Abwesenheitsanfragen erstellen / Abwesenheiten pflegen

Über den Menüpunkt Abwesenheiten können Mitglieder ihre Abwesenheiten erfassen, einreichen und verwalten. So lassen sich z. B. Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheitsarten zentral in smenso pflegen.

Welche Abwesenheitsarten zur Auswahl stehen, hängt von den im Workspace hinterlegten Einstellungen ab. Wenn für eine Abwesenheitsart ein Genehmigungsprozess vorgesehen ist, wird die Anfrage nach dem Einreichen automatisch an die zuständigen genehmigenden Personen weitergeleitet.

Standardmäßig können Abwesenheiten nur für die eigene Person gepflegt werden. Personen mit entsprechender Genehmigungsberechtigung oder mit HR-Recht können Abwesenheiten auch für andere Personen erfassen.

Abwesenheiten öffnen

Alle Abwesenheiten erreichst du über den Menüpunkt Abwesenheiten in der Navigation.

Dort stehen dir – abhängig von deinen Rechten – unterschiedliche Bereiche zur Verfügung, zum Beispiel Meine Abwesenheiten und Alle Abwesenheiten.

1. Öffne in der Navigation den Bereich Abwesenheiten.
2. Wechsle bei Bedarf zwischen Meine Abwesenheiten und Alle Abwesenheiten.

Neue Abwesenheit erstellen

Neue Abwesenheiten können über den Button Neue Abwesenheit erfasst werden. Dabei wählst du zunächst die gewünschte Abwesenheitsart aus und ergänzt anschließend die erforderlichen Angaben.

1. Öffne den Bereich Abwesenheiten.
2. Klicke oben rechts auf Neue Abwesenheit.
3. Wähle die gewünschte Abwesenheitsart aus.
4. Erfasse die notwendigen Angaben, zum Beispiel Start, Ende und – je nach Abwesenheitsart – weitere Informationen.
5. Speichere oder reiche die Abwesenheit ein.

Nach dem Erstellen erscheint die Abwesenheit in deiner Übersicht und wird dort mit den zugehörigen Informationen angezeigt.

Abwesenheiten verwalten

Bereits erfasste Abwesenheiten können in der Übersicht weiter verwaltet werden. Abhängig von deinen Berechtigungen kannst du Einträge öffnen, prüfen, bearbeiten oder löschen.

In der Übersicht lassen sich außerdem wichtige Informationen direkt ablesen, zum Beispiel:

• Abwesenheitsart
• Person
• Start und Ende
• Dauer bzw. Arbeitstage
• Genehmigungsstatus
• Genehmiger
• weitere ergänzende Informationen wie Kommentare oder Statusangaben

Abwesenheiten genehmigen

Ist für eine Abwesenheitsart ein Genehmigungsprozess eingerichtet, wird eine eingereichte Abwesenheit den zuständigen genehmigenden Personen zur Prüfung bereitgestellt.

Der aktuelle Genehmigungsstatus wird direkt in der Übersicht angezeigt. Je nach Berechtigung kann dieser beispielsweise auf Eingereicht, Genehmigt oder Abgelehnt gesetzt werden.

Mehrere Abwesenheiten gleichzeitig genehmigen

Wenn mehrere Abwesenheitsanfragen gemeinsam geprüft werden sollen, kannst du diese über die Mehrfachauswahl gesammelt bearbeiten.

1. Öffne Alle Abwesenheiten.
2. Markiere mit STRG die Abwesenheiten, deren Genehmigungsstatus du gemeinsam ändern möchtest.
3. In der eingeblendeten Aktionsleiste wird angezeigt, wie viele Einträge ausgewählt sind.
4. Öffne über das Genehmigungsstatus-Symbol die Statusauswahl.
5. Wähle Eingereicht, Genehmigt oder Abgelehnt.

Der gewählte Genehmigungsstatus wird anschließend auf alle ausgewählten Abwesenheiten angewendet.

Auswertungen und Urlaubsübersicht

Im Bereich Meine Abwesenheiten werden zusätzlich Übersichten und Auswertungen angezeigt. So kannst du z. B. deinen Anfangsstand, den Aufbau neuer Perioden, genehmigten oder eingereichten Urlaub sowie den aktuell verfügbaren Urlaub schnell einsehen.

Dadurch erhältst du nicht nur eine Liste deiner Abwesenheiten, sondern auch eine direkte Übersicht über deinen aktuellen Stand.

Berechtigungen

Abwesenheiten können standardmäßig nur für die eigene Person gepflegt werden. Davon gibt es zwei wichtige Ausnahmen:

• Genehmigungsberechtigte Personen können – abhängig von der jeweiligen Abwesenheitsart – entsprechende Anfragen prüfen und den Genehmigungsstatus ändern.
• Personen mit HR-Recht können Abwesenheiten auch für andere Personen erfassen und verwalten.