Aufgabenvorlagen verwalten

Aufgaben können als Vorlage gespeichert werden. Mit Aufgabenvorlagen kannst Du bestimmte Aufgaben ganz einfach wiederverwenden. Das ist besonders praktisch, wenn Aufgaben bestimmten Prozessen folgen sollen, sie immer bestimmte Flavors (Zusatzfelder) enthalten sollen, oder bestimmte Unteraufgaben immer schon mit angelegt sein sollen - eben für alles, was Du zukünftig ggf. wiederverwenden möchtest.

Dieser Artikel behandelt das Erstellen, Bearbeiten, Sperren und Verwalten von Aufgabenvorlagen. Wie Du eine Vorlage auf eine neue oder bestehende Aufgabe anwendest, findest Du im Artikel Aufgabenvorlagen anwenden.

Aufgabenvorlage erstellen

1. Öffne eine beliebige Aufgabe, die Du als Vorlage speichern willst.
2. Klicke auf das ✨-Symbol.
3. Wähle 💾 Vorlage speichern.
4. Gib der Vorlage einen Titel und ergänze optional eine Beschreibung.
5. Wähle aus, mit wem Du die Vorlage teilen möchtest:
   • Nur mir: Sie wird nur für Dich sichtbar sein.
   • Alle Mitglieder: Nur Mitglieder des Workspaces sehen die Vorlage.
   • Mitglieder und Gäste: Alle Mitglieder des Workspaces und Gäste sehen die Vorlage.
   • Personen / Teams: Bestimmte Personen / Teams sehen die Vorlage.
6. Setze den Haken bei An Schnellzugriff anpinnen, um die Vorlage direkt in Deinen persönlichen Schnellzugriff (✨-Menü) aufzunehmen. Du kannst dies auch nachträglich machen.
7. Klicke Speichern.

Standardtitel für neue Aufgaben festlegen

In Aufgabenvorlagen kann ein Standardtitel für neue Aufgaben hinterlegt werden. Dieses Feld findest Du direkt beim Durchsuchen einer Vorlage.

Wenn ein Standardtitel in einer Vorlage definiert wurde, wird dieser Titel automatisch vorgeschlagen, wenn Du eine neue Aufgabe aus dieser Vorlage erstellst. Damit kannst Du gezielt festlegen, wie Aufgaben auf Basis dieser Vorlage benannt werden sollen.

• Der Standardtitel ersetzt den bisherigen Platzhalter „Neue Aufgabe" beim Anlegen über die Vorlage.
• Du kannst den vorgeschlagenen Titel natürlich beim Erstellen individuell anpassen.
• Ist kein Titel hinterlegt, bleibt der Standardwert „Neue Aufgabe" bestehen.

Aufgabenvorlage bearbeiten

1. Öffne eine beliebige Aufgabe.
2. Öffne das Vorlagenmenü über das ✨-Symbol.
3. Wähle ✨ Vorlagen durchsuchen.
4. Öffne das Optionsmenü neben der gewünschten Vorlage und wähle Bearbeiten.
5. Bearbeite die Vorlage und speichere sie regulär, indem Du aus dem Fenster klickst.

Unteraufgaben in Vorlagen bearbeiten

Unteraufgaben können Teil einer Aufgabenvorlage sein und werden beim Erstellen einer Aufgabe aus der Vorlage automatisch mit übernommen. Sie lassen sich in der Vorlage auch nachträglich bearbeiten - die Grunddaten der Unteraufgabe können direkt innerhalb der Vorlage angepasst werden: Workflow, Status, Name, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Person.

Aufgabenvorlagen sperren

Aufgabenvorlagen lassen sich sperren, um Änderungen an der Vorlage zu verhindern. Das ist hilfreich, wenn eine Vorlage als verbindlicher Standard dienen soll oder wenn mehrere Personen im Workspace mit Vorlagen arbeiten.

Ist eine Vorlage gesperrt, können Inhalte der Vorlage nicht mehr bearbeitet werden, bis die Sperre wieder aufgehoben wird.

Vorlagen anpinnen / Schnellzugriff

Vorlagen können angepinnt werden. Im ✨-Menü einer Aufgabe werden angepinnte Vorlagen im Schnellzugriff angeboten. Angepinnte Vorlagen sind eine persönliche Einstellung.

Vorlagen können auf diese Arten angepinnt werden:

• Setze beim Erstellen einer Vorlage (siehe oben) den Haken bei An Schnellzugriff anpinnen.
• Öffne das ✨-Menü und wähle den Punkt Vorlagen durchsuchen, im nächsten Schritt wähle das Pin-Icon.

Im Schnellzugriff-Menü kann eine angepinnte Vorlage per Klick auf das entsprechende Symbol wieder entfernt werden.

Aufgabenvorlagen löschen

1. Öffne eine beliebige Aufgabe.
2. Öffne das Vorlagenmenü über das ✨-Symbol.
3. Wähle ✨ Vorlagen durchsuchen.
4. Öffne das Optionsmenü neben der gewünschten Vorlage und wähle Löschen.

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