Sicherheiten & Einbehalte

🎯 Ziel dieses Abschnitts

Das Modul Sicherheiten & Einbehalte dient der Verwaltung aller finanziellen Sicherungsleistungen, die im Rahmen von Bauverträgen vereinbart sind.
Hier werden insbesondere Sicherheitseinbehalte, Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaften dokumentiert, überwacht und mit den zugehörigen Aufträgen und Rechnungen verknüpft.

Grundlagen

Im Bauwesen werden Sicherheiten eingesetzt, um Auftraggeber gegen Leistungs- oder Gewährleistungsrisiken abzusichern.
In smenso können diese Beträge transparent dokumentiert, nachvollzogen und automatisiert berücksichtigt werden.

Typische Sicherheiten:

• Sicherheitenart – Beschreibung – Beispiel
• Sicherheitseinbehalt – Prozentsatz, der von jeder Rechnung einbehalten wird, bis eine Bürgschaft vorliegt – 5 % der Auftragssumme
• Vertragserfüllungsbürgschaft – Bürgschaft zur Sicherung der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung bis zur Abnahme – 10 % des Auftragswerts
• Gewährleistungsbürgschaft – Bürgschaft zur Absicherung von Mängelansprüchen nach Abnahme – 5 % des Auftragswerts

💡 Hinweis:
Die Werte können pro Auftrag individuell festgelegt werden; sie fließen anschließend automatisch in die Rechnungsprüfung ein.

Pflege der Sicherheiten im Auftragsdetail

Der Bereich Sicherheiten & Einbehalte befindet sich direkt im Auftragsdetail unterhalb des Blocks Allgemein.

Schritt-für-Schritt:

1. 1️⃣ Auftrag öffnen
2. 2️⃣ Zum Abschnitt Sicherheiten & Einbehalte scrollen
3. 3️⃣ Werte in Prozent (%) oder Betrag (€) für folgende Felder eintragen:
   • Sicherheitseinbehalt
   • Vertragserfüllungsbürgschaft
   • Gewährleistungsbürgschaft
4. 4️⃣ Falls Bürgschaften hinterlegt sind:
   • Bürgschaftsdokument hochladen
   • Laufzeit und Bürge (Bank / Versicherung) ergänzen
5. 5️⃣ Speichern

💡 Tipp:
Über den Button Zu Sicherheiten & Einbehalte wechseln gelangt man direkt in die Detailansicht zur Bearbeitung oder Prüfung.

Automatische Berücksichtigung in Rechnungen

• Beim Erfassen einer Rechnung prüft smenso, ob im verknüpften Auftrag Sicherheiten hinterlegt sind.
• Falls vorhanden, werden die Einbehalte automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen.
• Sobald eine Bürgschaft hinterlegt wurde, entfällt der automatische Abzug.

Beispiel:

• Position – Betrag
• Auftragswert netto – 100 000 €
• Sicherheitseinbehalt (5 %) – – 5 000 €
• Zahlbarer Betrag – 95 000 €

💡 Hinweis:
Die automatische Verrechnung erfolgt nur bei freigegebenen Rechnungen, nicht bei Entwürfen.

Überwachung und Nachverfolgung

Zur Kontrolle offener Sicherheiten kann eine Übersichtsliste (z. B. Excel-Export) erstellt werden.
Darin werden alle Aufträge mit hinterlegten Sicherheiten, Bürgschaftsstatus und Fälligkeiten angezeigt.

Typische Filter:

• Bürgschaft liegt vor / fehlt
• Sicherheiten abgelaufen (nach Ablaufdatum)
• Offene Sicherheitseinbehalte

💡 Empfehlung:
Ein regelmäßiger Export (monatlich) hilft, offene Sicherheiten fristgerecht einzufordern oder zu entlasten.

Best Practices

• Sicherheiten direkt beim Anlegen des Auftrags erfassen.
• Bürgschaften digital hinterlegen (PDF, Laufzeit, Bürge).
• Rechnungsabzüge nur über die Auftragsdaten steuern – nicht manuell.
• Offene Sicherheiten regelmäßig kontrollieren und nach Fälligkeit entlasten.
• Übersichtsliste als Controlling-Werkzeug nutzen.

🔗 Verknüpfte Themen

• Kapitel 8 – Aufträge
• Kapitel 9 – Rechnungen
• Kapitel 7 – Kostenverfolgung

💡 Praxis-Hinweis:
Durch die automatisierte Berücksichtigung der Sicherheiten in smenso wird das gesamte Vergabe- und Abrechnungsverfahren transparenter.
Die Verknüpfung mit Aufträgen und Rechnungen stellt sicher, dass keine Sicherheiten übersehen oder doppelt berechnet werden.