Statusberichte für Projekte erstellen

Beschreibung

Statusberichte geben einen Überblick über den Projektstatus und ermöglichen es, Fortschritte, Risiken und nächste Schritte festzuhalten. In smenso können Statusberichte auf verschiedene Arten erstellt, kopiert und mit Vorlagen verwendet werden.

Statusbericht erstellen

Option 1: Über das Plus-Symbol (+) unten rechts in der Übersicht-Ansicht eines Projektes.

1. Klicke rechts unten im Projekt auf das +-Symbol.
2. Wähle Neuer Statusbericht.

Option 2: Über den Neu-Button oben rechts im Projekt in der Statusansicht.

1. Klicke im oberen rechten Bereich auf Neu.
2. Wähle Neuer Status, um einen ganz neuen Statusbericht anzulegen, oder nutze Letzten Status kopieren, um den vorigen Bericht als Grundlage zu verwenden.
3. Unter Vorlagen durchsuchen findest du weitere Statusberichtsvorlagen, die du direkt übernehmen und anschließend individuell anpassen kannst.

Option 3: Über dem Button Neuer Status bei einem vorhandenen Statusbericht

Hinweis: 
wenn das Widget für den Statusbericht in deiner Ansicht zu klein ist, dann wandern die Buttons in das Kontextmenü:

Inhalte eines Statusberichts

Folgende Informationen können in einem Statusbericht erfasst werden:

1. Bezeichnung des Statusberichts
2. Gesamtstatus
3. Status Termine
4. Status Kosten
5. Status Ziele
6. Fortschrittsgrad
7. Erläuterungen zum Status
8. Beschreibung der nächsten Schritte
9. Dateien hochladen
10. Als Entwurf speichern
11. Veröffentlichen

Ein Statusbericht kann zunächst als Entwurf gespeichert werden, um ihn später weiter zu bearbeiten. Klicke dazu auf Als Entwurf speichern.

Durch Betätigen der Schaltfläche Veröffentlichen wird der Statusbericht gespeichert und veröffentlicht. Anschließend ist der Bericht für Projektbeteiligte sichtbar.

Vergangene Statusberichte

Im Widget Vergangene Statusberichte werden diese Berichte übersichtlich aufgelistet. Hier kannst du bei Bedarf einzelne Statusberichte öffnen, um deren Details einzusehen. Eine nachträgliche Bearbeitung von bereits veröffentlichten Berichten ist jedoch nicht möglich.

Auf Basis der erfassten Statusberichte wird der Trend des Gesamtstatus im Widget Trendkurve Gesamtstatus dargestellt. So lässt sich schnell erkennen, wie sich das Projekt über die Zeit entwickelt.

Dateien hochladen

smenso Cloud bietet die Möglichkeit, bereits beim Anlegen eines Statusberichts Dateien hinzuzufügen. Ein nachträglicher Upload ist nicht möglich. Um eine Datei dem Bericht hinzuzufügen, muss dieser bereits als Entwurf gespeichert sein. Anschließend kannst du die Dateien wie folgt hinzufügen:

• Möglichkeit 1: Klicke auf das +-Symbol unter Dateien. Ein Windows-Explorer-Fenster öffnet sich, in dem du die gewünschte Datei auswählst und über „öffnen“ hinzufügst.
  
  

• Möglichkeit 2: Klicke auf durchsuchen. Wähle im Explorer die Datei aus und füge sie über „öffnen“ hinzu.
  
  

• Möglichkeit 3: Nutze Drag-&-Drop, um Dateien direkt in die Erfassungsmaske zu ziehen.
  
  

Hinweis: Möglichkeit 2 kann nur einmal genutzt werden, wenn bereits eine Datei hinzugefügt wurde. Möchtest du mehrere Dateien gleichzeitig einfügen, verwende Möglichkeit 1, 3 oder lade mehrere Dateien in einem Schritt hoch.

E-Mails samt Anhang können ebenfalls per Drag-&-Drop (z. B. aus Outlook) in die Erfassungsmaske gezogen werden.

Update anfordern

Ein berechtigter Anwender kann jederzeit ein Update zum aktuellen Statusbericht anfordern. Klicke hierzu im Widget Aktueller Status auf Update Anfordern. Eine E-Mail mit entsprechenden Informationen wird automatisch versendet.

Kommentare

Jeder Statusbericht kann kommentiert werden. Um einen Kommentar zu hinterlassen, wähle den gewünschten Bericht unter Vergangene Statusberichte aus. Es öffnet sich die Erfassungsmaske des Statusberichts. Unter Kommentar hier eingeben kannst du deinen Kommentar verfassen und mit Senden hinzufügen.

Statusberichte kopieren

Neben dem Erstellen und Bearbeiten von Statusberichten ist es auch möglich, bestehende Berichte zu kopieren. Dies erlaubt es, einen veröffentlichten oder als Entwurf gespeicherten Bericht als Vorlage für einen neuen Bericht zu nutzen.

• Effizienz: Spare Zeit, indem du Inhalte, Statuskommentare und grundlegende Einstellungen übernimmst.
• Anpassung: Passe anschließend den kopierten Bericht an, ändere Titel, Status oder weitere Felder und veröffentliche ihn.

Option 1: Durch Anklicken der Schaltfläche Status kopieren über das Untermenü der Schaltfläche Neuer Status eines bestehenden Statusberichts

Option 2: Über den Neu-Button oben rechts im Projekt

Statusberichtsvorlagen verwenden

Im selben Neu-Menü können außerdem bereits angelegte Vorlagen für Statusberichte ausgewählt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn häufig ähnliche Inhalte oder Strukturen benötigt werden. Eine einmal erstellte und gespeicherte Vorlage kann beliebig oft für neue Statusberichte verwendet werden.

• Schnellstart: Spare Zeit beim Erstellen eines Statusberichts, indem du wiederkehrende Felder und Inhalte aus der Vorlage übernimmst.
• Anpassbarkeit: Nach dem Laden der Vorlage kannst du alle Inhalte anpassen, z.B. Titel, Daten, Beschreibung oder Dateien.

Auf diese Weise kannst du einheitliche und konsistente Statusberichte in deinem Projekt sicherstellen, ohne immer alle Felder manuell ausfüllen zu müssen.