In den Workspace-Einstellungen findest Du unter Allgemein Einstellungen, die workspaceweit gelten.
Hier kannst Du festlegen,
- wie Projekt IDs vergeben werden,
- ob Mitglieder trotz eingeschränkter Hauptaufgaben Unteraufgaben anlegen und bearbeiten dürfen und
- ob neue Dateien in smenso hochgeladen werden dürfen.
Projekt IDs
Mit der Projekt ID werden Projekte eindeutig gekennzeichnet. Für die Vergabe stehen zwei Varianten zur Verfügung.
Manuelle Projekt IDs
Bei dieser Standardeinstellung kann die Projekt ID optional in den Projekteinstellungen eines Projekts manuell vergeben werden. Es können alphanumerische Werte verwendet werden.
Fortlaufende Nummern für Projekt IDs
Bei dieser Einstellung werden Projekt IDs automatisch fortlaufend vergeben. Bestehende Projekte werden chronologisch nummeriert. Neue Projekte erhalten jeweils die nächste verfügbare Nummer.
Optional kannst Du eine Startnummer festlegen. In den Einstellungen werden außerdem die zuletzt vergebene Nummer und die nächsten vorgesehenen Projekt IDs angezeigt.
Hinweis
Die Startnummer kann nachträglich nicht niedriger festgelegt werden als die Nummer des zuletzt in diesem Nummernkreis erstellten Projekts. Eine höhere Startnummer kann jederzeit eingestellt werden.
Unteraufgaben bei eingeschränkten Hauptaufgaben
Mit der Einstellung Unteraufgaben trotz Einschränkung erlauben legst Du fest, ob Mitglieder mit ausschließlich lesendem Zugriff auf eine eingeschränkte Hauptaufgabe dennoch Unteraufgaben anlegen und bearbeiten dürfen.
Einstellung deaktiviert (Standard)
Mitglieder mit ausschließlich lesendem Zugriff können keine Unteraufgaben anlegen oder bearbeiten. Die Einschränkung gilt vollständig.
Einstellung aktiviert
Mitglieder dürfen trotz des ausschließlich lesenden Zugriffs auf die eingeschränkte Hauptaufgabe weiterhin Unteraufgaben anlegen und bearbeiten.
Hinweis
Diese Einstellung gilt ausschließlich für projektindividuell eingeschränkte Hauptaufgaben. Die Systemrolle Lesendes Mitglied ist davon nicht betroffen und behält in jedem Fall ausschließlich lesenden Zugriff.
Weitere Informationen zur Einschränkung von Bearbeitungsrechten findest Du im Artikel Bearbeitungsrechte einschränken (Berechtigungen)
Datei-Uploads
Mit der Einstellung Datei-Uploads im Workspace deaktivieren unterbindest Du das Hochladen neuer Dateien workspaceweit. Die Einstellung ist standardmäßig ausgeschaltet.
Einstellung deaktiviert (Standard)
Dateien können wie gewohnt hochgeladen werden.
Einstellung aktiviert
An allen Stellen, an denen Dateien hochgeladen werden können, ist der Button zum Anhängen von Dateien deaktiviert. Das betrifft zum Beispiel Aufgaben, den Projekt-Tab Dateien, den Statusbericht und die Projektstammdaten. Am Button erscheint der Hinweis „Vom Administrator deaktiviert“.
Hinweis
Die Einstellung betrifft nur das Hochladen neuer Dateien. Das Verlinken von OneDrive/SharePoint-Dateien, das Einfügen von Bildern in die Beschreibung sowie bereits hochgeladene Dateien sind davon nicht betroffen.
Einen Überblick über alle Arten von Anhängen findest Du im Artikel Anhänge in smenso.
Die hier beschriebenen Einstellungen stehen ausschließlich Mitgliedern mit der Rolle Besitzer zur Verfügung.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich Projekt-IDs automatisch vergeben lassen?
Ja. Unter Allgemein in den Workspace-Einstellungen kannst Du die automatische Vergabe fortlaufender Projekt-IDs aktivieren.
Kann ich eine Startnummer für fortlaufende Projekt-IDs festlegen?
Ja. Du kannst eine eigene Startnummer festlegen. Diese darf nachträglich jedoch nicht niedriger sein als die zuletzt vergebene Projektnummer.
Können Mitglieder trotz eingeschränkter Hauptaufgabe Unteraufgaben bearbeiten?
Ja. Aktiviere dazu Unteraufgaben trotz Einschränkung erlauben in den allgemeinen Workspace-Einstellungen.
Kann ich verhindern, dass Dateien hochgeladen werden?
Ja. Aktiviere dazu Datei-Uploads im Workspace deaktivieren in den allgemeinen Workspace-Einstellungen. Verknüpfungen zu OneDrive/SharePoint bleiben weiterhin möglich.
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