Aufgaben

🎯 Ziel dieses Abschnitts

Das Modul Aufgaben bildet das Herzstück der täglichen Projektarbeit in smenso.
Hier werden alle To-dos, Arbeitspakete und Prüfpunkte zentral verwaltet, priorisiert und nachverfolgt.
Jede Aufgabe kann mit Verantwortlichen, Terminen, Anhängen und Kommentaren versehen werden – so entsteht eine klare, nachvollziehbare Aufgabensteuerung.

5.1 Aufbau der Aufgaben-Ansicht

Die Aufgabenansicht zeigt alle erfassten Aufgaben in einer tabellarischen Übersicht.
Jede Zeile steht für eine eigenständige Aufgabe oder Unteraufgabe.

Typische Spalten:

• Spalte – Beschreibung
• Titel – Bezeichnung der Aufgabe
• Priorität – Einstufung der Wichtigkeit (hoch/ mittel/ niedrig)
• Zugewiesen an – Verantwortliche Person oder Team
• Startdatum / Fälligkeitsdatum – zeitliche Planung
• Status – Aktueller Bearbeitungsstand (nicht begonnen, in Arbeit, erledigt)
• Beschreibung – Kurzbeschreibung der Aufgabe
• Labels – optionale Kennzeichnung, z. B. nach Themen, Gewerken oder Bauabschnitt

💡 Tipp:
Durch Filter und Gruppierungen (z. B. nach Verantwortlichem oder Status) können Aufgaben übersichtlich sortiert werden.
So behält man in großen Projekten schnell den Überblick über offene Themen.

5.2 Detailansicht einer Aufgabe

Ein Klick auf den Aufgabentitel öffnet die Detailmaske.
Hier werden alle relevanten Informationen zur Bearbeitung angezeigt.

Bereiche der Detailansicht:

Allgemein

• Titel: automatisch aus dem Listeneintrag übernommen
• Ordner: Zuordnung innerhalb der Projektstruktur (z. B. Aufgaben)
• Priorität: hoch / mittel / niedrig
• Startdatum / Fälligkeitsdatum: Zeitfenster der Aufgabe
• Zugewiesen an: Verantwortliche Person(en)
• Status: nicht begonnen / in Arbeit / erledigt

Beschreibung

Freitextfeld für detaillierte Informationen, Anweisungen oder Hintergrundtexte.

Unteraufgaben

Über das Symbol „+ Unteraufgabe“ können Unterpunkte erstellt werden – z. B. für Teilaufgaben oder Prüfpunkte.
Unteraufgaben übernehmen automatisch die gleichen Felder wie die Hauptaufgabe (Startdatum, Verantwortliche, Status).

Dateien

Über Drag & Drop oder die Schaltfläche „Dateien hinzufügen“ können Anhänge direkt in der Aufgabe gespeichert werden.
Diese erscheinen gleichzeitig auch im Modul Dateien des Projekts.

💡 Tipp:
Eine Aufgabe kann mehrere Dateianhänge enthalten (z. B. Pläne, Prüfprotokolle, Fotos).
So bleibt der gesamte Bearbeitungsprozess nachvollziehbar an einem Ort dokumentiert.

5.3 Neue Aufgabe anlegen

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. 1️⃣ Reiter Aufgaben öffnen
2. 2️⃣ Oben rechts auf „Neu“ klicken
3. 3️⃣ Titel und ggf. Beschreibung eintragen
4. 4️⃣ Priorität, Start- und Fälligkeitsdatum festlegen
5. 5️⃣ Verantwortliche Person auswählen
6. 6️⃣ Status (optional) auf nicht begonnen setzen
7. 7️⃣ Dateien, Kommentare oder Unteraufgaben hinzufügen
8. 8️⃣ Speichern

💡 Hinweis:
smenso speichert Änderungen automatisch. Eine manuelle Speicherung ist nicht erforderlich.

5.4 Anwendung im Bauprojektkontext

Im Bauwesen werden Aufgaben häufig genutzt für:

• Kategorie – Beispiel
• Planung – „Prüfung Ausführungspläne LP5“
• Bauausführung – „Abstimmung Bauzeitenplan mit Rohbauer“
• Kosten / Vergabe – „Prüfung Nachtrag 03“
• Abnahmen – „Freigabe Brandschutzkonzept“
• Kommunikation – „Abstimmung mit Statiker“

💡 Tipp:
Aufgaben können auch aus Protokollen oder Meetings (Kap. 12) automatisch generiert werden.
Damit werden Beschlüsse direkt in umsetzbare Arbeitspakete überführt.

5.5 Aufgabenhierarchie und Filterung

• Aufgaben können beliebig tief verschachtelt werden (Hauptaufgabe → Unteraufgabe → Teilschritt).
• Mit Filtern nach Status, Fälligkeit, Verantwortlichem oder Priorität lassen sich gezielte Arbeitslisten erstellen.
• Eigene Ansichten können gespeichert und benannt werden (z. B. „Offene Aufgaben TGA“).

5.6 Best Practices

• Kurze, prägnante Titel – erleichtern das schnelle Erfassen der Aufgaben.
• Eine klare Zuständigkeit – jede Aufgabe sollte genau einer Person oder Rolle zugeordnet sein.
• Prioritäten konsequent verwenden – hilft bei der Planung und Ressourcensteuerung.
• Unteraufgaben nutzen – um komplexe Themen strukturiert abzubilden.
• Dateien direkt anhängen – verhindert Informationsverlust.
• Kommentare nutzen – zur Dokumentation des Fortschritts oder internen Abstimmung.

🔗 Verknüpfte Themen

• Kapitel 4 – Projektteam
• Kapitel 5 – Termine & Zeitplan
• Kapitel 12 – Protokolle / Meetings

💡 Praxis-Hinweis:
Das Aufgabenmodul eignet sich nicht nur für technische To-dos, sondern auch für organisatorische und planerische Aufgaben – vom Entwurf über die Vergabe bis zur Bauüberwachung.
Durch konsequente Nutzung entsteht eine lückenlose Aufgabenhistorie, die auch bei Projektübergaben oder Audits wertvoll ist.