Stakeholdermanagement

Stakeholder sind Personen, Gruppen oder Organisationen, die an einem Projekt beteiligt sind, von dessen Ergebnissen betroffen sind oder Einfluss auf den Projektverlauf nehmen können.

Eine Stakeholderanalyse hilft dabei, relevante Stakeholder frühzeitig zu identifizieren, ihren Einfluss und ihre Haltung zum Projekt einzuschätzen und geeignete Maßnahmen für die Zusammenarbeit und Kommunikation festzulegen.

Stakeholderanalyse vorbereiten

Zu Beginn der Stakeholderanalyse werden zunächst die für das Projekt relevanten internen und externen Stakeholder identifiziert. Anschließend können Informationen zu ihrem Einfluss, ihrer Haltung zum Projekt und dem erforderlichen Betreuungsbedarf gesammelt und bewertet werden.

Auf Grundlage dieser Bewertung lassen sich geeignete Maßnahmen für die Zusammenarbeit und Kommunikation planen. Da sich Einfluss und Haltung im Projektverlauf verändern können, sollte die Bewertung regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Stakeholder im Projekt erfassen

Stakeholder können in smenso als eigene Aufgaben innerhalb eines gemeinsamen Ordners, beispielsweise Stakeholderanalyse, erfasst werden. Mit dem Label Stakeholder lassen sich die entsprechenden Aufgaben zusätzlich kennzeichnen und gezielt filtern.

Für die Bewertung können beispielsweise folgende Flavors verwendet werden:

• Stakeholder: Macht – zur Einschätzung des Einflusses auf das Projekt, beispielsweise 1 Gering, 2 Mittel oder 3 Hoch.
• Stakeholder: Unterstützung – zur Einschätzung der Haltung gegenüber dem Projekt, von negativer bis zu positiver Unterstützung.
• Stakeholder: Kategorie – beispielsweise zur Unterscheidung zwischen internen und externen Stakeholdern.

In der Beschreibung können weitere Informationen zum jeweiligen Stakeholder festgehalten werden. Der geplante Betreuungsaufwand kann über Plan Aufwand erfasst werden.

Konkrete Maßnahmen für die Zusammenarbeit mit dem Stakeholder können als Unteraufgaben angelegt werden. Dazu gehören beispielsweise regelmäßige Abstimmungen, das Einholen von Feedback oder die gezielte Information über den Projektfortschritt.

Stakeholder in der Listenansicht vergleichen

In der Listenansicht lassen sich die erfassten Stakeholder gemeinsam darstellen und miteinander vergleichen. Relevante Felder wie Plan Aufwand, Kategorie, Macht und Unterstützung können dafür als Spalten eingeblendet werden.

Über Filter können bei Bedarf gezielt bestimmte Stakeholder oder Ausprägungen betrachtet werden.

Stakeholder in der Projektanalyse auswerten

Für eine visuelle Auswertung kann in der Projektanalyse ein Bubble Chart verwendet werden. Dabei kann beispielsweise Stakeholder: Macht auf der X-Achse und Stakeholder: Unterstützung auf der Y-Achse dargestellt werden.

Als Größe der Bubbles kann Plan Aufwand verwendet werden. Dadurch werden Einfluss, Unterstützung und geplanter Betreuungsaufwand der Stakeholder gemeinsam sichtbar.

Best Practice

Eine Stakeholderanalyse sollte nicht nur zu Beginn eines Projekts erstellt, sondern im weiteren Projektverlauf regelmäßig überprüft werden.

• Identifiziere relevante interne und externe Stakeholder möglichst frühzeitig.
• Bewerte Macht und Unterstützung nach einheitlichen Kriterien.
• Halte wichtige Informationen und geplante Maßnahmen direkt beim jeweiligen Stakeholder fest.
• Plane den erforderlichen Betreuungsaufwand und berücksichtige ihn bei der Projektplanung.
• Überprüfe regelmäßig, ob sich Einfluss, Haltung oder Betreuungsbedarf eines Stakeholders verändert haben.
• Nutze Listenansicht und Projektanalyse, um Stakeholder miteinander zu vergleichen und kritische Konstellationen frühzeitig zu erkennen.