Mitglieder (und Gäste) verwalten

Unter dem Menüpunkt Mitglieder können Mitglieder der Organisation bzw. des Workspaces verwaltet werden. 

Mitglieder oder Gäste einladen

Gehe wie folgt vor:

1. Wähle den Menüpunkt Mitglieder
2. (Falls mehrere Workspaces existieren, wähle den gewünschten Workspace aus)
3. Wähle den Button Mitglieder einladen
4. Im nächsten Dialog, wähle aus, ob Du Teammitglieder oder Gäste einladen möchtest
5. Wähle die Sprache der Einladungsmail
6. Gebe die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein
7. Wähle eine Rolle für die Person
8. (Optional) Du kannst über den Button Weitere E-Mail-Adresse noch mehr Leute auf einmal einladen. Füge einfach mehrere Zeilen hinzu.
9. Sende die Einladung mit Klick auf Einladen
   
   

Ein grüner Bestätigungshaken signalisiert die erfolgreiche Einladung. 

Status eine Einladung

Ist eine Einladung versendet, wird ein kleines Label Einladung ausstehend in der jeweiligen Zeile angezeigt:

Sobald die eingeladene Person die Einladung annimmt, d.h. in der Einladungsmail den Link klickt, ein smenso Konto erstellt und damit dem Workspace beitritt, verschwindet das Label und die Person wird in der Mitgliederliste mit Vorname/Nachname angezeigt. 

Das Symbol sendet die Einladungsmail erneut.

Weitere Informationen auf der "Mitglieder verwalten" Seite

1. Workspace-Name: Adresse / URL Deines Workspaces 
2. Plätze in deinem Abonnement:
   Die hier eingetragene Anzahl (im Beispiel 50) entspricht der Anzahl lizenzierter Plätze der letzten Abrechnungsperiode und wie viele von diesen Plätzen aktuell in Nutzung sind (18).

Filter

Die Liste mit Mitgliedern und Gästen hat folgende Filtermöglichkeiten:

1. Alle: Zeigt immer alle Mitglieder der Organisation, sowohl aktive als auch deaktivierte
2. Aktive Mitglieder: Zeigt nur die aktiven Mitglieder des gerade selektierten Workspaces, d.h. reguläre Mitglieder, die aktuell Zugriff haben. Ausstehende Einladungen von Mitgliedern werden hier ebenfalls angezeigt.
3. Aktive Gäste: Zeigt die aktiven Gäste des gerade selektierten Workspaces. Ausstehende Einladungen von Gästen werden hier ebenfalls angezeigt.
4. Inaktive: Zeigt zusammengefasst alle inaktiven smenso Konten (deaktivierte Konten)
5. Ausstehende Einladungen: Zeigt zusammengefasst alle ausstehenden Einladungen

Weitere Möglichkeiten und Informationen in der Mitgliederliste

Zustände eines smenso-Kontos (Status)

• Aktiv: Hat Zugriff zum Workspace 
• Deaktiviert: Hat keinen Zugriff zum Workspace. Es kann zwei Gründe für einen Deaktiviert-Status geben:
  • Die Person hatte in der Vergangenheit Zugriff auf den Workspace und wurde vom Besitzer deaktiviert (In diesem Fall hat die Person ggf. in der Spalte "Rolle" noch eine Rolle zugewiesen. Der Zugriff wird jedoch trotzdem verhindert).
  • Falls es mehrere Workspaces in der Organisation gibt, kann es smenso Nutzer:innen geben, die im aktuelle betrachteten Workspace noch nie berechtigt waren. Diese werden hier unabhängig davon als Deaktiviert geführt, haben jedoch keine Rolle (hatten sie noch nie). Um solche Personen den Zugang zu gewähren, muss ihnen eine Rolle zugewiesen werden. Sie erhalten dann neine Einladungsmail. 

Rollen von Mitgliedern/Gästen

Die Rollen von Mitgliedern/Gästen können sowohl beim Einladungsprozess als auch nachträglich festgelegt werden.

Mehr zu Rollen

Anmeldemethode

Die Anmeldemethode ist rein informativ und stellt dar, mit welche Anmeldemethode ein smenso Konto erstellt wurde. Dabei wird unterschieden in 

• Benutzername & Passwort
• Microsoft Entra ID (= hier steht ggfs. noch "Azure Active Directory", der alte Name dafür, entspricht dem Microsoft Azure Active Directory Geschäftskonto / Single Sign-on)
• Microsoft Konto (= Persönliches Microsoft Konto)

Mehr zu Anmeldemethoden

Optionen in der Mitgliederliste

Im Optionsmenü (Drei-Punkte-Menü) einer Zeile gibt es zwei Optionen:

1. Mitglied deaktivieren: Deaktiviert das Mitglied und sperrt für das Mitglied den Zugriff zu smenso. 
2. In Gast umwandeln: Wandelt ein smenso Konto das vorher eine Mitgliedrolle hatte in eine Gast-Rolle. Die Person verliert damit den Zugang zu öffentlichen Projekten und hat nur noch Zugang zu privaten Projekten, für das die Person berechtigt wurde.

Lizenzrechtliche Informationen zu verfügbaren Plätzen 

Wenn ein Mitglied deaktiviert oder entfernt wird, reduziert sich die Anzahl in der Anzeige Plätze in Deinem Abonnement auf 11/12 (um im Beispiel von oben zu bleiben).

Folglich wird ein Platz in der aktuellen Abrechnungsperiode frei und kann auf Wunsch neu zugewiesen werden. Bleibt der Platz bis zur nächsten Abrechnungsperiode frei, wird er in der nächsten Abrechnungsperiode nicht mehr berechnet und die Anzahl lizenzierter Plätze reduziert sich entsprechend (individuelle Vereinbarungen ausgenommen). 

Gäste können im Übrigen in jedem Workspace eingeladen werden. Als Gast dürfen jedoch nur Personen außerhalb Deiner Organisation eingeladen werden. Die Anzahl an Gästen ist dabei begrenzt auf 50% der bezahlten Plätze. Wenn z.B. in einem Abonnement 10 bezahlte Plätze lizenziert sind, können 5 Gäste ohne weitere Kosten eingeladen werden. Sollte das nicht ausreichen, kontaktiere bitte unseren Support.