Protokolle / Meetings

🎯 Ziel dieses Abschnitts

Das Modul Protokolle / Meetings dient der strukturierten Dokumentation von Besprechungen, Abstimmungen und Bau-Meetings.
Es ersetzt klassische Word-Protokolle und stellt sicher, dass Themen, Entscheidungen und Aufgaben zentral gespeichert, nachverfolgt und direkt in smenso weiterverarbeitet werden können.
Damit werden Bau- und Projektbesprechungen vollständig digital abgebildet – inklusive Teilnehmerliste, Tagesordnung und Aufgabenverfolgung.

Aufbau der Meetings-Übersicht

Die Meetings werden als Liste angezeigt, in der jede Zeile ein Protokoll repräsentiert.

• Spalte – Beschreibung
• Datum – Zeitpunkt der Besprechung
• Ort / Raum – Besprechungsort (z. B. Baucontainer, Online)
• Titel / Thema – Bezeichnung der Sitzung (z. B. „Baubesprechung 24-06-06“)
• Status – Entwurf / abgeschlossen
• Teilnehmerzahl – Anzahl der Anwesenden
• Verknüpfte Aufgaben – Anzahl der direkt aus dem Meeting erzeugten Aufgaben

💡 Tipp:
Über Filter können Sitzungen nach Zeitraum, Thema oder Teilnehmer ausgewählt werden.
Wiederkehrende Termine (z. B. wöchentliche Baubesprechung) lassen sich als Vorlage speichern.

Aufbau der Protokoll-Detailansicht

Die Protokollmaske ist so aufgebaut, dass alle typischen Informationen einer Baubesprechung enthalten sind.

A) Allgemein

• Datum
• Uhrzeit (Beginn / Ende)
• Ort der Besprechung (z. B. Baucontainer, Musterstraße 1)
• Thema / Projektreferenz
• Status (Entwurf / abgeschlossen)

B) Teilnehmer

Auflistung aller anwesenden und eingeladenen Personen.
Die Daten stammen aus dem Projektteam (Kapitel 4).
Beispiel:

• Herr Schmidt (Bauleiter)
• Herr Meier (Polier)
• Frau Müller (Bauherrin)
• Herr Weber (Architekt)
• Herr Fischer (Statiker)
• Herr Krause (Elektromeister)
• Herr Bauer (Installateurmeister)

💡 Hinweis:
Teilnehmer können per Checkbox als anwesend, entschuldigt oder nicht anwesend markiert werden.

C) Tagesordnung

Die Tagesordnungspunkte werden im oberen Bereich angelegt.
Sie bilden die inhaltliche Struktur des Protokolls.

• Nr. – Thema – Verantwortlich – Status
• 1 – Begrüßung und Eröffnung – Bauleiter – abgeschlossen
• 2 – Statusbericht aktueller Baufortschritt – Polier – erledigt
• 3 – Anstehende Arbeiten – Planer – offen
• 4 – Probleme und Lösungen – Fachplaner – in Arbeit
• 5 – Sicherheitsaspekte – Bauleitung – offen
• 6 – Sonstiges – – –
• 7 – Nächster Termin – – –

💡 Tipp:
Wiederkehrende Themen (z. B. Status Baufortschritt, Sicherheitsaspekte) können in der Vorlage gespeichert werden.

D) Protokollinhalt

Jeder Tagesordnungspunkt kann mit Freitext ergänzt werden.
Beispielsweise:

TOP 2 – Statusbericht:
Herr Meier berichtet, dass die Kelleraußenwände fertiggestellt sind und die Innenwände begonnen wurden.
Herr Krause informiert über die verlegte Hauptstromleitung im Kellerbereich.
Herr Bauer meldet den Abschluss der Installation der Hauptwasserleitungen.

E) Aktionspunkte (Aufgaben aus dem Meeting)

Unterhalb jedes Tagesordnungspunkts können Aufgaben direkt erstellt werden.
Diese erscheinen sowohl im Protokoll als auch automatisch im Modul Aufgaben (Kap. 5).
Beispiel:

• Aufgabe – Verantwortlich – Fällig bis
• Dokumentation der Betonlieferung – Bauleitung – 10.06.2024
• Umsetzung zusätzlicher Steckdose im Wohnzimmer – Elektromeister – 15.06.2024
• Aktualisierung Planänderung – Architekt – 12.06.2024

💡 Vorteil:
Aus jedem Beschluss wird automatisch eine Aufgabe – mit Verantwortlichem, Termin und Nachverfolgung.
So werden Protokoll und Aufgabenmanagement automatisch verknüpft.

F) Nächste Besprechung

Zum Abschluss kann der nächste Termin eingetragen werden (Datum, Uhrzeit, Ort).
Dieser erscheint im Kalender und kann zur Einladung genutzt werden.

Erstellung eines neuen Meetings

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. 1️⃣ Modul Meetings öffnen
2. 2️⃣ Neu klicken
3. 3️⃣ Titel und Datum eintragen
4. 4️⃣ Ort, Uhrzeit und Teilnehmer auswählen
5. 5️⃣ Tagesordnungspunkte hinzufügen
6. 6️⃣ Inhalte und Beschlüsse eintragen
7. 7️⃣ Aufgaben / Maßnahmen erstellen (optional)
8. 8️⃣ Nächsten Termin definieren
9. 9️⃣ Speichern

💡 Tipp:
Verwende für wiederkehrende Meetings (z. B. wöchentliche Baubesprechung) eine gespeicherte Vorlage.

Auswertung und Export

Protokolle können als PDF-Bericht exportiert werden.

Der Export enthält:

• Kopfzeile mit Projektdaten
• Teilnehmerliste
• Tagesordnung mit Beschlüssen
• Aufgabenübersicht (mit Verantwortlichen und Terminen)

Optional können Dateien, Pläne oder Fotos angehängt werden.

💡 Empfehlung:
Nach Abschluss jedes Meetings das Protokoll exportieren und archivieren – so ist die Dokumentation prüfsicher.

Best Practices

• Vorlagen nutzen – für wiederkehrende Baubesprechungen.
• Teilnehmer aus Projektteam auswählen – für korrekte Dokumentation.
• Tagesordnungspunkte nummerieren – klare Struktur.
• Maßnahmen direkt als Aufgaben anlegen – spart Nacharbeit.
• Protokolle regelmäßig exportieren und ablegen – Nachweis für Bauherr / Prüfer.

🔗 Verknüpfte Themen

• Kapitel 4 – Projektteam
• Kapitel 5 – Aufgaben
• Kapitel 11 – Mängelmanagement
• Kapitel 13 – Statusberichte

💡 Praxis-Hinweis:
Mit dem Modul Meetings / Protokolle ersetzt smenso herkömmliche Protokollvorlagen vollständig.
Beschlüsse, Aufgaben und Teilnehmer werden direkt digital erfasst, automatisch verteilt und nachvollziehbar dokumentiert.