Freigeben von Statuswechseln (Workflow)

Auf Wunsch kann ein bestimmter Workflowschritt zusätzlich mit einer Freigabe belegt werden. Bei Wechsel in den jeweiligen Status wird dann ein Freigabeprozess gestartet. Erst wenn die freigebende(n) Person(en) die Freigabe erteilt hat, wechselt die Aufgabe in diesen (Ziel-)Status.

Freigabe für einen Statuswechsel aktivieren

Hinweis: Nur bei benutzerdefinierten Status können Freigaben aktiviert werden.

1. Klicke den Status-Button in einer Aufgabe
2. Wechsele in den Dialog Workflows bearbeiten mit dem ⚙ Symbol
3. Wähle einen benutzerdefinierten Workflow aus (oder erstelle einen neuen Workflow) 
4. Klicke das -Symbol in der Zeile eines benutzerdefinierten Status, um die Optionen zu öffnen
5. In den Optionen, aktiviere den Schalter Freigabe

   
   
6. Wenn Du bereits festlegen willst, wer in diesem Workflow die Freigaben erteilen soll, kannst Du diese Person hier auswählen. Andernfalls kann im Rahmen der Freigabeanfrage eine Person ausgewählt werden.
   
   
   
   
7. Ist eine Freigabe für einen benutzerdefinierten Status aktiv, wird dies über ein Tag "Freigabe" gekennezeichnet:
   
   

Freigabepflichtige Status erkennen

• Wird in einer Aufgabe ein benutzerdefinierter Workflow verwendet, ist dies grundsätzlich bereits im Titel des Statusdialogs sichtbar (hier: Custom Workflow).
• Einen freigabepflichtigen Status erkennst Du an dem Tag Freigabe
• Der auf einen freigabepflichtigen Statuswechsel folgende Status ist so lange ausgegraut (nicht wählbar), bis der freigabepflichtige Status freigegeben wurde.

Eine Freigabe anfragen

1. Wechsele den Status in den freizugebenden Status, im obigen Beispiel: Delivery 
2. Im nachfolgenden Dialog kannst Du Deine Freigabeanfrage noch mit Informationen anreichern
   1. Freigabe gewünscht bis Gebe optional ein Datum an, bis zu dem Du die Freigabe erwartest. Das Datum hat nur informativen Charakter und ansonsten keine Funktion.
   2. Bemerkung Füge - ebenfalls optional - eine Bemerkung zur Erläuterung hinzu.
   3. Anfrage zur Freigabe senden an Insofern in den Einstellungen des Status bereits eine Person zur Freigabe hinterlegt ist, wird die Freigabe automatisch an diese Person gesendet. Du kannst optional weitere Personen zur Freigabe hinzufügen oder - insofern hier noch keine Personen ausgewählt sind - eine Person auswählen.

Beachte:

• Die Freigabe kann erst eingereicht werden, wenn mindestens eine freigebende Person ausgewählt ist
• Wenn zwei Freigabeempfänger angegeben sind, gilt die Freigabe als erteilt, wenn einer von beiden Freigabeempfänger den Statuswechsel freigibt
• Du kannst Dich nicht nicht selbst als Freigeber definieren, es muss immer eine andere Person sein

Sobald eine Freigabe mit Freigabe einreichen angefragt wurde, erhalten die Anfrageempfänger eine Benachrichtigung über das 🔔-Symbol, sowie eine E-Mail, und können die entsprechende Aufgabe prüfen.

Freigabeanfragen bearbeiten

Aufgaben, die sich in einem Freigabeprozess befinden, werden auf unterschiedliche Weise hervorgehoben:

• In Listenansichten werden Aufgaben mit ausstehender Freigabe mit einem Symbol gekennzeichnet:
  
• Die Kennzeichnung erfolgt auch in der Spalte Status, wenn eingeblendet:
  
  
  
• Die freigebenden Personen erhalten außerdem E-Mails und können in ihrem Benachrichtigungsmenü (🔔-Symbol) unter dem Reiter Freigaben aktuell offene Freigabeanfragen einsehen.
  
  

• im Aufgabendialog wird die ausstehende Freigabe mit einem horizontalen Balken am oberen Rand gekennzeichnet:

Im aufgeklappten Zustand:

Hinweis:
Bei einer Aufgabe, die eine Freigabe ausstehend hat, wird der Statuswechsel eingefroren. Die Aufgabe an sich ist weiterhin für alle Beteiligten änderbar, d.h. es können Kommentare erfasst werden, oder aber auch die Beschreibung verändert werden. Dies wird im Aktivitätenprotokoll geloggt, aber noch nicht verhindert. 

Mögliche Aktionen

Nur Anfragesteller und Anfrageempfänger können den Freigabeprozess weiter bearbeiten. Für alle anderen Beteiligten ist der Status der Aufgabe solange "eingefroren". 

• Anfragesteller können...
  • die Freigabe abbrechen
  • einen Kommentar erfassen
    
    
• Anfrageempfänger können...
  • die Freigabe erteilen 
    • in diesem Fall erhält der Anfragestseller eine Benachrichtigung über die erteilte Freigabe
    • die Aufgabe wird in den Status versetzt, der freigegeben wurde
    • der Freigabeworkflow ist damit beendet
      
      
  • die Freigabe ablehnen
    • in diesem Fall erhält der Anfragesteller eine Benachrichtigung, dass seine Freigabeanfrage abgelehnt wurde
    • die Aufgabe wird in den ursprünglichen Status zurückversetzt
    • der Freigabeworkflow ist damit beendet
      
      
  • einen Kommentar erfassen
    • in diesem Fall erhält der Anfragesteller eine Benachrichtigung über den Kommentar
    • die Aufgabe bleibt so lange im Stadium "Freigabe ausstehend", bis sie entweder freigegeben,  abgelehnt oder abgebrochen wurde.
      
      Hinweis: Nur für Anfrageempfänger sind die Buttons ❌ und ✅ sichtbar.
      Wenn die Leiste aufgeklappt wird, werden die weiteren Informationen sichtbar, wie z.B. wer die Freigabanfrage gestellt hat.
      
      
      
      
• Alle Beteiligten: Alle weiteren Beteiligten können eine Aufgabe, die sich im Stadium "Freigabe ausstehend" befindet, normal kommentieren.