann kommentiert werden. Öffne dafür den gewünschten Bericht unter Vergangene Statusberichte. Im geöffneten Statusbericht kannst du im Feld Kommentar deinen Kommentar verfassen und anschließend mit Senden hinzufügen.

Auswertung: Wo sehe ich die Wirkung der Statusberichte

Veröffentlichte Statusberichte fließen in Übersichten (z. B. vergangene Berichte) und können Trends sichtbar machen.

Details zur Anzeige findest du im Artikel Statusberichte analysieren: Überblick, Verlauf & Widgets.
 

Häufige Fragen & Troubleshooting

Was ist der Unterschied zwischen Statusdatum und Veröffentlichungsdatum?

• Statusdatum: Für welchen Zeitraum der Statusbericht inhaltlich gilt (frei wählbar).
• Veröffentlichungsdatum: Zeitpunkt, an dem du den Bericht über Veröffentlichen freigibst (Systemdatum).

Warum kann ich veröffentlichte Statusberichte nicht bearbeiten?

Veröffentlichte Statusberichte sind fixiert. Erstelle einen neuen Bericht oder kopiere den letzten und ergänze dort die Änderungen.

Ich sehe keine Anhang-Option / Menüs fehlen – was tun?

• Bericht mindestens einmal als Entwurf speichern
• Seite ggf. neu laden
• prüfen, ob du die nötigen Berechtigungen hast
  Für Anhang-Spezialfälle siehe Anhänge in Statusberichten.

Wer darf Statusberichte erstellen?

Das hängt von der Rolle im Projekt ab (siehe Rollen/Berechtigungen).