Anhänge in smenso

In smenso kannst du Dateien an Projekte, Aufgaben und Statusberichte anhängen. Alle diese Dateien laufen zusätzlich im Dateien-Tab eines Projekts zusammen, damit du Projektdateien zentral findest, organisierst und verwaltest.

Wo finde ich Projektdateien?

Dateien-Tab im Projekt

Du findest alle projektbezogenen Dateien im Projekt unter dem Dateien-Tab. Dort werden Dateien gesammelt, die

• direkt im Projekt hochgeladen wurden,
• an Aufgaben im Projekt angehängt wurden,
• an Statusberichte im Projekt angehängt wurden,
• oder als Link aus OneDrive/SharePoint verknüpft wurden.

So musst du nicht wissen, wo eine Datei im Projekt ursprünglich angehängt wurde – du findest sie zentral an einem Ort.

Globale Suche

Über die globale Suche kannst du workspace-weit nach Inhalten suchen – inklusive Dateien. Du öffnest sie über das Suchfeld in der Toolbar oder per Shortcut CTRL + K (Windows) / CMD + K (macOS).

In der Suche werden Ergebnisse nach Kategorien gruppiert (u. a. Dateien) und du kannst filtern, z. B.:

• Sortierung: Best Match, Zuletzt aktualisiert, Zuletzt erstellt
• Im Projekt: nur Ergebnisse im ausgewählten Projekt
• Weitere Filter: z. B. nach Ersteller, Status, Projekt, Archivierungsstatus

Welche Arten von Anhängen gibt es?

Hochladen (Datei wird in smenso gespeichert)

Du lädst eine Datei direkt in smenso hoch (z. B. PDF, Bild, Excel). Diese Datei wird anschließend im Projekt verfügbar und kann dort verwaltet werden.

Verknüpfung aus OneDrive/SharePoint (Datei bleibt in Microsoft 365)

Du hängst keine Kopie an, sondern verknüpfst eine Datei aus OneDrive/SharePoint. Die Datei bleibt in Microsoft 365, und in smenso wird sie als Anhang/Link angezeigt.

Dateien organisieren

Im Dateien-Tab kannst du deine Projektdateien über Ordner strukturieren (z. B. „Verträge", „Planung", „Abnahmen"). Dateien lassen sich verschieben, und über die Breadcrumb-Navigation wechselst du schnell zwischen Ordnerebenen.

Details findest du im Artikel Dateien-Tab: Ordner & Dateiverwaltung.

Dateien verwalten

Je nach Berechtigung kannst du Dateien im Dateien-Tab über das Drei-Punkte-Menü verwalten, z. B.:

• Herunterladen
• Löschen
• Verschieben
• Einer Aufgabe zuordnen

Rechte & Sichtbarkeit

Du siehst und verwaltest Dateien immer nur im Rahmen deiner Berechtigungen.

• Inhalte aus Projekten, Aufgaben und Statusberichten sind nur sichtbar, wenn du darauf Zugriff hast (sonst fehlen dir ggf. Treffer oder Dateien in der Liste).
• Löschen und Verwalten ist in der Regel nur möglich, wenn du im Projekt die entsprechenden Schreib- oder Adminrechte hast.
• Bei OneDrive/SharePoint-Verknüpfungen gelten zusätzlich die Microsoft-Berechtigungen.
• Beim Verknüpfen setzt smenso standardmäßig Microsoft-Freigaben so, dass die Datei innerhalb der eigenen Microsoft-365-Organisation geteilt wird und für Organisationsmitglieder bearbeitbar ist. Öffnen können sie daher nur Personen, die Mitglied dieser Organisation sind.

Wenn eine Datei „fehlt", ist es sehr häufig ein Rechte-Thema (siehe Troubleshooting unten).

Häufige Fragen & Troubleshooting

Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert (z. B. Datei fehlt, lässt sich nicht öffnen oder Anhänge sind nicht sichtbar), helfen dir die folgenden Hinweise zur schnellen Fehleranalyse.

Datei ist nicht sichtbar (oder nur teilweise)

• Du hast möglicherweise keine Leserechte auf den Bereich, aus dem die Datei stammt (Projekt/Aufgabe/Statusbericht).
• Bei OneDrive/SharePoint: Du hast keine Freigabe auf die Datei oder den Ordner in Microsoft 365.

Verknüpfte OneDrive/SharePoint-Datei lässt sich nicht öffnen

• Prüfe, ob du in Microsoft 365 Zugriff hast (Freigabe/Organisation/extern).
• Beim ersten Verbinden kann ein Popup-Blocker die Microsoft-Freigabe bzw. den Login/Consent-Dialog verhindern.

OneDrive/SharePoint-Datei wurde umbenannt oder verschoben

Je nach Microsoft-Linktyp können Links ungültig werden oder auf neue Pfade zeigen. In dem Fall: Link erneuern bzw. Datei erneut verknüpfen.

Maximale Dateigröße

Die maximale Dateigröße beträgt 500 MB.

Datei lässt sich nicht finden

• Nutze die globale Suche und filtere auf Dateien sowie ggf. Im Projekt.
• Prüfe deine Zugriffsrechte (Projekt/Aufgabe/Statusbericht).
• Bei OneDrive/SharePoint: Prüfe, ob du in Microsoft 365 Zugriff auf die verknüpfte Datei hast.

Statusberichte: Datei lässt sich nicht anhängen / Menüs fehlen

In Statusberichten sind Anhang-Funktionen teilweise erst verfügbar, nachdem der Statusbericht mindestens einmal gespeichert wurde (z. B. als Entwurf). Speichere den Bericht als Entwurf, lade die Seite ggf. neu und versuche es erneut.

Statusberichte: Anhang erscheint nicht im Dateien-Tab

Anhänge aus Statusberichten werden zuverlässig gelistet, wenn der Statusbericht gespeichert wurde (Entwurf reicht). Prüfe, ob der Bericht gespeichert ist und ob du Zugriff darauf hast.