Aufgabenvorlagen

Aufgaben können als Vorlage gespeichert werden. Mit Aufgabenvorlagen kannst Du bestimmte Aufgaben ganz einfach wiederverwenden. Das ist besonders praktisch, wenn Aufgaben bestimmten Prozessen folgen sollen, sie immer bestimmte Flavors (Zusatzfelder) enthalten sollen, oder bestimmte Unteraufgaben immer schon im Bauch sein sollen - eben für alles, was Du zukünftig ggf. wiederverwenden möchtest. 

Neue Aufgaben aus einer Vorlage erstellen

1. In (Aufgaben-)Listenansichten und (Aufgaben-)Boardansichten werden an mehreren Stellen optionale Hinzufügen-Buttons angeboten, die mit einem Pfeil nach unten ( ) gekennzeichnet sind: 
   1. In der Liste auf oberster Ebene:
   2. In der Liste auf Aufgabenebene:  
   3. In der Liste auf Unteraufgabenebene:
   4. Im Board über jeder Spalte im Hinzufügen-Bereich:
2. Wähle an einer dieser Stellen nicht das + sondern den Pfeil nach unten daneben aus
3. Im sich öffnenden Menü gibt es mehrere Auswahlmöglichkeiten:
   
   
   
   
   1. + Aufgabe anlegen: Legt eine "leere" Aufgabe ohne Vorlage an
      (Ausnahme: Im Projekt kann auch eine Vorlage als Standardvorlage für neue Aufgaben hinterlegt sein, in diesem Fall wird diese angewendet)
   2. Meilenstein anlegen: Legt eine "leere" Aufgabe ohne Vorlage an, die als Meilenstein gekennzeichnet wird
   3. Ordner anlegen: Legt einen neuen Ordner an
   4. Vorlagen: Unter der Überschrift Vorlagen werden angepinnte Vorlagen angezeigt. Alternativ kann über Vorlagen durchsuchen nach allen Vorlagen im Arbeitsbereich gesucht werden.
   5. Wähle direkt eine angepinnte Vorlage aus oder wähle eine Vorlage aus dem Vorlagenmanager (✨ Vorlagen durchsuchen), um eine neue Aufgabe direkt mit der gewählten Vorlage anzulegen.
   6. Voilà! Du hast eine neue Aufgabe aus deiner Vorlage angelegt.

Aufgabenvorlagen auf bestehende Aufgaben anwenden

1. Erstelle eine neue Aufgabe
2. Öffne die neue Aufgabe und klicke auf das ✨-Symbol
3. Wähle ✨ Vorlagen durchsuchen

   
   
   

4. Suche nach einer Vorlage aus dem Workspace
   
   
   
   
5. Klicke auf Vorlage verwenden, um die Vorlage direkt auf die geöffnete Aufgabe anzuwenden
   Oder klicke auf eine Vorlagenzeile, um mehr über die Vorlage zu erfahren
6. Im nächsten Schritt kannst Du bestimmen, welche Felder aus der Vorlage auf die geöffnete Aufgabe angewendet werden sollen. Wähle Alles importieren oder Benutzerdefiniert. Unter Benutzerdefiniert können die Felder und Werte ausgesucht werden, die aus der Vorlage übernommen werden sollen.
   
   
   
   
7. Setze den Schalter Feldinhalte überschreiben, wenn vorhandene Feldinhalte (z.B. Datum) überschrieben werden sollen. Ist der Schalter nicht aktiviert, werden vorhandene Feldinhalte ignoriert, auch wenn in der Vorlage andere Werte vorhanden wären.

Aufgabenvorlagen erstellen

1. Öffne eine beliebige Aufgabe, die Du als Vorlage speichern willst

2. Klicke auf das ✨-Symbol
3. Wähle 💾 Vorlage speichern

   

4. Gib der Vorlage einen Titel und ergänze optional eine Beschreibung
5. Wähle aus, mit wem Du die Vorlage teilen möchtest
   1. Nur mir: Sie wird nur für Dich sichtbar sein
   2. Alle Mitglieder: Nur Mitglieder des Workspaces sehen die Vorlage
   3. Mitglieder und Gäste: Alle Mitglieder des Workspaces und Gäste sehen die Vorlage
   4. Personen / Teams: Bestimmte Personen / Teams sehen die Vorlage
      
      
      
      
6. Setze den Haken bei An Schnellzugriff anpinnen, um die Vorlage direkt in Deinen persönlichen Schnellzugriff (✨-Menü) aufzunehmen. Du kannst dies auch nachträglich machen.
7. Klicke Speichern

Aufgabenvorlagen bearbeiten

1. Öffne eine Aufgabe
2. Öffne das Vorlagenmenü über das ✨-Symbol
3. Wähle ✨ Vorlagen durchsuchen
   
   
   
   
4. Öffne das Optionsmenü und wähle Bearbeiten
   
   
   
   
5. Bearbeite die Vorlage und speichere sie regulär, in dem Du aus dem Fenster klickst.

Aufgabenvorlagen löschen

1. Öffne eine Aufgabe
2. Öffne das Vorlagenmenü über das ✨-Symbol
3. Wähle ✨ Vorlagen durchsuchen
4. Öffne das Optionsmenü und wähle Löschen
   
   

Vorlagen anpinnen / Schnellzugriff

Vorlagen können angepinnt werden. Im ✨-Menü einer Aufgabe werden angepinnte Vorlagen im Schnellzugriff angeboten. Angepinnte Vorlagen sind eine persönliche Einstellung.

Vorlagen können auf diese Arten angepinnt werden:

• Setze beim Erstellen einer Vorlage (siehe oben) den Haken bei An Schnellzugriff anpinnen
• Öffne das ✨-Menü und wähle den Punkt Vorlagen durchsuchen, im nächsten Schritt wähle das Pin-Icon:
  

Im Schnellzugriff-Menü kann eine angepinnte Vorlage per Klick auf das -Symbol wieder entfernt werden.

Beispiel für eine Vorlage: "Fehlermeldung" (aus dem IT-Umfeld)

• Weise einen QA-Verantwortlichen oder das Support-Team zu
• Füge Beobachter hinzu, die informiert bleiben müssen
• Füge wichtige Flavors hinzu, die die Fehlermeldung genauer beschreiben und kategorisieren (z.B. Kritikalität, Priorität, etc.)
• Füge ein Label hinzu, z.B. dass es ein intern gemeldeter Fehler ist
• Füge Hinweise für das Beschreibungsfeld hinzu, um dem Ersteller Tipps für wichtige Inhalte zu geben
• Füge typische Unteraufgaben hinzu
• Hinterlege einen speziellen Workflow, den die Aufgabe durchlaufen soll