Rechnungen

🎯 Ziel dieses Abschnitts

Das Modul Rechnungen dient der strukturierten Erfassung, Prüfung und Nachverfolgung sämtlicher Eingangsrechnungen im Bauprojekt.
Durch die Verknüpfung mit dem zugehörigen Auftrag werden Rechnungsdaten automatisch vorbelegt, Einbehalte berücksichtigt und IST-Kosten in die Kostenverfolgung übernommen.
Damit ist das Rechnungsmodul ein zentrales Bindeglied zwischen Auftragsvergabe und Kostenkontrolle.

Aufbau der Listenansicht

Die Listenansicht zeigt alle Rechnungen in tabellarischer Form.

Typische Spalten:

• Spalte – Beschreibung
• Titel – Rechnungsbezeichnung (z. B. R-231 Heinz Bau GmbH)
• Auftrag zuordnen – Verknüpfung zum zugehörigen Auftrag
• Kostenplanung Auswahl – Kostengruppe (DIN 276)
• Kreditor – Auftragnehmer / Lieferant
• Rechnungsnummer / Datum – Angaben aus der Rechnung
• Rechnung netto / RE Frei netto / RE Frei brutto – Beträge vor / nach Abzügen
• Zahlungsstatus – Anzeige, ob Rechnung geprüft, freigegeben oder bezahlt ist

💡 Tipp:
Über Filter und Gruppierungen (z. B. nach Auftrag, Kreditor oder Kostengruppe) lassen sich Rechnungen gezielt anzeigen.
So sind Teilrechnungen eines Gewerks oder Projekts schnell auswertbar.

Detailansicht einer Rechnung

Die Detailansicht bietet alle Eingabefelder zur Erfassung, Prüfung und Verknüpfung einer Rechnung.

A) Auftrag zuordnen

1. 1️⃣ Im Feld Auftrag zuordnen den zugehörigen Auftrag auswählen.
   → Ohne Verknüpfung kann die Rechnung keiner Kostengruppe oder Prognose zugeordnet werden.
2. 2️⃣ Anschließend auf Informationen aus Auftrag übernehmen klicken.

Dadurch werden automatisch übernommen:

• Kostengruppe (aus Kostenplanung Auswahl)
• Kreditor
• Finanzierungsart
• Obligo / Restbudget
• Einbehalte und Bürgschaften (falls vorhanden)

💡 Hinweis:
Über die Auftragsverknüpfung erkennt smenso, welche Beträge bereits beauftragt und bezahlt wurden.
So bleibt die finanzielle Historie lückenlos nachvollziehbar.

B) Rechnungsinfos

• Feld – Beschreibung
• Kostenplanung Auswahl – wird automatisch durch den Auftrag gefüllt
• Kreditor – übernommene oder manuell ausgewählte Firma
• Rechnungsnummer / Rechnungsdatum – Daten aus der Eingangsrechnung
• Rechnungstyp – z. B. Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung
• AZ (Abschlagszahlungsnummer) – manuell gepflegtes Feld zur Reihenfolge (1, 2, 3 …)

💡 Tipp:
Das Feld AZ sollte konsequent gepflegt werden, damit Abschlagszahlungen chronologisch nachvollziehbar bleiben.

C) Kostenblock

• Feld – Beschreibung
• Rechnung netto – Rechnungsbetrag ohne MwSt.
• Abzug / Abzug % – manuelle Abzüge, z. B. Skonto
• Einbehalt – automatisch berechnete Einbehalte aus dem Auftrag
• Zwischensumme – Netto abzüglich Abzüge / Einbehalte
• Bisher erhaltene AZs – bisher gezahlte Beträge (aus vorherigen Rechnungen)
• RE Frei netto / brutto – prüffähiger Betrag nach allen Abzügen

💡 Hinweis:
smenso wendet automatisch die im Auftrag hinterlegten Sicherheiten & Einbehalte an.
Diese reduzieren den Rechnungsbetrag um z. B. Sicherheitseinbehalt oder Gewährleistungseinbehalt.

D) Prüfung und Freigabe

Jede Rechnung kann optional durch einen Freigabe-Workflow geprüft werden:

• Stufe – Beispiel
• 1 – Sachliche Prüfung – technische Prüfung durch Bauleitung
• 2 – Kaufmännische Prüfung – Kontrolle durch Controlling oder Buchhaltung
• 3 – Zahlungsfreigabe – finale Bestätigung durch Projektleitung

💡 Die einzelnen Schritte können mit Kommentaren oder Prüfvermerken dokumentiert werden.

Schritt-für-Schritt: Neue Rechnung anlegen

1. 1️⃣ Reiter Rechnungen öffnen
2. 2️⃣ Neu klicken
3. 3️⃣ Auftrag zuordnen → Auftrag auswählen
4. 4️⃣ Informationen aus Auftrag übernehmen → Daten automatisch übernehmen
5. 5️⃣ Fehlende Felder ergänzen:
   • Rechnungstyp, AZ, Rechnungsnummer, Datum
   • Beträge / Abzüge / Einbehalte
6. 6️⃣ Optional: Rechnungsdokument hochladen (PDF, Scan etc.)
7. 7️⃣ Speichern – smenso aktualisiert automatisch die Auftrags- und Kostenverfolgungswerte.

Automatische Berechnungen und Zusammenhänge

• Bereich – Berechnung
• Obligo – reduziert sich mit jeder neuen Rechnung
• Zahlungsstand – summiert alle geprüften Rechnungen
• Kostenverfolgung (IST-Kosten) – aktualisiert automatisch auf Basis der Rechnungsdaten
• Einbehalte / Bürgschaften – werden automatisch angewendet, wenn im Auftrag hinterlegt

💡 Beispiel:
Ein Auftrag über 100 000 € netto, mit 5 % Sicherheitseinbehalt, erhält eine Rechnung über 20 000 €.
smenso zieht automatisch 1 000 € ab (5 %), sodass RE Frei netto = 19 000 €.

Zusammenspiel mit Aufträgen und Kostenplanung

• Rechnungen sind immer einem Auftrag zugeordnet
• Der Auftrag ist wiederum mit einer Kostengruppe (DIN 276) verknüpft
• Dadurch fließen Rechnungswerte automatisch in die Kostenverfolgung (IST-Kosten) und in die Prognose ein
• Einbehalte und Restbudgets bleiben aktuell

💡 Praxisnutzen:
Das System bildet damit automatisch die Verbindung zwischen Planwert, Beauftragung, Zahlungsstand und Restkosten ab.

Best Practices

• Immer zuerst Auftrag zuordnen – dadurch werden Felder automatisch gefüllt.
• AZ-Feld konsequent pflegen – wichtige Referenz für Nachverfolgung.
• Einbehalte nicht manuell eintragen – sie kommen aus dem Auftrag.
• Rechnungen regelmäßig prüfen – besonders auf Restobligo und Budgetverbrauch.
• Freigabeworkflows verwenden, wenn Prüfprozesse dokumentiert werden müssen.

🔗 Verknüpfte Themen

• Kapitel 8 – Aufträge
• Kapitel 7 – Kostenverfolgung
• Kapitel 10 – Prognose & Mittelabflussplanung

💡 Praxis-Hinweis:
Durch die Automatisierung der Datenübernahme aus dem Auftrag entfällt das manuelle Doppelerfassen von Beträgen und Kreditoren.
So wird der gesamte Rechnungs- und Kostenprozess effizienter, nachvollziehbarer und revisionssicher.