Aufträge

🎯 Ziel dieses Abschnitts

Das Modul Aufträge dient der Erfassung, Verwaltung und Auswertung aller vergebenen Leistungen im Bauprojekt.
Hier werden Beauftragungen, Nachträge und Vertragsdaten hinterlegt und mit der Kostenplanung (DIN 276) verknüpft.
So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Planung, Vergabe, Abrechnung und Prognose.

Aufbau der Listenansicht

Die Listenansicht zeigt alle vergebenen Aufträge im Projekt in tabellarischer Form.
Sie liefert den schnellen Überblick über Auftragssummen, Restbudgets und Kreditoren.

Typische Spalten:

• Titel – Auftragsbezeichnung bzw. standardisierter Titel
• Auftrag Nr. – interne oder ERP-Nummer
• Kreditor – beauftragtes Unternehmen
• Vertragsdatum – Datum der Beauftragung
• Kostenplanung Auswahl – verknüpfte Position aus der Kostenplanung
• KGr Auswahl – zugeordnete 100er-Kostengruppe (DIN 276)
• Auftrag netto / Nachtrag netto / Auftrag + NT netto – finanzielle Kennzahlen
• Zahlungsstand / Obligo – Fortschritt der Zahlungen und Restverpflichtungen

💡 Tipp:
Über Filter und Gruppierungen (z. B. nach Kreditor, Kostengruppe oder Gewerk) kann man gezielt Vergaben auswerten und offene Verpflichtungen erkennen.

Detailansicht eines Auftrags

Die Detailmaske eines Auftrags enthält alle relevanten Informationen zur Beauftragung, einschließlich Sicherheiten und Nachträgen.

A) Leistung

• Auftragsbezeichnung – frei wählbar
• Auftragstitel setzen – generiert automatisch einen standardisierten Titel aus Präfix, Bezeichnung und Nummer
  (sorgt für eindeutige Bezeichnungen in Listen, Rechnungen und Workflows)
• Kostenplanung Auswahl – Verknüpfung zu einer Position aus der Kostenplanung
  (ermöglicht korrekte Zuordnung in Berichten und Prognosen)
• KGr Auswahl – Zuordnung zur 100er-Kostengruppe (z. B. 300 Baukonstruktion)
  (Pflicht für Auswertungen und Statusberichte)

💡 Diese Verknüpfungen sorgen dafür, dass Aufträge automatisch in der Prognose und Kostenverfolgung sichtbar sind.

B) Allgemein

• Auftrag Nr. – interne Vergabe- oder ERP-Nummer
• Kreditor – Firma aus dem globalen Kontaktverzeichnis
• Vertragsdatum – Datum der Unterzeichnung
• Finanzierungsart – Zuordnung zu Budget oder Fördermittel

C) Kosten

• Auftrag netto – Nettobetrag des Hauptauftrags
• Nachtrag netto – Summe aller Nachträge
• Auftrag + NT netto – Gesamtsumme inklusive Nachträge
• Zahlungsstand netto – Summe aller bezahlten Rechnungen
• Obligo netto – offener Restbetrag (Verpflichtung)

💡 Hinweis:
Diese Werte werden automatisch aus den verknüpften Rechnungen (Kapitel 9) berechnet.
So bleibt das Finanzbild immer aktuell.

D) Sicherheiten und Einbehalte

Nach dem Block Allgemein folgt der Abschnitt „Sicherheiten & Einbehalte“.
Hier werden folgende Felder gepflegt:

• Sicherheitseinbehalt [% / Betrag]
• Vertragserfüllungsbürgschaft [% / Betrag]
• Gewährleistungsbürgschaft [% / Betrag]

Über den Button „Zu Sicherheiten & Einbehalte wechseln“ gelangt man in die Detailansicht,
wo die Beträge hinterlegt werden.
Diese Werte erscheinen dann automatisch im Auftragsdetail und werden bei Rechnungen berücksichtigt.

💡 Beispiel:
Bei einem Auftrag über 100 000 € netto und einem Sicherheitseinbehalt von 5 %
zieht smenso bei Rechnungen automatisch 5 000 € ab, sofern keine Bürgschaft hinterlegt ist.

E) Nachträge

Nachträge werden als Unterdatensätze direkt unterhalb des Hauptauftrags angelegt.
Sie besitzen die gleichen Felder wie der Hauptauftrag, sind aber vom Typ Nachtrag.
Vorteile:

• klare Zuordnung zur Hauptvergabe
• automatische Berücksichtigung in „Auftrag + Nachtrag netto“
• Transparenz in Kostenverfolgung und Prognose

F) Workflows und Freigaben (optional)

Ein Auftrag kann über definierte Workflowstufen laufen, z. B.:

1. 1️⃣ Entwurf
2. 2️⃣ Freigabe zum Versand
3. 3️⃣ In Bearbeitung
4. 4️⃣ Abgeschlossen

Jede Stufe kann einen Freigabeprozess beinhalten – z. B. sachliche oder kaufmännische Prüfung vor Versand oder ERP-Buchung.

Neuer Auftrag – Schritt-für-Schritt

1. 1️⃣ Tab „Aufträge“ öffnen
2. 2️⃣ „Neu“ klicken
3. 3️⃣ Auftragsbezeichnung eintragen
4. 4️⃣ Auftragstitel setzen → smenso erstellt standardisierten Titel
5. 5️⃣ Kostenplanung Auswahl → passende Position auswählen
6. 6️⃣ KGr Auswahl → zugehörige 100er-Kostengruppe definieren
7. 7️⃣ Allgemeine Angaben (Nr., Kreditor, Datum) ergänzen
8. 8️⃣ Auftrag netto erfassen
9. 9️⃣ Sicherheiten & Einbehalte pflegen
10. 🔟 Speichern

💡 Tipp:
Immer zuerst die Kostenplanung und KGr Auswahl setzen, bevor Beträge eingetragen werden –
nur so wird der Auftrag korrekt in Berichten und Prognosen berücksichtigt.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Modul – Funktion

• Kostenverfolgung – zieht Planwerte aus „aktuelle LPH“
• Prognose – übernimmt Auftragssummen für Mittelabflussplanung
• Rechnungen – automatisiert Berechnung von Zahlungsstand und Obligo
• Statusberichte – zeigt finanzielle Bewertung basierend auf Auftragslage

Best Practices

• Standardisierte Titel verwenden („Auftragstitel setzen“)
• Verknüpfung zur Kostenplanung immer pflegen
• 100er-Kostengruppe zuweisen (Pflicht für korrekte Berichte)
• Nachträge als Unterdatensätze anlegen
• Sicherheiten zentral verwalten – Abzüge erfolgen automatisch in Rechnungen
• Workflows nutzen – für Freigaben und Nachverfolgung

🔗 Verknüpfte Themen

• Kapitel 7 – Kostenverfolgung
• Kapitel 9 – Rechnungen
• Kapitel 10 – Prognose & Mittelabflussplanung

💡 Praxis-Hinweis:
Durch die klare Zuordnung von Auftrag, Kostengruppe und Rechnung entsteht eine durchgängige Datenkette von der Planung bis zur Abrechnung –
ideal für Controlling, Nachtragsmanagement und Berichterstattung.