Kostenmanagement

Ein transparentes Kostenmanagement hilft Dir dabei, die finanzielle Entwicklung eines Projekts im Blick zu behalten und Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten frühzeitig zu erkennen.

In smenso kannst Du dafür ein Projektbudget hinterlegen sowie Plan- und IST-Kosten auf Aufgaben erfassen. Über Ordner und Flavors lassen sich die Kosten zusätzlich strukturieren und anschließend auswerten.

Projektbudget festlegen

Das Budget wird in den Projektstammdaten hinterlegt und bildet den finanziellen Rahmen für das gesamte Projekt.

Es kann bei der späteren Auswertung den geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten gegenübergestellt werden.

Plan- und IST-Kosten in Aufgaben erfassen

Über das Feld Plan Kosten kannst Du für einzelne Aufgaben festlegen, welche Kosten vorgesehen sind. Der Wert kann manuell eingetragen oder automatisch auf Grundlage des geplanten Aufwands und des im Projekt hinterlegten Stundensatzes berechnet werden.

Die tatsächlich angefallenen Kosten werden über das Feld IST Kosten abgebildet. Auch diese können manuell eingetragen oder auf Grundlage des IST Aufwands automatisch berechnet werden.

So kannst Du geplante und tatsächliche Kosten auf Aufgabenebene gegenüberstellen und Abweichungen erkennen.

Weitere Informationen zu den Plan-/IST-Feldern findest Du hier:

Plan-/IST-Felder in Aufgaben 

Kosten strukturieren

Für eine detailliertere Auswertung kannst Du Deine Kosten zusätzlich strukturieren. Dafür eignen sich beispielsweise Ordner und Flavors.

Mit einem Flavor wie Kostenart kannst Du Aufgaben zum Beispiel unterschiedlichen Kostenarten zuordnen. Welche Struktur sinnvoll ist, hängt dabei von Deinem Projekt und den gewünschten Auswertungen ab.

Über Start- und Fälligkeitsdaten der Aufgaben kann zusätzlich die zeitliche Einordnung der Kosten berücksichtigt werden.

Projektkosten auswerten

Im Projektstatus kannst Du die Kostenentwicklung Deines Projekts mit verschiedenen Widgets auswerten.

Das Widget Status Kosten stellt das Projektbudget sowie die summierten Plan- und IST-Kosten aller Aufgaben gegenüber. So erkennst Du auf einen Blick, wie sich die geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten im Verhältnis zum verfügbaren Budget entwickeln.

Weitere Informationen zu den verfügbaren Widgets und deren Einsatz findest Du hier:

Widgets in der Projektübersicht 

Widgets: Überblick, anpassen & Einsatzorte 

Best Practice

Für ein aussagekräftiges Kostenmanagement empfiehlt es sich,

• ein realistisches Projektbudget zu hinterlegen,
• Plan Kosten für relevante Aufgaben zu pflegen,
• IST Kosten während des Projektverlaufs regelmäßig zu aktualisieren,
• Kosten bei Bedarf über Ordner oder Flavors sinnvoll zu strukturieren und
• Plan- und IST-Kosten regelmäßig miteinander zu vergleichen.

So erhältst Du einen transparenten Überblick über die Kostenentwicklung Deines Projekts und kannst Abweichungen frühzeitig erkennen.