Status und Workflows

Eine Aufgabe durchläuft in smenso Cloud immer verschiedene Status, standardmäßig sind dies:

Zusammen bilden diese Status einen Workflow, den Du auf Wunsch auch individualisieren kannst.

Du kannst Dir für Aufgaben und Meilensteine einen eigenen Workflow zusammenstellen, in dem Du beliebig viele benutzerdefinierte Status ergänzt. Du kannst Dir z.B. verschiedene Workflows für verschiedene Aufgabentypen erstellen, oder bestimmte Workflows nur in bestimmten Projekten verwenden - die Möglichkeiten sind sehr vielseitig. 

Grundlegende Eigenschaften von Status und Workflows

• Status können über das ⚙-Symbol überall dort editiert werden, wo die Status von Aufgaben verändert werden können (in der Aufgabe, in der Liste)
• Der Standardworkflow ist eine Systemeinstellung und kann nicht verändert werden
• Wird ein neuer benutzerdefinierter Workflow erstellt, enthält dieser standardmäßig die drei Systemstatus Nicht begonnen / In Arbeit / Erledigt. Neue Status können hinzugefügt werden.
• Es können beliebig viele Status hinzugefügt werden
• Die Reihenfolge der Status / Workflow-Schritte kann beliebig per Drag & Drop verändert werden
• Die System-Statuskategorien Offen / In Arbeit / Erledigt müssen immer mindestens einen Status enthalten, können aber jeweils auch mehrere Status beinhalten (auch der Erledigt-Status)
• In einem benutzerdefinierten Workflow kann ein Systemstatus erst dann entfernt werden, wenn in der Statuskategorie mindestens ein weiterer Status existiert
• In den Projekteinstellungen kann bestimmt werden, welcher Workflow standardmäßig bei der Neuanlage einer Aufgabe verwendet werden soll. Als Standardeinstellung ist immer der Standardworkflow ausgewählt
• Benutzerdefinierte Workflows können pro Aufgabe innerhalb eines Projekts individuell zugewiesen werden, wenn z.B. manche Aufgabentypen einen bestimmten Workflow durchlaufen sollen

Wie kann ich einen Status bearbeiten?

• Status können über das ⚙-Symbol überall dort editiert werden, wo die Status von Aufgaben verändert werden können (in der Aufgabe, in der Liste).
• Sobald mehr als ein Workflow existiert, wird zusätzlich die Option Workflow ändern eingeblendet, um eine Schnellzuweisung zu ermöglichen.

• Folge dem ⚙-Symbol, um den Dialog Workflows bearbeiten zu öffnen.

Einen benutzerdefinierten Workflow anlegen

1. Klicke auf Neuer Workflow oder + neben der Überschrift "Weitere Workflows"
2. Gib dem neuen Workflow einen Namen
3. Der neue Workflow ist jetzt im Entwurfsstadium und noch nicht veröffentlicht / verfügbar für alle
4. Füge beliebig viele neue Status hinzu oder ändere die Reihenfolge der Schritte
5. Speichere den benutzerdefinierten Workflow über das 💾-Symbol
   
   Hinweis: Der Workflow ist jetzt gespeichert, aber noch nicht veröffentlicht.

Einen benutzerdefinierten Workflow veröffentlichen

Damit Dein Workflow für alle im Workspace nutzbar ist, muss der Workflow veröffentlicht werden.

Es gibt dafür zwei Methoden:

1. Wähle Deinen benutzerdefinierten Workflow aus und klicke auf Anwenden oder
2. Editiere Deinen benutzerdefinierten Workflow über das 🖊-Symbol, aktiviere die Checkbox Veröffentlicht 
3. Bestätige mit Speichern

Ausblick

Derzeit werden in Filtern, Gruppierungen oder z.B. Listenspalten nur die Systemstatus zur Auswahl angeboten. Wir arbeiten aber bereits daran, dass die benutzerdefinierten Workflows / Status an diesen und vielen anderen Stellen in Ansichten zur Verfügung stehen.