Rollen – smenso Helpcenter

smenso Nutzer und Nutzerinnen können regulär eine von vier Rollen innerhalb eines Workspaces einnehmen: Admin, Mitglied, Eingeschränktes Mitglied, Lesendes Mitglied.

Darüber hinaus gibt es die Organisationsrolle Besitzer, sowie die Spezialrolle Gast.

So kannst Du Rollen zuweisen:

Als Besitzer kannst Du Rollen von Mitgliedern/Gästen festlegen. Das geht sowohl beim Einladungsprozess als auch nachträglich im Admin Center. Du findest es hier:

Öffne das Avatar-Menü am rechten oberen Rand (oder navigiere zu https://admin.smenso.cloud)
Hier gibt es eine Option Persönliche Einstellungen: Dies ist ein Absprung in das Admin Center. Abhängig von Deiner Rolle siehst Du hier entweder "nur" die Persönlichen Einstellungen, oder - als Besitzer - weitere Einstellungen zur Verwaltung der Organisation.
Unter dem Punkt Mitglieder gelangst Du zur Übersicht aller Mitglieder des Arbeitsbereichs.
In der Spalte Rolle kannst Du die jeweilige Rolle zuweisen. Die Rolle ist nach Auswahl sofort aktiv.

Admin

Admins sind Personen, denen die Verwaltung des Workspaces anvertraut werden kann. Admins können:

Erweitertes Bearbeiten von Projekten, z.B. archivieren, inaktiv/aktiv setzen, als Vorlage definieren, löschen
Workspace-Einstellungen vornehmen, wie z.B. Portfolio-Ordner verwalten, Teams verwalten, Workflows/Status verwalten
Verwalten von erweiterteten Flavortypen (z.B. Formeleditor öffnen/Formeln bearbeiten)
Kommentare löschen
Veröffentliche Statusberichte löschen

Mitglied

Mitglieder sind Personen, denen Du generell vertraust und die Zugriff auf die meisten Funktionen von smenso haben, sie dürfen u.a. Dinge anlegen/erstellen und auch löschen (alles außer Projekte):

Erstellen von Projekten, Aufgaben, Statusberichten
Können Dinge löschen (alles außer Projekte)
Können Projekte verwalten und Projekteinstellungen verändern, z.B. auch Projekte privat setzen
Können Labels/Flavors erstellen und verwalten
Können Projekte/Aufgaben exportieren und importieren

Die einzigen Einschränkungen dieser Rolle liegen in der erweiterten Verwaltung von Projekten.

Eingeschränktes Mitglied

Eingeschränkte Mitglieder sind Personen, die grundsätzlich im Team und in Projekten mitarbeiten, jedoch weniger umfangreiche Berechtigungen besitzen. Die Rolle ist im Wesentlichen für das Arbeiten mit Aufgaben innerhalb eines Projekts vorgesehen.

Folgende Einschränkungen gelten für diese Rolle:

Können keine Projekte erstellen
Können keine Labels/Flavors erstellen/verwalten
Können keine Objekte löschen (Aufgaben, Projekte, Dateien)
Können keine Statusberichte erstellen
Können keine Projektstammdaten verändern und auch keine Projekte verwalten

Lesendes Mitglied

Lesende Mitglieder sind Personen, die auf Inhalte des Workspaces und der Projekte ausschließlich lesend zugreifen können. Sie haben jedoch grundsätzlich Zugriff zu allen öffentlichen Projekten/Inhalten bzw. privaten Projekten, zu denen sie hinzugefügt wurden.

Eine Ausnahme gilt: Sie dürfen in Aufgaben kommentieren.

Besitzer (Organisationsrolle)

Besitzer sind für die gesamte Organisation und den Workspace (oder ggf. mehrere Workspaces) verantwortlich und können diese verwalten. Besitzer können:

Neue Mitglieder einladen, Rollen verwalten und bestehende Mitglieder entfernen
Gäste einladen und Gäste zu vollen Mitgliedern machen (und vice versa).
Workspaces endgültig löschen
Besitzer-Rechte auf andere Mitglied übertragen bzw. die Rechte nehmen
Abonnement verwalten (kommt bald)

Die Person, die einen Workspace erstmals erstellt hat, wird automatisch zum Besitzer der Organisation. Besitzerrechte können jedoch übertragen werden, bzw. es kann auch mehrere Besitzer geben.

Besitzerrechte für andere Mitglieder der Organisation können nur von Besitzern erteilt werden. Wir empfehlen nicht sehr viele Personen zum Besitzer zu machen, da die Rechte eines Besitzers sehr umfassend sind.

So kannst Du weitere Besitzer in der Organisation definieren:

Navigiere im Admin Center zum Punkt Details
In der Tabelle wähle das Register Mitglieder der Organisation
In der Zeile der Person, der Du Besitzerrechte erteilen möchtest, öffne das 3-Punkte-Menü und wähle Besitzerrechte erteilen.

Spezialrolle Gast

Gäste sind Personen, denen Du nicht den vollen Zugriff auf Deinen Workspace geben willst. Die wichtigsten Unterschiede sind:

Gäste haben ausschließlich Zugriff auf private Projekte, in die sie von einem Mitglied, Admin oder Besitzer eingeladen wurden
Gäste haben keinen Zugriff auf öffentliche Projekte, sie sehen auch keine öffentlichen Projekte
Gäste können keine Projekte erstellen
Gäste können keine Projekteinstellungen vornehmen. Der Reiter Einstellungen im Projekt verwalten-Dialog ist für Gäste ausgeblendet.
Wenn die entsprechenden Berechtigungen erteilt werden, können Gäste innerhalb der Projekte, auf die sie Zugriff haben, analog der regulären (Mitglieder-)Rollen als Gast, eingeschränkter Gast und lesender Gast im Projekt mitarbeiten. Die Rollen für Gäste können separat verwaltet werden.

FAQ zu Gästen

Wie viele Gastplätze stehen zur Verfügung?
In jedem Workspace können Gäste eingeladen werden. Die Anzahl ist dabei begrenzt auf 50% der bezahlten Plätze. Wenn z.B. in einem Abonnement 10 bezahlte Plätze lizenziert sind, können 5 Gäste ohne weitere Kosten eingeladen werden. Sollte das nicht ausreichen, kontaktiere bitte unseren Support.
Wer darf als Gast eingeladen werden?
Als Gast dürfen nur Personen außerhalb Deiner Organisation eingeladen werden.
Können Gäste in Mitglieder umgewandelt werden?
Ja, Gäste können nachträglich in reguläre Mitglieder umgewandelt werden und umgekehrt.

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