Anhänge in smenso

In smenso kannst du Dateien an Projekte, Aufgaben und Statusberichte anhängen. Alle diese Dateien laufen zusätzlich im Dateien Tab eines Projekts zusammen, damit du Projektdateien zentral findest, organisierst und verwaltest.

Wo finde ich Projektdateien?

Dateien Tab im Projekt

Du findest alle projektbezogenen Dateien im Projekt unter Dateien Tab. Dort werden Dateien gesammelt, die

• direkt im Projekt hochgeladen wurden,
• an Aufgaben im Projekt angehängt wurden,
• an Statusberichte im Projekt angehängt wurden,
• oder als Link aus OneDrive/SharePoint verknüpft wurden.

So musst du nicht wissen, wo eine Datei im Projekt ursprünglich angehängt wurde – du findest sie zentral an einem Ort.

Globale Suche

Über die globale Suche kannst du workspace-weit nach Inhalten suchen – inklusive Dateien. Du öffnest sie über das Suchfeld in der Toolbar oder per Shortcut CTRL + K (Windows) / CMD + K (macOS).

In der Suche werden Ergebnisse nach Kategorien gruppiert (u. a. Dateien) und du kannst filtern, z. B.:

• Sortierung: Best Match, Zuletzt aktualisiert, Zuletzt erstellt
• Im Projekt: nur Ergebnisse im ausgewählten Projekt
• Weitere Filter: z. B. nach Ersteller, Status, Projekt, Archivierungsstatus

Welche Arten von Anhängen gibt es?

Hochladen (Datei wird in smenso gespeichert)

Du lädst eine Datei direkt in smenso hoch (z. B. PDF, Bild, Excel). Diese Datei wird anschließend im Projekt verfügbar und kann dort verwaltet werden.

Verknüpfung aus OneDrive/SharePoint (Datei bleibt in Microsoft 365)

Du hängst keine Kopie an, sondern verknüpfst eine Datei aus OneDrive/SharePoint. Die Datei bleibt in Microsoft 365, und in smenso wird sie als Anhang/Link angezeigt.

Dateien organisieren

Im Register Dateien kannst du deine Projektdateien über Ordner strukturieren (z. B. „Verträge“, „Planung“, „Abnahmen“). Dateien lassen sich verschieben, und über die Breadcrumb-Navigation wechselst du schnell zwischen Ordnerebenen. Damit bleiben deine Projektdateien übersichtlich. 

Dateien verwalten

Je nach Berechtigung kannst du Dateien im Dateien-Tab über das Drei-Punkte-Menü verwalten, z. B.:

• herunterladen
• löschen
• verschieben
• zuordnen

Rechte & Sichtbarkeit

Du siehst und verwaltest Dateien immer nur im Rahmen deiner Berechtigungen.

• Inhalte aus Projekten/Aufgaben/Statusberichten sind nur sichtbar, wenn du darauf Zugriff hast (sonst fehlen dir ggf. Treffer oder Dateien in der Liste).
• Löschen/Verwalten ist in der Regel nur möglich, wenn du im Projekt die entsprechenden Schreib-/Adminrechte hast.
• Bei OneDrive/SharePoint-Verknüpfungen gelten zusätzlich die Microsoft-Berechtigungen.
• Beim Verknüpfen setzt smenso standardmäßig Microsoft-Freigaben so, dass die Datei innerhalb der eigenen Microsoft-365-Organisation geteilt wird und für Organisationsmitglieder bearbeitbar ist; öffnen können sie daher nur Personen, die Mitglied dieser Organisation sind.

Wenn eine Datei „fehlt“, ist es sehr häufig ein Rechte-Thema (siehe FAQ unten).

Häufige Fragen & Troubleshooting

Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert (z. B. Datei fehlt, lässt sich nicht öffnen oder Anhänge sind nicht sichtbar), helfen dir die folgenden Hinweise zur schnellen Fehleranalyse.

Warum sehe ich eine Datei nicht (oder nur teilweise)?

• Du hast möglicherweise keine Leserechte auf den Bereich, aus dem die Datei stammt (Projekt/Aufgabe/Statusbericht).
• Bei OneDrive/SharePoint: Du hast keine Freigabe auf die Datei oder den Ordner in Microsoft 365.

Warum kann ich eine verknüpfte OneDrive/SharePoint-Datei nicht öffnen?

• Prüfe, ob du in Microsoft 365 Zugriff hast (Freigabe/Organisation/extern).
• Beim ersten Verbinden kann ein Popup-Blocker die Microsoft-Freigabe bzw. den Login/Consent-Dialog verhindern.

Was passiert, wenn die OneDrive/SharePoint-Datei umbenannt oder verschoben wird?

Bei Links/Verknüpfungen kann es je nach Microsoft-Linktyp passieren, dass Links ungültig werden oder auf neue Pfade zeigen. Wenn Nutzer:innen Probleme melden: Link erneuern bzw. Datei erneut verknüpfen.

Wie groß darf eine Datei sein?

Die maximale Dateigröße beträgt 500 MB.

Ich finde eine Datei nicht – was kann ich tun?

• Nutze die globale Suche und filtere auf Dateien sowie ggf. Im Projekt.
• Prüfe deine Zugriffsrechte (Projekt/Aufgabe/Statusbericht).
• Bei OneDrive/SharePoint: Prüfe, ob du in Microsoft 365 Zugriff auf die verknüpfte Datei hast.

Statusberichte: Ich kann keine Datei anhängen / Menüs fehlen

In Statusberichten sind Anhang-Funktionen teilweise erst verfügbar, nachdem der Statusbericht mindestens einmal gespeichert wurde (z. B. als Entwurf).
Wenn du das Anhang-Symbol oder das Drei-Punkte-Menü nicht siehst:

• Statusbericht als Entwurf speichern
• Seite ggf. neu laden
• danach Datei anhängen bzw. vorhandene Anhänge verwalten

Statusberichte: Warum erscheint der Anhang nicht (oder noch nicht) im Dateien-Tab?

Anhänge aus Statusberichten werden zuverlässig gelistet, wenn der Statusbericht gespeichert wurde (Entwurf reicht). Prüfe daher:

• Wurde der Statusbericht bereits gespeichert?
• Hast du Zugriff auf den Statusbericht (Rechte/Sichtbarkeit)?