Risikomanagement

Risiken können den Verlauf eines Projekts erheblich beeinflussen. Ein strukturiertes Risikomanagement hilft Dir dabei, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und geeignete Gegenmaßnahmen zu planen.

In smenso kannst Du Risiken als Aufgaben erfassen und mithilfe von Flavors bewerten. So lassen sich Risiken strukturiert verwalten und sowohl innerhalb eines Projekts als auch projektübergreifend auswerten.

Risiken als Aufgaben erfassen

Lege für ein identifiziertes Risiko eine eigene Aufgabe an. Im Titel kannst Du das Risiko möglichst konkret beschreiben. Weitere Informationen zum Risiko können beispielsweise in der Aufgabenbeschreibung ergänzt werden.

Über Flavors kannst Du zusätzliche Informationen zur Bewertung des Risikos hinterlegen. Für eine einfache Risikobewertung eignen sich beispielsweise:

• Risiko: Eintritt – zur Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit
• Risiko: Auswirkung – zur Bewertung der möglichen Auswirkungen

Für beide Flavors kann beispielsweise eine Skala von 1 bis 5 verwendet werden. Dadurch lassen sich Risiken einheitlich bewerten und später gezielt filtern und auswerten.

Gegenmaßnahmen planen

Geeignete Gegenmaßnahmen kannst Du direkt beim jeweiligen Risiko als Unteraufgaben erfassen. So bleiben Risiko und die dazugehörigen Maßnahmen unmittelbar miteinander verbunden.

Weise die Aufgaben bzw. Gegenmaßnahmen den verantwortlichen Personen zu und hinterlege bei Bedarf Termine. Dadurch wird aus der reinen Risikoerfassung eine konkrete Maßnahmenplanung.

Risiken projektübergreifend vergleichen

Risiko-Flavors können auch in den Projektstammdaten verwendet werden. Dadurch lassen sich ausgewählte Risikoinformationen mehrerer Projekte im Portfolio direkt gegenüberstellen.

Beispielsweise können Risiko: Eintritt, Risiko: Auswirkung und Risiko: Kosten als Spalten eingeblendet werden. So erhältst Du einen schnellen Überblick über die Risikobewertung der einzelnen Projekte.

Risiken im Bubble Chart visualisieren

In der Portfolio-Analyse kannst Du Risiken zusätzlich mit einem Bubble Chart visualisieren. Dafür können die Risiko-Flavors als Dimensionen des Charts verwendet werden.

Eine mögliche Konfiguration ist beispielsweise:

• X-Achse: Risiko: Eintritt
• Y-Achse: Risiko: Auswirkung
• Größe: Risiko: Kosten

Die Position einer Bubble zeigt damit die Kombination aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Über die Größe der Bubble kann zusätzlich die Höhe der hinterlegten Risikokosten dargestellt werden. Auf diese Weise lassen sich Projekte mit unterschiedlichen Risikoprofilen schnell miteinander vergleichen.

Best Practice

Für ein übersichtliches Risikomanagement empfiehlt es sich, Risiken nach einem einheitlichen Schema zu erfassen und regelmäßig zu überprüfen.

• Erfasse identifizierte Risiken möglichst konkret als eigene Aufgaben.
• Bewerte Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung anhand einheitlicher Skalen.
• Plane geeignete Gegenmaßnahmen als Unteraufgaben und lege Verantwortlichkeiten fest.
• Überprüfe die Bewertung bestehender Risiken regelmäßig und passe sie bei Bedarf an.
• Nutze Portfolio und Analyse, um Risiken mehrerer Projekte miteinander zu vergleichen und einen projektübergreifenden Überblick zu erhalten.