🪄 Wie smenso KI arbeitet

smenso unterstützt dich mit KI-Funktionen beim Schreiben, Strukturieren, Zusammenfassen, Auswerten und Berichten sowie beim Anlegen und Erweitern von Projekten. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick: welche KI-Funktionen es gibt, wie du sie aktivierst, wie sie mit deinen Daten umgehen und wie die Nutzung über Credits funktioniert.

Die KI-Funktionen im Überblick

Zu jeder Funktion findest du in diesem Abschnitt einen eigenen Artikel mit einer genauen Anleitung.

Was der KI-Chat kann

Den KI-Chat öffnest du in den Aufgabendetails. Er kennt die geöffnete Aufgabe und ihr Projekt. Du kannst ihm Fragen stellen oder ihn bitten, etwas für dich zu ändern.

Fragen zur Aufgabe

• Aufwand, Fälligkeit und Verantwortliche, zum Beispiel „Ist die Aufgabe überfällig?"
• Stand der Unteraufgaben
• Abhängigkeiten: woran die Aufgabe hängt, was gerade blockiert und wer auf ihren Abschluss wartet
• Änderungsverlauf: was sich geändert hat, mit altem und neuem Wert, wer die Änderung vorgenommen hat und wann

Fragen zum Projekt

• Stand des Projekts und was seit einem bestimmten Zeitpunkt passiert ist
• überfällige Aufgaben und deine anstehenden Fälligkeiten
• Stand und Inhalt anderer Aufgaben, auch im Vergleich zur geöffneten Aufgabe
• ähnliche oder doppelt angelegte Aufgaben, auch unter den bereits erledigten
• Auslastung: wer im Projekt wie viel offen hat

Änderungen an der Aufgabe

• Werte ändern: zum Beispiel Fälligkeit, geplanter Aufwand oder Priorität, etwa mit „Setz die Fälligkeit auf nächsten Freitag". Den Aufwand kann der Chat auch schätzen und erklärt dabei, wie er auf den Wert kommt.
• Titel und Beschreibung: umformulieren, Rechtschreibung korrigieren, erweitern oder übersetzen. Für Übersetzungen werden derzeit 46 Sprachen unterstützt. Ist eine Sprache nicht dabei, sagt dir der Chat das.
• Unteraufgaben: Der Chat kann Unteraufgaben vorschlagen. Bestehende Unteraufgaben verändert oder löscht er nicht.

Änderungen übernimmt der Chat direkt in die Aufgabe. Du siehst sie sofort und kannst sie wie gewohnt weiterbearbeiten.

Was der Chat nicht ändert

• Status und Zuweisung einer Aufgabe
• Werte, die nicht zusammenpassen, etwa einen Start nach der Fälligkeit
• Daten anderer Aufgaben

In diesen Fällen sagt dir der Chat, warum er die Änderung nicht vornimmt, und lässt die Aufgabe unverändert.

Rückfragen bei unklaren Anfragen

Ist eine Anfrage nicht eindeutig, fragt der Chat nach, statt zu raten. Das passiert zum Beispiel in diesen Fällen:

• Mehrere Personen oder Aufgaben passen zu deiner Angabe, etwa zwei Personen mit demselben Vornamen oder mehrere Aufgaben mit „Planung" im Titel.
• Ein Name wird nicht gefunden, aber es gibt einen ähnlichen. Dann fragt der Chat zum Beispiel, ob du mit „Marko" die Person „Marco" meinst.
• Eine Übersetzung ist in mehreren Varianten möglich, etwa in vereinfachtem oder traditionellem Chinesisch.

Die Rückfrage erscheint mit Auswahlmöglichkeiten. Du klickst die passende Option an oder wählst „Andere…" und gibst deine Antwort selbst ein. Hat der Chat mehrere Fragen, zeigt er sie nacheinander an, und du kannst zwischen ihnen zurückspringen. Schließt du die Rückfrage mit dem ×, wird nichts gesendet. Schreibst du stattdessen eine neue Nachricht, verwirft der Chat die Rückfrage und bearbeitet deine neue Anfrage.

Eindeutige Teile einer Anfrage erledigt der Chat sofort. Bittest du ihn etwa, den Titel zu kürzen und die Beschreibung ins Chinesische zu übersetzen, kürzt er den Titel direkt und fragt nur zur Übersetzung nach. Rückfragen selbst verbrauchen kaum Credits.

So erkennt der Chat Personen

• Kurze Namen mit weniger als drei Buchstaben erkennt der Chat nur bei exakter Übereinstimmung. Mit „Al" ist also Al gemeint und nicht Alfred.
• Haben zwei Personen denselben Anzeigenamen, unterscheidet der Chat sie in der Rückfrage anhand der E-Mail-Adresse.
• Gibt es keinen passenden oder ähnlichen Namen im Projekt, sagt dir der Chat das.

Zeiträume

• Fragen zum Änderungsverlauf und dazu, was passiert ist, beantwortet der Chat für die letzten 90 Tage.
• Vorausschauende Fragen, etwa nach einem Projektüberblick, beantwortet er für die nächsten 30 Tage.

Fragst du nach einem längeren Zeitraum, weist dich der Chat auf diese Grenze hin.

Praktisch im Alltag

• Du kannst mehrere Wünsche in einer Nachricht kombinieren, zum Beispiel „Kürze den Titel und setz die Priorität auf hoch".
• Aufgaben und Projekte in den Antworten sind verlinkt und öffnen sich in einem neuen Tab.
• Fährst du mit der Maus über einen Namen, siehst du die Profilkarte der Person.
• Der Chat antwortet in der Sprache, in der du schreibst.
• Bittest du den Chat, die Aufgabe oder ihre Kommentare zusammenzufassen, speichert er die Zusammenfassung an der Aufgabe. Fragst du nach einer eingegrenzten Zusammenfassung, etwa nur zu den Risiken, bekommst du sie als Antwort im Chat. Die gespeicherte Zusammenfassung bleibt dann unverändert.

Demnächst verfügbar

Diese KI-Funktionen sind in Vorbereitung und werden nach und nach freigeschaltet:

• KI-Chat im Workspace: beantwortet Fragen und erledigt Aufträge projektübergreifend, mit allen Daten, auf die du Zugriff hast
• KI-Schreibassistent in weiteren Feldern, zum Beispiel in den Projektstammdaten
• KI-Suche: workspace-weite Suche mit KI
• KI-Projektplan: Terminplanung mit KI im Chat sowie in Timeline und Gantt
• KI-Flavors: benutzerdefinierte Felder, die die KI manuell oder automatisch befüllt
• KI-Formeleditor: Unterstützung beim Erstellen von Formeln für berechnete Felder
• KI-Workflow-Builder: Automationen mit KI erstellen
• KI-Teammitglieder: KI, die zugewiesene Routineaufgaben selbstständig erledigt

KI im Workspace aktivieren

Die KI-Funktionen sind in jedem Workspace zunächst deaktiviert. Nur Workspace-Besitzer können sie im Admin Center für den gesamten Workspace aktivieren. So kann dein Unternehmen vorher zum Beispiel eine Prüfung durch Datenschutz, IT-Sicherheit oder Betriebsrat abschließen.

Die Aktivierung lässt sich jederzeit wieder zurücknehmen. Solange die KI-Funktionen nicht aktiviert sind, sind sie für niemanden im Workspace sichtbar und es werden keine Credits verbraucht.

So geht die KI mit deinen Daten um

• Nur auf deine Anfrage. Die KI wird nur aktiv, wenn du eine KI-Funktion startest. Sie arbeitet nicht selbstständig im Hintergrund.
• Nur Daten, die du sehen darfst. Die KI verwendet ausschließlich Inhalte, auf die du in smenso Zugriff hast.
• Einzelne Felder ausschließen. Flavors lassen sich gezielt für die KI sperren. Gesperrte Flavors bezieht keine KI-Funktion ein.
• Verarbeitung in der EU. Die Verarbeitung erfolgt über Microsoft Azure AI Foundry, ausschließlich in europäischen Rechenzentren innerhalb der EU-Datenzone von Microsoft.
• Kein Training mit deinen Daten. Deine Inhalte werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.

Ergebnisse übernehmen und prüfen

Je nach Funktion übernimmst du Ergebnisse unterschiedlich:

• Direkt übernommen: Der Schreibassistent setzt seinen Text sofort in das Feld ein. Auch Änderungen, um die du den KI-Chat bittest, übernimmt er direkt. Du kannst alles danach wie gewohnt bearbeiten.
• Als Vorschlag: Unteraufgaben übernimmst du einzeln oder alle auf einmal. Vorgeschlagene Antworten auf Kommentare landen als Entwurf im Kommentarfeld und werden erst gepostet, wenn du sie selbst absendest. Aus Kommentaren erkannte Aufgaben legst du bei Bedarf als Unteraufgaben an. Den Entwurf eines Statusberichts prüfst du, bevor du ihn speicherst oder veröffentlichst. Den Gesamtstatus setzt du selbst.

KI kann sich irren oder Details übersehen. Prüfe die Ergebnisse deshalb, bevor du sie weiterverwendest oder mit anderen teilst.

Wie KI-Credits funktionieren

Jede KI-Aktion verbraucht Credits aus einem gemeinsamen Kontingent deines Workspace.

• Jeder bezahlte Platz bringt je nach Plan Credits pro Monat ein: 150 bei Business, 250 bei Business+ und 500 bei Enterprise. Bei 20 Plätzen im Business+ Plan stehen dem ganzen Team also 5.000 Credits zur Verfügung.
• Das Kontingent wird jeden Monat erneuert, und zwar an dem Tag, an dem dein Abonnement begonnen hat. Das gilt auch bei jährlicher Zahlung. Nicht genutzte Credits verfallen mit der nächsten Erneuerung.
• Aufwändige Aktionen verbrauchen mehr Credits als einfache. Eine Projektanlage kostet zum Beispiel mehr als das Umformulieren eines Satzes.
• Credits werden für die Verarbeitung verbraucht. Das gilt auch, wenn eine Aktion fehlschlägt, du sie abbrichst oder das Ergebnis verwirfst. Liegt der Fehler bei uns, schreiben wir dir die Credits auf Anfrage gut.

Ist das Kontingent aufgebraucht, pausieren die KI-Funktionen bis zur nächsten Erneuerung. Alles andere in smenso funktioniert normal weiter. Braucht dein Team mehr Credits, lässt sich ein monatliches Credit-Paket dazubuchen: S mit 2.500, M mit 10.000 oder L mit 50.000 Credits. Als Workspace-Besitzer fragst du ein Paket im Admin Center an, unser Vertrieb meldet sich dann mit einem Angebot. Das Paket wird gemeinsam mit deinem Abonnement abgerechnet, die Credits daraus kommen monatlich hinzu. Automatische Zusatzkosten entstehen nicht.

Alle Details findest du im Artikel So funktionieren KI-Credits.

Verbrauch einsehen

Alle Mitglieder sehen in der App unter Workspace-Einstellungen ihren eigenen Verbrauch und den des gesamten Workspaces. Eine kleine Anzeige im Avatar-Menü zeigt jederzeit, wie viel des gemeinsamen Guthabens schon genutzt ist. Sind 85 % verbraucht, erscheint zusätzlich ein Hinweis in der Seitenleiste.

Als Workspace-Besitzer findest du im Admin Center unter KI-Nutzung weitere Auswertungen und Optionen.