🪄 KI-Statusbericht

Mit dem KI-Statusbericht erstellt die KI aus den Aufgaben eines Projekts einen Entwurf für den Statusbericht. Du legst fest, wie ausführlich der Bericht wird, für welchen Zeitraum er gilt und welche Projektdaten einfließen. Den Entwurf prüfst und ergänzt du, bevor du ihn veröffentlichst. In diesem Artikel geht es um das Erstellen, den Inhalt des Entwurfs und darum, was du vor dem Veröffentlichen beachten solltest.

Statusbericht mit KI erstellen

Voraussetzung: Du bist Mitglied des Projekts und siehst im Projekt den Bereich Status.

1. Öffne im Projekt den Bereich Status.
2. Klicke oben rechts neben Neu auf den Pfeil und wähle Neuer Status mit KI.
3. Lege im Dialog Statusbericht mit KI erstellen den Detailgrad, den Zeitraum und die einbezogenen Daten fest (siehe unten).
4. Klicke auf Bericht erstellen.

Während die KI arbeitet, zeigt ein Fortschrittsbalken („Die KI schreibt deinen Statusbericht …“) den Stand. Danach öffnet sich der Statusbericht als Entwurf. Ohne KI legst du Berichte wie gewohnt über Neuer Status an, siehe Statusbericht erstellen, veröffentlichen & verwalten.

Detailgrad

Der Detailgrad bestimmt, wie viel die KI aus den Aufgaben berücksichtigt. Mit jedem Detailgrad ändern sich die vorbelegten EINBEZOGENE DATEN (siehe unten), die Anzahl der berücksichtigten Aufgaben und der Umfang der Daten. Unter der Auswahl steht, was einfließt und wie viele Aufgaben maximal berücksichtigt werden:

• Kompakt: nur Status und Termine, für einen schnellen Überblick (bis zu 10 Aufgaben)
• Standard: Aufgaben inklusive Terminen und Aufwänden (bis zu 30 Aufgaben)
• Ausführlich: Aufgaben inklusive Zuständigkeiten, Kosten und Unteraufgaben (bis zu 45 Aufgaben)
• Vollständig: alle Daten inklusive Hierarchie und Beschreibungen, deutlich länger (bis zu 60 Aufgaben)

Sind es im Zeitraum mehr Aufgaben, wählt die KI die auffälligsten aus. Der Hinweis lautet zum Beispiel „Top 30 von 95 Aufgaben im Zeitraum – nach Relevanz-Score“. Jede Aufgabe erhält einen Relevanz-Score nach Auffälligkeit, etwa bei Terminverzug, Statuswechsel oder Aufwandsabweichung. Aufgaben mit höherem Score werden zuerst berücksichtigt.

Zeitraum

• Seit letztem Bericht
• Letzte 30 Tage
• Aktuelles Quartal
• Von und Bis: eigener Zeitraum. Von lässt sich über das Kalender-Symbol ändern, Bis ist auf heute festgelegt (Schloss-Symbol).

Seit letztem Bericht ist ausgegraut, solange es im Projekt noch keinen veröffentlichten Bericht gibt. Nach dem ersten veröffentlichten Bericht lässt sich die Option wählen.

Einbezogene Daten

Unter EINBEZOGENE DATEN schaltest du einzelne Datenarten ein oder aus. Welche Schalter zu Beginn aktiv sind, hängt vom gewählten Detailgrad ab, du kannst die Auswahl aber ändern. Die Anzeige „2 von 6 ausgewählt“ zeigt, wie viele aktiv sind (so beim Detailgrad Standard). Zur Wahl stehen:

• Termine: Start- und Fälligkeitsdaten
• Aufwände: Planaufwand und gebuchter Aufwand
• Zuweisungen: wer an welcher Aufgabe arbeitet
• Kosten: Budget und angefallene Kosten
• Hierarchie: Unteraufgaben aller Ebenen
• Beschreibungen: Beschreibungstexte der Aufgaben

Je weniger Daten einfließen, desto weniger Credits verbraucht die Erstellung in der Regel. Die KI verwendet nur Aufgaben, die du sehen darfst.

Der Entwurf

Der Statusbericht öffnet sich mit dem Hinweis KI-Entwurf („Bitte vor dem Veröffentlichen prüfen“). Die KI hat dabei folgendes vorbereitet:

• Fortschritt: Der Fortschritt ist gesetzt, im Beispiel auf den Vorschlag von 96 %.
• Termine und Kosten: Die Felder Termine und Kosten sind mit einem Status belegt, im Beispiel Kritisch und Gefährdet. Ziele bleibt leer.
• Erläuterungen zum Status: Texte mit den Abschnitten Zusammenfassung, Fortschritt, Termine und Risiken, die sich auf den gewählten Zeitraum beziehen.
• Nächste Schritte: Vorschläge mit Titel, Priorität (zum Beispiel Dringend oder Bald) und Beschreibung.

Den Gesamtstatus setzt die KI nicht. Er behält seinen Standardwert, im Beispiel Schwebend, und muss von dir gewählt werden.

Entwurf prüfen und anpassen

1. Lies die Texte und gleiche Zahlen und Aussagen mit dem Projekt ab.
2. Passe Texte, Status, Fortschritt und Nächste Schritte an wie in jedem anderen Statusbericht.
3. Setze den Gesamtstatus.
4. Klicke auf Als Entwurf speichern, um den Bericht zu sichern. Erst dann lassen sich unter Dateien Anhänge hinzufügen. Gespeicherte Entwürfe tragen den Hinweis „In Bearbeitung von …“.
5. Klicke auf Veröffentlichen, wenn der Bericht fertig ist.

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• So funktionieren KI-Credits

FAQ

Setzt die KI den Gesamtstatus?

Nein, den Gesamtstatus setzt du selbst. Die KI belegt nur Termine, Kosten und Fortschritt vor.

Warum fehlen Aufgaben im Bericht?

Je nach Detailgrad berücksichtigt die KI nur die auffälligsten Aufgaben, etwa die 30 mit dem höchsten Relevanz-Score. Wähle einen höheren Detailgrad oder einen kürzeren Zeitraum, wenn mehr einfließen soll.

Wird der Bericht automatisch veröffentlicht?

Nein. Die KI erstellt nur einen Entwurf. Veröffentlichen musst du den Bericht selbst.