Projekt verwalten: Projektstammdaten

In smenso kannst du Projekte mit allen relevanten Stammdaten anlegen und später jederzeit bearbeiten. Die Projektstammdaten helfen dir dabei, Projekte zu strukturieren, zu kategorisieren und sauber auszuwerten.

Projekt verwalten öffnen

Die Projektstammdaten findest du im Bereich Projekt verwalten. Es gibt drei Wege, diesen Bereich zu öffnen:

Überblick der Stammdaten

Im Bereich Stammdaten kannst du die wichtigsten Projektdaten pflegen. Standardmäßig stehen dir unter anderem folgende Felder zur Verfügung:

• Projektname
• Projekttyp (Bezeichnung anpassbar)
• Projektordner (Bezeichnung anpassbar)
• Startdatum
• Fälligkeitsdatum
• Projektleitung
• Ort (Bezeichnung anpassbar)
• Budget
• Beschreibung
• Projektziel
• Projektnutzen

Standard-Projektstammdatenfelder

Für die Standardfelder Projektordner, Projekttyp und Ort gibt es einen separaten Artikel. Dort wird beschrieben, wie du diese Felder umbenennen bzw. für einen anderen Zweck nutzen kannst:

Standard-Projektstammdatenfelder umbenennen 

Projekte kategorisieren

Mit den Stammdatenfeldern, insbesondere mit gruppierbaren Feldern wie Projekttyp, Projektphase, Ort und Projektleiter, kannst du Projekte bereits einfach kategorisieren. Wenn du diese Felder umbenennen möchtest, findest du die Details im Artikel zu den Standard-Projektstammdatenfeldern.

Projektleitung festlegen

In den Projektstammdaten kannst du eine oder mehrere Personen als Projektleitung festlegen. 

Öffne Projekt verwalten und gehe im Bereich Projektleitung auf das +-Symbol. Suche anschließend nach der gewünschten Person und wähle sie aus. Wiederhole den Schritt, um weitere Projektleiter hinzuzufügen.

Labels und Flavors für erweiterte Strukturierung

Für fortgeschrittene Kategorisierungen werden in smenso Labels und Flavors verwendet. Damit kannst du deine Projektstammdaten schnell und flexibel erweitern.

Mit einem Label kannst du Projekten oder Aufgaben einen „Aufkleber“ geben. Ein Label hat genau einen Wert und eignet sich für klassische Kategorisierungen.

Flavors sind benutzerdefinierte Felder, die du beliebig benennen und mit beliebigen Werten ausprägen kannst. Zusammen mit Filter- und Auswertungsmöglichkeiten lassen sich damit viele Szenarien abbilden.

Beispiele für Labels und Flavors:

💡 Tipp: Die gezeigten Icons innerhalb von Labels/Flavors sind Standard-Windows-Icons, die du mit der Tastenkombination Windows-Taste + Punkt einfügen kannst.

Labels anzeigen und hinzufügen

Um Labels direkt im Projekt zu pflegen, öffne Projekt verwalten und klicke auf Labels anzeigen.

Über das + kannst du ein Label auswählen und hinzufügen.

Flavors anzeigen und hinzufügen

Um Flavors direkt im Projekt zu pflegen, öffne Projekt verwalten und klicke auf Flavors anzeigen.

Über das + kannst du einen Flavor auswählen und hinzufügen.

Flavor-Gruppen anlegen

Flavors lassen sich in Gruppen strukturieren. Über Neue Gruppe kannst du eine weitere Gruppe hinzufügen (z. B. Sonstiges) und dort anschließend Flavors einsortieren.

💡 Tipp:
Gruppen helfen dabei, viele Flavors übersichtlich zu halten (z. B. Allgemein, Sonstiges, Finanzen).

Projekt beobachten

Über das Glocken-Symbol kannst du ein Projekt beobachten. Beim Beobachten erhältst du Benachrichtigungen zu Aktivitäten und Änderungen im Projekt.

Öffne dazu Projekt verwalten und klicke oben rechts auf die Glocke.

• Beobachten beginnen: Du fügst dich selbst als Beobachter hinzu.
• Beobachten beenden: Du entfernst dich wieder selbst aus der Beobachter-Liste.

Zusätzlich kannst du auch andere Personen oder Teams als Beobachter hinzufügen. Suche dazu einfach nach der gewünschten Person bzw. dem Team und wähle den Eintrag aus.

Vorlagen anwenden und verwalten

Über das ✨-Symbol kannst du Vorlagen auf das Projekt anwenden oder den Vorlagenbereich öffnen, um Vorlagen zu verwalten. So lassen sich vordefinierte Inhalte schnell übernehmen und Projekte einheitlich strukturieren.

Öffne dazu Projekt verwalten und klicke oben rechts auf das ✨-Symbol. Anschließend kannst du eine Vorlage auswählen und anwenden oder in den Vorlagenbereich wechseln, um Vorlagen zu durchsuchen und zu verwalten.

💡 Hinweis:
Mehr Informationen zu Vorlagen findest du in diesen Artikeln:

• Projektvorlagen auf bestehende Projekte anwenden
• Aufgabenvorlagen
• Projektvorlagen verwenden
• Statusberichtsvorlagen

Zugriff verwalten

Über das 🔒-Symbol kannst du den Zugriff auf ein Projekt verwalten. Dabei legst du fest, wer in diesem Projekt aktiv mitarbeiten kann und wer das Projekt nur lesen darf.

Öffne dazu Projekt verwalten und klicke oben rechts auf das 🔒-Symbol.

• Beim Zugriff einschränken behalten Workspace-Admins (Volladministratoren) alle Rechte auf das Projekt.
• Du selbst bleibst im Projekt mit Vollzugriff.
• Weitere Teams oder Personen müssen manuell hinzugefügt werden, damit sie in diesem Projekt ebenfalls Vollzugriff haben.
• Mit Beschränkung entfernen haben wieder alle im Workspace Vollzugriff auf das Projekt.

💡 Hinweis:
Mehr Details zu Berechtigungen findest du hier: Bearbeitungsrechte einschränken (Berechtigungen).

Weitere Optionen

Über das Dreipunkte-Menü (…) oben rechts stehen dir weitere Aktionen für das Projekt zur Verfügung:

• Projekt drucken: Öffnet die Druckansicht für das Projekt.
• Projekt-GUID kopieren: Kopiert die GUID des Projekts in die Zwischenablage.
• Flavorgruppen sperren: Sperrt die Flavorgruppen, sodass sie nicht mehr bearbeitet werden können.

Weitere Infos

Mehr zur Anlage von Projekten findest du hier: Projekte anlegen