Projektantrag / Projektfreigabe

Bevor ein Projekt umgesetzt wird, muss häufig zunächst ein Projektantrag erstellt, geprüft und freigegeben werden. In smenso kann dieser Prozess mithilfe einer Aufgabe und eines Workflows strukturiert abgebildet werden.

Der Projektantrag wird dabei als Aufgabe im Projekt geführt. Über Flavors können relevante Informationen zum Antrag strukturiert erfasst werden. Ein benutzerdefinierter Workflow bildet den Bearbeitungs- und Freigabeprozess ab.

Projektantrag als Aufgabe erfassen

Lege für den Projektantrag eine eigene Aufgabe an. In der Aufgabe können alle für die Entscheidung relevanten Informationen hinterlegt werden, beispielsweise eine Beschreibung des Vorhabens, Termine und Verantwortlichkeiten.

Zusätzliche Angaben zum Projektantrag können über Flavors strukturiert erfasst werden. So können beispielsweise die Kategorie, der aktuelle Antragsstatus oder die Priorität hinterlegt werden.

Bearbeitungsstand über einen Workflow steuern

Für den Projektantrag kann ein eigener Workflow verwendet werden. Die einzelnen Status im Workflow bilden die Schritte des Antragsprozesses ab, beispielsweise von der Bearbeitung über die Prüfung bis zur Freigabe.

Welche Status und Schritte verwendet werden, kann an den jeweiligen Freigabeprozess angepasst werden.

Projektantrag freigeben

Der Projektantrag kann über einen freigabepflichtigen Statuswechsel geprüft und freigegeben werden. Im Beispiel ist für den Wechsel in den Status Freigegeben eine Freigabe erforderlich.

Für die Freigabe können eine oder mehrere Personen ausgewählt werden. Zusätzlich lässt sich festlegen, ob die Zustimmung einer Person ausreicht oder alle ausgewählten Personen zustimmen müssen.

Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwendung von Freigaben findest Du unter Freigeben von Statuswechseln (Workflow) .

Projektanträge projektübergreifend im Blick behalten

Sollen Informationen zum Projektantrag auch projektübergreifend sichtbar sein, können entsprechende Flavors zusätzlich in den Projektstammdaten verwendet werden.

Im Portfolio können diese Informationen als Spalten eingeblendet werden. So lassen sich beispielsweise Kategorie, Antragsstatus und Priorität mehrerer Projekte direkt miteinander vergleichen.

Best Practice

Für einen nachvollziehbaren Projektantrags- und Freigabeprozess empfiehlt es sich, den Ablauf möglichst einheitlich zu gestalten.

• Führe den Projektantrag als eigene Aufgabe im Projekt.
• Hinterlege relevante Informationen zum Antrag strukturiert, beispielsweise über Flavors.
• Nutze einen einheitlichen Workflow für die verschiedenen Schritte des Antragsprozesses.
• Verwende Freigaben für Statuswechsel, wenn eine Entscheidung durch bestimmte Personen erforderlich ist.
• Nutze bei Bedarf Flavors in den Projektstammdaten, um den Stand von Projektanträgen projektübergreifend im Portfolio auszuwerten.