Integration mit Power Automate

Für die Integration von externen Daten über die smenso API (z.B. über Webformulare) kann Power Automate von Microsoft genutzt werden.

Es gibt viele Szenarien die damit realisiert werden können, sowohl für eingehende Daten als aus ausgehende Daten.

In diesem Beispiel zeigen wir, wie man Daten aus einem Microsoft Forms Formular über Power Automate in ein smenso Projekt bzw. smenso Aufgaben importieren kann.

Formular erstellen (in Microsoft Forms)

Zunächst wird mittels Forms ein Formular erstellt, welches alle Informationen beinhaltet, die in eine smenso Aufgabe übertragen werden sollen.

Dabei können die verschiedenen Felder entweder als Ganzes in das Beschreibungsfeld einer Aufgabe integriert werden, oder separat in verschiede Flavors verteilt werden, welche zuvor in smenso angelegt und vorhanden sein müssen.

Hier ein Beispiel eines Formulars zur Erfassung einer Projektidee:

Um die Daten aus dem Formular weiterzuverarbeiten und in smenso zu integrieren, öffne Power Automate.

Integration mit Power Automate

1. Öffne die Administrationsoberfläche von Power Automate
2. Wähle Meine Flows
3. Wähle Neuer Flow, um einen neuen Cloud-Flow zu erstellen
4. Wähle Automatisierter Cloud-Flow
   
   
   
   
5. Gib dem Flow einen sinnvollen Namen und suche unter Flowtrigger nach Microsoft Forms
6. Wähle nun dein zuvor erstelltes Formular im Auswahlmenü aus
7. Suche mit + Neuer Schritt erneut nach Forms und wähle Antwortdetails abrufen
8. Wähle erneut das zuvor erstellte Formular, im Feld Antwort-ID suche den Wert Antwort-ID.
   
   
   
   Zusammengefasst bedeutet das, dass der Auslöser des Flows das Abschicken eines bestimmten Microsoft Forms Formulars ist. Der nächste Schritt ruft die Antworten des Formulars ab.
   
   
9. Als nächstes wählt man den Premium Trigger HTTP Request aus und konfiguriert die Integration:
   
   
   
   
10. Nachfolgender Screen zeigt die Konfiguration zur Integration in smenso:
    
    

Der Inhalt ist wie folgt auszufüllen:

• Methode: POST
• URI: https://MeinWorkspace.smenso.cloud/skyisland/api/Integration/ImportTask - ersetze MeinWorkspace bitte durch die Subdomain Deines Workspaces.
• Überschriften:
  • In der linken Spalte muss der Ausdruck Authorization eingetragen werden:
  • In der rechten Spalte muss der gesamte Basic Token eingetragen werden, der userbasiert im Admin Center erstellt werden kann. Mehr zur Erstellung eines eigenen API Tokens erfahren ↗️
• Abfragen: Kann freigelassen werden
• Cookie: Kann freigelassen werden
• Körper:

<Tasks projectId="5a4ada49-Project-GUID-2afea8a1947b">
 <Task>
   <Id>Task-GUID</Id>
   <Title>A Task</Title>
   <Description><![CDATA[<b>Description</b><br>Hello!]]></Description>
   <Priority>1</Priority>
   <StartDate>04.05.2022 +02:00</StartDate>
   <DueDate>18.5.2022 +2:00</DueDate>
   <PlannedCost>200</PlannedCost>
   <Cost>100</Cost>
   <Duration>120</Duration>
   <PlannedDuration>180</PlannedDuration>
  </Task>
</Tasks>

Bemerkungen zum Körper:

Die bunt formatierten Werte müssen durch fixe oder dynamische Inhalte des Microsoft Forms Formulars  ersetzt werden. Ein Klick in das Körper-Feld öffnet ein Fenster mit verfügbaren dynamischen Inhalten des verknüpften Microsoft Forms Formulars. 

=>

Der Flow importiert (oder aktualisiert) generell Aufgaben in einem definierten Projekt. Deshalb muss zunächst das Projekt definiert werden, in das die Aufgaben importiert werden sollen.

1. projectId (verpflichtend): In Anführungszeichen muss hier die Project ID eingesetzt werden. Die Project Id ist eine GUID und kann derzeit nur über einen kleinen Umweg ermittelt werden.
   1. Öffne das Projekt, in das die Aufgaben importiert werden sollen
   2. Wähle eine beliebige Ansicht (in der Liste, im Board oder Timeline)
   3. Öffne im Menü Ansicht den Button für Teilen
   4. Wähle im sich öffnenden Fenster unter API Link den Button Kopieren
      
      
   5. Füge den Link im Zwischenspeicher in einem beliebigen Editor ein und kopiere die unten markierte ID und füge sie im XML Ausdruck ein. Es ist wichtig, dass die Bindestriche erhalten bleiben.
      
      
      
      
2. Id:
   1. Wenn bei jeder Ausführung des Flows eine neue Aufgabe angelegt werden soll, kann das Tag leer bleiben (Task-GUID löschen).
   2. Wenn bei Ausführung des Flows eine bestehende Aufgabe aktualisiert werden soll, kann hier die Task-GUID der entsprechenden Aufgabe eingetragen werden.
3. Title (verpflichtend): Hier vergebene fixe/dynamische Werte werden in den Aufgabentitel importiert.
4. Description (optional): Inhalte werden hier in das Feld Beschreibung der Aufgabe übernommen. Im Feld Beschreibung können die HTML Tags "h1", "br", "ul", "li", "a", "b", "p", "h2", "h3", "h4" und "h5" verwendet werden, allerdings ist HTML ist an dieser Stelle nur erlaubt, wenn man die Ausdrücke mit einem vorangestellten CDATA schreibt, also:
   
   <Description><![CDATA[HTML-INHALT]]></Description>
   
   
5. Priority (optional): Akzeptiert die Werte 1 (niedrig) bis 4 (sehr hoch). 
6. StartDate, DueDate (optional): Die Felder werden in die Startdatum / Fälligkeitsdatum-Felder der Aufgabe importiert. Sollen die Datumsfelder fix sein, müssen sie mit dem aktuellen Zeitzonen-Offset angegeben werden.
7. PlannedCost, Cost (optional): Wird in die Felder IST-Kosten / Plankosten importiert.
8. PlannedDuration, Duration: Die Dauer und die geplante Dauer müssen in Minuten angegeben werden (fix/dynamisch) und werden in die Felder IST-Aufwand bzw. Planaufwand importiert.

Werte aus Formularen können auch in Flavors (benutzerdefinierte Felder) importiert werden. Dies erfordert allerdings aktuell noch eine Anpassung der Verbindung unsererseits. Falls das gewünscht ist, komme bitte auf uns zu.

Weitere Schritte im Flow

In dem Flow können zusätzlich noch beliebige weitere Aktionen ausgeführt werden, z.B. eine Nachricht in einen Microsoft Teams Kanal posten oder eine E-Mail versenden. Dies ist jedoch optional.