8 Neue Funktionen • 38 Verbesserungen • 23 Bugfixes

Mit diesem Release wird smenso zu einem vollwertigen Planungstool. Der Schwerpunkt liegt auf der Terminplanung: Neu ist u.a. das Feld Dauer, alle vier gängigen Abhängigkeitstypen, eine automatische Vorwärts- und Rückwärtsplanung und ein Vorschaumodus im Gantt. Bestehende Pläne lassen sich jetzt zudem aus Microsoft Project importieren. Dazu kommen projektindividuelle Projektrollen sowie zahlreiche Verbesserungen in Auslastung, Formeln, Teams und API.

✨ Neue Funktionen

📅 Automatische Planung, Dauer und Termin-Logik

• Automatische Vorwärts- und Rückwärtsplanung im Gantt: Die Planung lässt sich über einen Button manuell anstoßen. Sie berücksichtigt die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und, sofern diese ebenfalls verknüpft sind, zwischen Unteraufgaben. Damit rechnet smenso konsistent durch die gesamte Projektstruktur, entweder vom Startdatum vorwärts oder vom Enddatum rückwärts. So kannst du ein Projekt auch von einem fixen Liefertermin aus aufplanen.

Hinweis: Die automatische Planung läuft bewusst nicht im Hintergrund, sondern wird von einem berechtigten User über einen Button ausgelöst. Damit bleibt es in der Hand der berechtigten Person, wann sich Termine im Projekt bewegen. Die automatische Planung ist Admins und der Projektleitung vorbehalten. Nur sie sehen den entsprechenden Button.

• Abhängigkeiten in allen vier Richtungen: Grundlage der Planung sind die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Aufgaben lassen sich jetzt mit allen vier klassischen Abhängigkeitstypen verknüpfen: Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Ende-Ende und Anfang-Ende. Die Verknüpfung geht auf zwei Wegen: grafisch, indem du eine Verbindung von Balken zu Balken ziehst, oder im Aufgabendetail über die Abhängigkeitsfelder Blockiert von und Blockiert. Jede Verknüpfung kann zusätzlich einen Puffer erhalten. Ein positiver Puffer bildet eine Verzögerung ab, ein negativer Puffer bildet einen Vorlauf ab.
   

  

   

• Neues Feld Dauer: Bisher gab es in smenso nur das Feld Planaufwand, das den geplanten Arbeitsaufwand beschreibt. Mit dem neuen Feld Dauer trennen wir diesen Arbeitsaufwand von der tatsächlichen zeitlichen Ausdehnung einer Aufgabe. Eine Aufgabe kann also acht Stunden Arbeit umfassen, sich aber über drei Kalendertage erstrecken. Diese Trennung ist die Grundlage für eine saubere Terminplanung.
• Zusammenspiel von Startdatum, Fälligkeitsdatum und Dauer: Die drei Werte Startdatum, Fälligkeitsdatum und Dauer hängen rechnerisch zusammen. Je nachdem, welche zwei Werte du pflegst, fixiert smenso diese und berechnet den dritten. Gibst du Startdatum und Fälligkeitsdatum ein, ergibt sich die Dauer. Pflegst du Startdatum und Dauer, ergibt sich das Fälligkeitsdatum. Das jeweils automatisch berechnete Feld (Start, Fällig oder Dauer) wird im Aufgabendetail kurz hervorgehoben, damit du direkt siehst, welcher Wert sich als Reaktion auf deine Eingabe geändert hat.

Das Standardfeld Ordner wurde im Zuge der Einführung der Dauer verändert, der Ordner wird jetzt in einer überarbeiteten Breadcrumb-Anzeige angezeigt. Um Aufgaben in einen anderen Ordner zu verschieben, kann die Aufgabe verschieben Funktion genutzt werden: 

• Termineinschränkungen: Nicht jeder Termin ist im Rahmen einer automatischen Planung frei verschiebbar. Für jede Aufgabe kannst du deshalb festlegen, wie flexibel ihr Termin ist. Die Bandbreite reicht von So früh wie möglich über weiche Vorgaben wie Start frühestens am bis zu harten Fixterminen wie Muss enden am. Die automatische Planung hält diese Einschränkungen ein und rechnet um sie herum, so wie man es aus der klassischen Terminplanung kennt.
• Schatten-Darstellung im Gantt bei längeren Unteraufgaben (aller Hierarchie-Ebenen): Ist eine Hauptaufgabe eingeklappt und ragen einzelne Unteraufgaben über deren Start- oder Fälligkeitsdatum hinaus, erweitern wir den Balken der Hauptaufgabe optisch durch einen Schatten nach links und/oder rechts. So erkennst du auf einen Blick, dass im Inneren der Hauptaufgabe noch Termine über den eigenen Zeitraum der Hauptaufgabe hinausgehen, ohne dass du sie dafür ausklappen musst.

👁️ Vorschaumodus im Gantt

Ein neuer Button mit Auge-Symbol in der Gantt-Leiste zeigt das Ergebnis der automatischen Planung als Vorschau an, ohne dass tatsächlich Termine verschoben werden. Die Aufgaben bleiben an ihrem bisherigen Ort, Pfeile zeigen den neuen vorgeschlagenen Startpunkt und die Aufgabe erscheint an ihrer neuen Position als schraffiertes Element. Änderst du eine Aufgabe, aktualisiert sich die Vorschau automatisch.

Der Unterschied zum regulären Automatische Planung-Button liegt in der Kontrolle. Beim regulären Button werden alle Empfehlungen nach einer kurzen, zu bestätigenden Vorschau in einem Schritt ausgeführt. Im Vorschaumodus dagegen bleiben die Empfehlungen dauerhaft eingeblendet, und du entscheidest pro Vorschlag selbst, ob du ihn übernimmst, und verschiebst den Termin von Hand. So kannst du gezielt einzelne Vorschläge umsetzen, statt den kompletten Plan zu übernehmen. Sobald du den Modus abschaltest, werden die Vorschau-Änderungen wieder ausgeblendet.

🛡️ Projektrollen

Mit den optionalen Projektrollen definierst du die Rollen innerhalb eines Projekts und machst sie allen Beteiligten in einer eigenen Ansicht transparent. Zunächst geht es dabei nicht um zusätzliche Berechtigungen, sondern darum, sichtbar zu machen, wer im Projekt welche Rolle hat. Anders als Teams, die global über den gesamten Workspace gelten, können Projektrollen je Projekt frei zusammengestellt und Personen zugewiesen werden.

• Zentrale Definition: Ist die Funktion in der Organisation aktiviert, gibt es in den Workspace-Einstellungen einen neuen Menüpunkt Projektrollen. Er funktioniert ähnlich wie Teams, allerdings ohne feste Personenzuordnung. Hier legst du global fest, welche Projektrollen es überhaupt geben kann.
• Zuordnung im Projekt: In der Projektverwaltung gibt es den neuen Tab Berechtigungen. Wir haben darunter die bisherige Einstellung der Sichtbarkeit und die Projektrollen zusammengefasst. Wähle hier die Projektrollen aus, die im Projekt verwendet werden sollen, und weise die entsprechenden Personen zu.
• Optional als Berechtigungsstufe: Erst wenn du Projektrollen für Zugriffseinschränkungen auf Aufgaben oder Ordner verwendest, werden sie zu einer zusätzlichen, granularen und projektindividuellen Berechtigungsstufe. Zusätzlich lassen sich Projektrollen Aufgaben zuweisen, und sie funktionieren auch in Projekt-Templates.
• Anzeige in speziellem Widget: In einem eigens für Projektrollen zur Verfügung stehenden Widget können auf der Übersichtsseite die definierten Projektrollen angezeigt und bearbeitet werden.

🔌 Microsoft SharePoint: Anzeige im separaten Tab

Du kannst jetzt einen Ordner aus deinem Microsoft SharePoint mit deinem smenso-Projekt verbinden und ihn in einem separaten Tab im Projekt anzeigen. Der verknüpfte Ordner wird in diesem Tab eingebettet, sodass du jederzeit direkt in smenso auf die enthaltenen SharePoint-Dateien zugreifst, ohne die Plattform zu wechseln. So bleiben deine externen Dokumente an einer Stelle erreichbar.

📥 Import aus Microsoft Project

Der Aufgabenimport unterstützt jetzt zusätzlich das Format .mpp. Damit kannst du bestehende Projektpläne aus Microsoft Project direkt nach smenso übernehmen, statt sie manuell nachzubauen. Der Import übernimmt dabei nicht nur die Aufgaben selbst, sondern auch deren Dauern, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und die Termineinschränkungen. So bleibt die Planungsstruktur beim Umstieg 1:1 erhalten. 

Hinweis: Über den .mpp-Import importierte Aufgaben erhalten automatisch das Label Import MPP, um sie jederzeit identifizieren zu können. Das Label kann jedoch nachträglich auf Wunsch entfernt werden.

🌟 Verbesserungen

📅 Terminplanung und Aufgaben

• Felder markieren bei Klick: Die Felder Dauer, Plan-Aufwand und Ist-Aufwand werden beim Klick markiert, sodass sich deren Wert direkt überschreiben lässt. Das Verhalten ist damit an das der Ist-/Plan-Kosten- und Zahlen-Flavors in der Liste angeglichen.
• Meilensteine haben jetzt genau einen Termin: Ein Meilenstein markiert einen einzelnen Zeitpunkt im Projekt. Er kann daher weder eine Dauer noch einen eigenen Zeitraum aus Start- und Fälligkeitsdatum haben. Ab sofort wird daher beim Umwandeln einer Aufgabe in einen Meilenstein das Startdatum geleert und die Dauer auf 0 gesetzt, und die Felder Startdatum und Dauer sind bei einem Meilenstein gesperrt.

🖥️ Benutzeroberfläche und Bedienung

• Automatisches Speichern im Editor: Der Editor im Aufgabendetail speichert jetzt automatisch nach wenigen Sekunden und nicht mehr erst beim Verlassen. Das verringert das Risiko, dass sich mehrere Personen beim gleichzeitigen Bearbeiten gegenseitig überschreiben. Ggf. wird ein Hinweis angezeigt, ob Änderungen einer anderen bearbeitenden Person übernommen werden sollen.
• Kompaktere Widgets: Die Standardhöhe von Widgets in der Übersicht ist nun geringer. Außerdem wurde die Mindesthöhe von Listen-Widgets ist reduziert, und bei Listen-Widgets lassen sich nun Suchleiste und Spaltenzeile optional ausblenden, sodass mehr vom eigentlichen Inhalt sichtbar bleibt.
• Bestätigungsmeldung bei Automatischer Planung überarbeitet: Die Anzeige wurde bereinigt, und wo möglich, wird die Anzahl der betroffenen Aufgaben ausgegeben.
• Admin Center Anpassungen: Diverse Anpassungen an Farben, Dropdowns und Icons sorgen für ein konsistenteres Erscheinungsbild.
• Eingeladene Personen werden direkt angezeigt: Eingeladene Personen (Status Eingeladen im Admin Center) erscheinen in den Personenauswahldialogen jetzt direkt - entweder nur mit der E-Mail-Adresse, oder mit Namen, wenn er bei der Einladung bereits mitgegeben wird. So können eingeladene Personen noch vor Erstellung des smenso Kontos bereits im System verwendet werden.

📊 Ansichten, Filter und Suche

• Portfolio-Filter vervollständigt: Im Portfolio-Filter stehen jetzt alle Standardfelder zur Verfügung, die sich auch in der Projektliste einblenden lassen. Die Reihenfolge der Felder ist zudem sinnvoller gruppiert, sodass zusammengehörige Filter beieinanderstehen.
• Suchzeile im Ansichten-Menü: In Workspaces mit vielen Ansichten findest du eine bestimmte Ansicht jetzt schnell über ein Suchfeld, statt lange durch die Liste zu scrollen.
• Date-Filter erweitert: Der Datumsbereich-Filter, den du unter anderem in der Auslastung nutzt, ist um zukunftsgerichtete Optionen wie Morgen, Nächste Woche, Nächsten Monat, Nächstes Quartal und Nächstes Jahr ergänzt. Die Optionen sind jetzt klar nach Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft strukturiert.
• Filter nach Teams präzisiert: Teams stehen jetzt in einem eigenen Filterpunkt Zugewiesene Teams zur Verfügung, um Aufgaben zu filtern, denen tatsächlich ein Team zugewiesen ist. Ein neuer Filter Teams der zugewiesenen Person filtert dagegen nach Aufgaben, die Personen aus dem jeweiligen Team zugewiesen sind. Damit sind beide Fälle sauber voneinander getrennt.
• Summen für erfasste Zeit: Die Spalte Erfasste Zeit in der Listenansicht zeigt jetzt Summen auf Gruppierungsebene an, sodass du erfasste Zeiten über mehrere Aufgaben hinweg direkt ablesen kannst.
• Feed durchsuchbar und filterbar nach Personen: Der Feed lässt sich jetzt nach Personen durchsuchen und filtern, sodass du gezielt die Aktivitäten einer bestimmten Person nachvollziehen kannst.
• Feed zeigt Relation- und Datei-Flavor-Änderungen vollständig: Änderungen an Flavors vom Typ Relation und Datei werden im Feed jetzt vollständig dargestellt und nicht mehr abgeschnitten.
• Ansicht als Projekttab schützen: Eine Ansicht, die bereits als Projekttab verwendet wird, lässt sich in einem anderen Projekt nicht mehr auf „Nur für dieses Projekt" einstellen. Damit verhinderst du, dass ein Tab in anderen Projekten ungewollt verschwindet.
• Mehr vergangene Statusberichte : Das Widget Vergangene Statusberichte ist jetzt scrollbar und zeigt alle älteren Berichte an.
• Filter nach Freigaben in Alle Aufgaben-Liste: Der Filter wurde um mehrere Freigabe-relevante Optionen erweitert. 

🏷️ Flavors und Formeln

• Flavortyp-Wechsel strenger geschützt: Sobald für ein Flavor bereits Werte existieren, ist der Wechsel des Flavortyps grundsätzlich gesperrt. Nur die Rolle Admin können ihn noch vornehmen, dafür aber zu jedem anderen Typ. Ein Warndialog bestätigt die Änderung, damit ein Typwechsel mit bestehenden Werten nicht versehentlich passiert.
• Flavorgruppen auf- und zuklappen: Flavorgruppen lassen sich im Task und in den Projektstammdaten über einen Button auf- und zuklappen, analog zum Schnellaufklappen von Listen. Bei vielen Flavors behältst du so leichter den Überblick.
• Teams in Personenflavor auswählbar: Teams lassen sich jetzt in Personenflavors aufnehmen, sodass du in einem Personenfeld nicht nur einzelne Personen, sondern ganze Teams hinterlegen kannst.
• Koordinaten für Flächen einfügen: Koordinaten für Flavors vom Typ Fläche lassen sich jetzt im Format lat1,long1; lat2,long2; … einfügen, was das Übernehmen von Koordinaten aus anderen Quellen erleichtert.
• Formeln im Hintergrund berechnen: Formeln können nun nach und nach im Hintergrund berechnet werden - speichere die Einstellung in einer Ansicht, damit Ansichten mit vielen Formelberechnungen erheblich schneller laden.
• HTTP-Requests aus Buttons synchron: HTTP-Requests aus Buttons werden jetzt synchron aufgerufen, sodass nachgelagerte Schritte zuverlässig erst nach der Antwort ausgeführt werden.
• Ansicht über Button korrekt aufrufen: Ein über einen Button aufgerufenes Tab öffnet jetzt direkt die richtige, gegebenenfalls angepinnte Ansicht, ohne dass ein manueller Refresh nötig ist.

📈 Auslastung und Zeiterfassung

• Auslastung mit deutlich schnelleren Ladezeiten: Wir haben die Auslastungsansicht umfassend optimiert. In vielen Fällen laden die Daten jetzt 7- bis 10-mal schneller als zuvor, was gerade bei großen Workspaces mit vielen Personen und Aufgaben spürbar ist.
• Rollierende Zeiträume in der Zeitauswertung: Die Zeitauswertung ist um die rollierenden Zeiträume Letzte 12 Monate und Letzte 6 Monate ergänzt. Diese eignen sich besonders für wiederkehrende Auswertungen, weil sich der Zeitraum automatisch mitverschiebt.
• Wochentag in der Zeitenübersicht: Die Zeitenübersicht kann jetzt eine zusätzliche Spalte mit dem Wochentag zum jeweiligen Datum anzeigen, was das Einordnen von erfassten Zeiten erleichtert.
• Neues Tab „Team-Zeiten": Teamleitungen und Admins können über ein neues Zeiten-Tab die Zeiten ihrer Teammitglieder einsehen.

🛡️ Rollen, Rechte und Gäste

• Unteraufgaben immer anlegbar: Auch bei nur lesendem oder privatem Zugriff auf eine Hauptaufgabe lässt sich künftig eine Unteraufgabe anlegen, und in der selbst angelegten Unteraufgabe hat man Vollzugriff. Bei Bedarf lässt sich dieses Verhalten per Workspace-Einstellung wieder einschränken.
• Teamleitung pflegt eigene Teammitglieder: Teamleitungen können die Verwaltung von Mitgliedern des eigenen Teams eingeschränkt aufrufen, um z.B. Personenflavors ihrer eigenen Teammitglieder zu pflegen.
• Eingeschränkter Gast mit weniger Stammdaten: Für eingeschränkte Gäste werden Felder wie Budget, Beschreibung, Ziel und Nutzen im Stammdaten-Widget, in der Portfolio-Liste und im Portfolio-Board ausgeblendet, sodass diese Informationen extern nicht mehr sichtbar sind.

✅ Workflows und Freigaben

• Nach Freigaben im Feed filtern: Freigaben lassen sich künftig nachvollziehbar auswerten, also wer wann was freigegeben hat.
• Kommentarpflicht bei Ablehnung von Freigaben: Beim Klick auf Ablehnen öffnet sich jetzt ein Dialog, in dem ein Kommentar erforderlich ist. So ist immer festgehalten, warum eine Freigabe abgelehnt wurde.

⚙️ Einstellungen und Admin

• Feiertage: Rückfrage beim Generieren: Existieren im jeweiligen Jahr bereits Feiertage, fragt smenso beim erneuten Generieren per Dialog nach. Damit werden versehentliche Dubletten vermieden.
• Funktion "Feedback" als "veraltet" gekennzeichnet: Die Funktion wird als veraltet markiert, ist dauerhaft nicht mehr aktivierbar und wird in einem der nächsten Releases vollständig entfernt.

🔌 API und Integrationen

• Projekt-ID in Projekt-Endpunkten verfügbar: Über die API lässt sich jetzt die Projekt-ID setzen, der Code und nicht die interne GUID. Dabei greift dieselbe Eindeutigkeitsprüfung wie in den Projekteinstellungen, sodass keine doppelten IDs entstehen können.
• Private Aufgaben über API absichern: Über die API privat gesetzte Aufgaben werden jetzt korrekt behandelt und vorab gesperrt.
• Antwort-E-Mails verbessert: Bei eingehenden E-Mails (Antworten auf Kommentare) werden Signaturen und Bilder aus Signaturen jetzt besser herausgefiltert, sodass die erzeugten Aufgaben und Kommentare sauberer sind.
• CSV-Import erweitert: Der CSV-Import unterstützt jetzt mehrere Hierarchien und bietet eine Wahlmöglichkeit für das Zahlenformat. Zusätzlich gibt es diverse Anpassungen am Import-Dialog.

🐛 Bugfixes

🖥️ Benutzeroberfläche und Navigation

• Reactions-Menü: Emoji-Reaktionen funktionieren jetzt schon beim ersten Klick, das Menü bleibt nicht mehr hängen.
• Benachrichtigungen nachladen: In der Benachrichtigungsliste werden weitere Einträge jetzt korrekt nachgeladen.
• Scrollbalken im Dateien-Reiter: Der Scrollbalken bleibt jetzt auch beim Navigieren in Ordner mit vielen Dateien erhalten, sodass du zuverlässig durch lange Dateilisten scrollen kannst.
• Listenansicht scrollt an falsche Position: Bei der Neuanlage von Aufgaben über die Ordnerzeile scrollt die Ansicht nun zuverlässig an die richtige Zeile, in der die Aufgabe angelegt wurde.

📝 Aufgaben und Projekte

• Mehrere Aufgaben auf erledigt setzen: Beim gleichzeitigen Erledigen mehrerer Aufgaben mit Unteraufgaben wird jetzt auch die Hauptaufgabe zuverlässig auf erledigt gesetzt.
• Aufgabe favorisieren: Das Favorisieren einer Aufgabe erzeugt keine Fehler mehr.
• Zugewiesene Aufgaben aus privaten Projekten: Aufgaben aus privaten Projekten, auf die man keinen direkten Zugriff hat, lassen sich wieder zuverlässig öffnen, etwa aus dem Widget „Fällige Aufgaben" oder aus den zuletzt geöffneten Aufgaben.
• Meine Aufgaben bei neuen Nutzenden: Neue Nutzende haben wieder ihren Mein Ordner-Ordner in der Listenansicht.
• Ebenen in „Meine Aufgaben": Das Anpassen der Ebenen, also der Gruppierungstiefe, in Meine Aufgaben funktioniert wieder korrekt.
• Abhängigkeit bei entferntem Datum: Entfernt man Start- oder Fälligkeitsdatum, verschwindet der Balken im Gantt korrekt, und eine evtl. zugehörige Abhängigkeit wird ebenfalls korrekt entfernt.
• Status liken: Mehrfaches Liken und Unliken summiert sich nicht mehr fehlerhaft, und der Like bleibt nach einem Refresh erhalten. Außerdem lassen sich jetzt alle möglichen Reaktionen verwenden.
• Datei-Berechtigung bei privater Aufgabe: Wird eine Aufgabe nach dem Verknüpfen einer Datei im Dateien-Tab auf privat gesetzt, wird auch die Datei nicht mehr für unberechtigte Personen angezeigt.

📊 Ansichten und Filter

• Auslastung: Ansichtsoptionen speichern: Ansichtsoptionen werden in der Auslastung wieder zuverlässig gespeichert und bleiben nach einem Refresh erhalten.
• Ordner in Board-Ansicht: Auch der jeweils letzte Ordner im Board lässt sich wieder verschieben und löschen.
• Unteraufgaben löschen: Das Löschen mehrerer Unteraufgaben, die selbst wieder Unteraufgaben haben, funktioniert wieder.
• Verschachtelte Filtergruppen: Das Anlegen von Gruppen innerhalb von Gruppen im Filter-Dialog ist stabilisiert, sodass sich auch komplexere Filterlogiken zuverlässig abbilden lassen.
• Portfolio-Ansichten teilen: Beim Teilen einer Portfolio-Ansicht per Link werden wieder die vorgesehenen Spalten übernommen, sodass Empfänger die Ansicht so sehen, wie sie gedacht ist

🏷️ Flavors und Labels

• Personenflavors vollständig: Im Mitglieder-Dialog werden beim Hinzufügen von Personenflavors wieder alle Flavors angezeigt, auch solche, die neu über die globale Flavorverwaltung angelegt wurden.
• Duplikatprüfung wieder korrekt: Beim Erstellen oder Umbenennen von Flavors wird der Name wieder korrekt auf Duplikate geprüft.

📑 Vorlagen

• „Zeiterfassung sperren" aus Vorlage: Beim Anwenden einer Aufgaben-Vorlage, einzeln oder per Bulk, wird die Option Zeiterfassung sperren jetzt korrekt übernommen.
• „Flavorgruppen sperren" korrekt: Beim Anwenden einer Aufgaben-Vorlage werden für das Flag Flavorgruppen sperren jetzt der anwendende Nutzende und der Anwendungszeitpunkt gesetzt, statt die Werte 1:1 aus der Vorlage zu übernehmen.
• Workflow von Unteraufgaben: Unteraufgaben aus einer Vorlage erhalten den in der Vorlage hinterlegten Workflow, anstatt des im Projekt eingestellten.

🔌 Integrationen

• Microsoft Teams-App Authentifizierung: Ein Authentifizierungsproblem der Teams-App beim Wechsel zwischen Tab und Chat ist behoben.

⚙️ Admin Center

• User zum Besitzer machen: Das Hochstufen einer Person zum Workspace-Besitzer:in funktioniert wieder fehlerfrei.

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