Abwesenheitsarten verwalten

Grundlagen zu Abwesenheiten in smenso

Abwesenheiten in smenso bilden Zeiträume ab, in denen ein Mitglied nicht verfügbar ist – zum Beispiel wegen Urlaub, Krankheit oder anderen Arten von Abwesenheit. Sie werden automatisch in Kalendern, der Auslastungsansicht und der Ressourcenplanung berücksichtigt und beeinflussen die Kapazität, die einem Mitglied an einem Tag zur Verfügung steht.

Abwesenheitsarten

Jede Abwesenheit gehört zu einer Abwesenheitsart.
Administratoren können in den Workspace-Einstellungen unterschiedliche Arten anlegen, zum Beispiel:

• Urlaub

• Krankheit

• Sonderurlaub

• Elternzeit

• Weitere unternehmensspezifische Kategorien

Abwesenheitsarten können entweder begrenzt (z. B. 30 Urlaubstage pro Jahr) oder unbegrenzt sein.
Außerdem kann konfiguriert werden, ob eine Abwesenheit genehmigt werden muss und wer für die Genehmigung zuständig ist.

Feiertage und Kalender

smenso unterstützt mehrere Feiertagskalender, zum Beispiel für unterschiedliche Regionen oder Standorte.
Jedes Mitglied kann einem eigenen Kalender zugewiesen werden. Feiertage wirken sich automatisch auf die Kapazität aus und müssen nicht manuell als Abwesenheit eingetragen werden.

Mitgliedereinstellungen und Kapazität

Die tägliche Arbeitszeit eines Mitglieds (z. B. 8 Stunden pro Tag) wird in den Einstellungen des Mitglieds festgelegt.

Diese Kapazität beeinflusst:

• wie lange eine Abwesenheit dauert,

• wie Abwesenheiten in der Workload- und Kapazitätsplanung dargestellt werden,

• wie Urlaubskontingente berechnet werden (falls begrenzte Abwesenheitsarten verwendet werden).

Für begrenzte Abwesenheitsarten (z. B. Urlaub) kann pro Mitglied ein individuelles Kontingent hinterlegt werden.

Validierungsregeln für Abwesenheiten

Damit Abwesenheiten korrekt verarbeitet werden, gelten folgende Regeln:

• Keine Überschneidungen: Ein Mitglied kann nicht zwei Abwesenheiten zur gleichen Zeit haben.

• Gültige Zeiträume: Startdatum muss vor oder gleich dem Enddatum liegen.

• Arbeitszeit & Feiertage: Kapazität und Feiertage werden automatisch berücksichtigt.

• Genehmigungslogik:

  • Abwesenheitstypen mit Genehmigung starten im Status eingereicht.

  • Abwesenheitstypen ohne Genehmigung haben keinen Status.

Diese Regeln gelten automatisch überall in smenso (UI, Planung, Auswertungen).

Zusammenfassung

Abwesenheiten in smenso...

• werden von Abwesenheitsarten gesteuert,

• berücksichtigen automatisch Feiertage und Arbeitszeiten,

• beeinflussen Kapazität, Auslastung und Planung,

• können Genehmigungsprozesse enthalten,

• gelten immer für einzelne Mitglieder

• und folgen klaren Validierungsregeln, damit die Planung konsistent bleibt.

Diese Grundlagen helfen dabei, Abwesenheiten korrekt zu verwalten und ihre Auswirkungen in der Planung zu verstehen.

Abwesenheitsarten-Einstellungen

Die Verwaltung der Abwesenheitsarten befindet sich in den Einstellungen deines Workspaces. Du erreichst sie über das Menü: Einstellungen > Abwesenheitsarten.

In den Einstellungen deines Workspaces kannst du verschiedene Abwesenheitsarten verwalten. Jede Abwesenheitsart kann entweder begrenzt oder unbegrenzt sein:

• Begrenzt: Mit einem definierten Limit für Abwesenheiten (z. B. Tage pro Jahr).
• Unbegrenzt: Ohne festes Limit für Abwesenheiten. 

Übersicht der Abwesenheitsarten

In der Übersicht siehst du alle angelegten Abwesenheitsarten. Zu jeder Art erkennst du direkt:

• Ob eine Genehmigung erforderlich ist
• Wer die Genehmigung erteilt

Neue Abwesenheitsart erstellen

So legst du eine neue Abwesenheitsart an:

1. Klicke auf + Neue Abwesenheitsart.
2. Vergib einen Titel für die Abwesenheitsart.
3. Wähle den Typ (begrenzt oder unbegrenzt).
4. Für begrenzt: Definiere das Standardbudget (z. B. Tage pro Jahr).
5. Lege fest, ob eine Genehmigung erforderlich ist und wer sie erteilt.

Abwesenheitsart bearbeiten

Bestehende Abwesenheitsarten kannst du jederzeit anpassen:

1. Klicke in der Liste auf die gewünschte Abwesenheitsart.
2. Im Bearbeitungsfenster kannst du ändern:
   • Titel
   • Typ (begrenzt oder unbegrenzt)
   • Standardbudget (falls begrenzt)
   • Genehmigung – ob und durch wen