Aufgaben können in smenso privat gesetzt werden. Damit werden sie für nicht berechtigte Personen vollständig unsichtbar - nur Personen mit explizitem Zugriff können sie sehen.
Hinweis
Diese Funktion erweitert die bisherigen Berechtigungsmöglichkeiten, die lediglich Schreibrechte einschränken konnten. Mit privaten Aufgaben können Inhalte nun vollständig ausgeblendet werden. Mehr zum Konzept der Bearbeitungsrechte im Artikel Bearbeitungsrechte einschränken (Berechtigungen).
Eigenschaften privater Aufgaben
- Erweitertes Berechtigungssystem: Private Aufgaben sind nur für Personen sichtbar, die explizit die Berechtigung dazu haben. Für berechtigte Personen kann zudem unterschieden werden, ob sie nur Leserechte oder Vollzugriff haben.
- Ganzheitliche Privatsphäre: Wenn eine Hauptaufgabe als privat gekennzeichnet wird, gilt dies auch für sämtliche Inhalte der Aufgabe und alle zugehörigen Unteraufgaben.
-
Privat heißt privat: Das Label
Privatbedeutet wirklich privat - selbst Admins haben keinen Zugriff auf private Aufgaben, sofern sie nicht explizit hinzugefügt wurden.
Hinweis
Die Workspace-Einstellung In privaten Projekten erzwingen für Teams gilt ausschließlich für private Projekte - nicht für private Aufgaben. Bei privaten Aufgaben ist der Zugriff immer nur durch explizites Hinzufügen möglich.
Bearbeitungsrechte einschränken
- Öffne eine Aufgabe oder Unteraufgabe
- Klicke bei den Aktionsbuttons auf das Schloss-Symbol 🔒 (
Zugriff verwalten)
- Wähle im Dialog
Zugriff einschränken
Nach Aktivierung der Einschränkung gilt:
-
Alle haben nur noch Leserechte (
Nur lesen). - Administratoren behalten automatisch Vollzugriff - sie erscheinen als eigene Gruppe im Dialog.
- Die Person, die die Einschränkung gesetzt hat, behält ebenfalls Vollzugriff.
- Weitere Personen oder Teams können über
Weitere Personen/Teams berechtigen...hinzugefügt werden.
Hinweis
Oberhalb des Suchfelds siehst du jederzeit alle Personen, die weiterhin Bearbeitungsrechte haben.
Aufgabe privat setzen
Ist eine Aufgabe einmal beschränkt, erscheint im Dialog die zusätzliche Option Privat setzen.
- Private Aufgaben sind nur für explizit berechtigte Personen sichtbar - Alle erhalten den Status
Unsichtbar. - Berechtigte Personen können wahlweise Leserechte oder Vollzugriff erhalten.
- Im Unterschied zu Schreibbeschränkungen sind private Aufgaben auch für Admins nicht sichtbar - Administratoren erscheinen nach dem Privatsetzen nicht mehr automatisch im Dialog.
Private Aufgabe wieder sichtbar machen
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine private Aufgabe wieder für alle Beteiligten sichtbar zu machen:
- Beschränkung entfernen: Die Aufgabe wird wieder sichtbar für alle und sämtliche Beschränkungen werden aufgehoben.
- Veröffentlichen: Die Aufgabe wird wieder sichtbar für alle, bestehende Schreibbeschränkungen bleiben jedoch erhalten.
Hinweis
Bearbeitungsrechte können auf allen Aufgabenebenen eingeschränkt werden. Das Privat-Setzen hingegen ist nur auf Hauptaufgabenebene möglich und gilt immer für die gesamte Aufgabe inklusive aller Unteraufgaben. Die Privatmarkierung kann auch nur auf Hauptaufgabenebene wieder entfernt werden.
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