Aufträge
Die Verwaltung von Aufträgen ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Baukostenverwaltung. smenso bietet eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Kontrolle von Aufträgen und Rechnungen. Hier sind die Hauptfunktionen und Vorteile unserer Auftragsverwaltung:
Übersicht und Verwaltung von Aufträgen
- Zugriff auf Aufträge und Rechnungen: Über die Ansichten können Benutzer schnell auf die Übersicht der Aufträge und Rechnungen zugreifen.
- Auftragserstellung: Bei der Erstellung eines neuen Auftrags kann eine individuelle Bezeichnung vergeben werden. Ein automatisierter Auftragstitel wird generiert, der auf der ID des Auftrags und der Bezeichnung basiert. Dieser Titel ist wichtig für die spätere Zuordnung zu Rechnungen.
- Flexibilität bei der Auftragsbezeichnung: Der Auftragstitel kann frei definiert werden, um zusätzliche Informationen wie Kreditoren oder kundenspezifische Daten aufzunehmen.
Verteilung auf Kostenkontrolleinheiten (KKE)
- Zuweisung von KKE: Benutzer können den Auftrag auf eine spezifische Kostenkontrolleinheit (KKE) verteilen. Das Restbudget der KKE wird dabei angezeigt.
- Leistungskatalog: Leistungen können frei definiert oder aus dem Standardleistungsbuch ausgewählt werden, welches in den Projektleistungskatalog integriert ist.
Grunddaten und Kosten
- Erfassung von Grunddaten: Wichtige Grunddaten wie interne Nummern, Auftragsnummern, Gewerke, Kostengruppen, Vergabearten und Kreditoren können erfasst werden. Kreditoreninformationen können synchronisiert und aus ERP- oder CRM-Systemen übernommen werden.
- Kostenerfassung: Die Kosten können netto eingetragen werden, und die Mehrwertsteuer wird automatisch berechnet. Der Zahlungsstand und das Restbudget der Kostengruppen werden ebenfalls angezeigt.
- Nachtragsverwaltung: Nachträge werden als Unterdatensätze angelegt und können separat verwaltet werden. Es gibt spezielle Vorlagen für Nachträge.
Bürgschaften und Sonderbedingungen
- Bürgschaften und Abzüge: Benutzer können verschiedene Arten von Bürgschaften und Abzügen hinterlegen, wie Vertragserfüllungsbürgschaften, Mängel, Baustromabzug etc.
- Zusätzliche Einstellungen: Automatisierte Skontoabzüge und Bemerkungen können hinzugefügt werden. Es besteht die Möglichkeit, Wiedervorlagen für Erinnerungen zu setzen.
Workflow und Freigabe
- Auftrags-Workflows: Aufträge durchlaufen verschiedene Workflow-Schritte wie Entwurf, Freigabe zum Versand, Bearbeitung und Abschluss. Jeder Schritt kann mit einem Freigabeworkflow versehen werden, der sicherstellt, dass alle notwendigen Genehmigungen eingeholt werden, bevor der Auftrag vergeben oder im ERP-System angelegt wird.
Weitere Funktionen
- Auftragsdeckblatt: Ein Auftragsdeckblatt kann generiert werden, welches alle relevanten Informationen zusammenfasst (nicht verfügbar im Testsystem).
- Integration mit ERP-Systemen: Die Auftragsverwaltung ist kompatibel mit ERP-Systemen wie SAP, um eine nahtlose Integration und Datenübertragung zu gewährleisten.
smenso zur Auftragsverwaltung im Bauwesen bietet eine umfassende, flexible und benutzerfreundliche Plattform zur effizienten Verwaltung und Kontrolle von Aufträgen und Rechnungen. Durch die Integration in bestehende Systeme und die Möglichkeit, spezifische Anforderungen der Nutzer zu berücksichtigen, stellen wir sicher, dass Ihre Projekte reibungslos und erfolgreich abgewickelt werden.
Rechnungen
Die Funktionen zur Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen, basieren auf zuvor angelegte Aufträge. Hier sind die Hauptfunktionen und Vorteile unserer Rechnungsverwaltung:
Integration und Übernahme von Auftragsinformationen
- Verknüpfung mit Aufträgen: Bei der Erstellung einer neuen Rechnung wird der entsprechende Auftrag ausgewählt. Informationen wie Kreditor, Kostengruppe, Auftragsnummer und Abzüge etc. werden automatisch aus dem Auftrag übernommen.
- Automatische Datenübernahme: Diese Funktion sorgt dafür, dass keine wichtigen Details vergessen werden und reduziert den manuellen Aufwand. Benutzer können die übernommenen Daten bei Bedarf anpassen.
Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen
- Grunddaten der Rechnung: Erfassung von Rechnungsdatum, Rechnungseingang, Rechnungsnummer und interner ID. Dies gewährleistet eine vollständige und präzise Dokumentation.
- Kostendetails: Angabe von Nettobetrag, Mehrwertsteuer, Rabatten und Abzügen. Automatische Berechnung von Skonto und anderen Abzügen basierend auf den Auftragsinformationen.
- Zahlungsstatus: Markierung der Rechnung als Schlusszahlung und Möglichkeit zum Ausdruck von Zahlungsanordnungen.
Workflow und Freigabe
- Individuelle Workflows: Rechnungen durchlaufen verschiedene Freigabestufen wie sachliche Prüfung, kaufmännische Prüfung, Freigabe zur Zahlung und Bezahlung. Diese Workflows sind individuell anpassbar und können auf spezifische Kundenanforderungen zugeschnitten werden.
- Workflow-Konfiguration: Über ein benutzerfreundliches Einstellungsmenü können Workflows nach Bedarf angepasst und optimiert werden.
Übersicht und Kontrolle
- Tabellarische Übersicht: Alle Aufträge und Rechnungen werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Informationen wie Restbudget der KKE, Auftrag brutto, Auftrag plus Nachtrag brutto, Rechnungen brutto, Zahlungsstand und Obligo sind auf einen Blick ersichtlich.
- Detaillierte Informationen: Zusätzlich zu den Standardinformationen können weitere benutzerdefinierte Spalten hinzugefügt werden, um alle relevanten Daten im Blick zu behalten.
Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
- Spaltenanpassung: Benutzer können nach Bedarf neue Spalten hinzufügen und bestehende anpassen, um eine individuelle Ansicht zu erstellen.
- Planungsintegration: Die Übersicht erleichtert die Planung und Umplanung, indem sie zeigt, welche Budgets bereits vergeben sind und welche noch verfügbar sind.
Durch die nahtlose Integration in die Auftragsverwaltung und die Möglichkeit zur individuellen Anpassung der Workflows stellen wir sicher, dass Ihre Projekte reibungslos und effizient abgewickelt werden.
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