🪄 KI-Projektanlage

Mit der KI-Projektanlage legst du ein neues Projekt mit Ordnern, Aufgaben, Terminen und Abhängigkeiten an, ohne bei null zu beginnen. Die KI entwirft die Struktur aus einer Beschreibung oder übernimmt einen vorhandenen Plan aus Dateien oder Text. Du prüfst und passt alles an, bevor das Projekt entsteht. In diesem Artikel geht es um beide Wege, die einzelnen Schritte und die Bedienelemente im Projektplan.

Projekt mit KI anlegen

1. Klicke auf Neues Projekt (links unten in der Seitenleiste).
2. Wähle im Dialog Neues Projekt erstellen die Kachel Mit KI anlegen („Struktur vorschlagen lassen“).

Daneben gibt es Leeres Projekt („Alles selbst anlegen“) und Aus Vorlage („Fertige Struktur übernehmen“). Unten rechts steht außerdem Projekt importieren.

Womit soll die KI arbeiten?

Im Dialog Projekt mit KI anlegen wählst du oben den Weg:

• Neu entwerfen („Aus Beschreibung, Bildern, PDFs, CSV“): Die KI entwirft Ordner und Aufgaben aus deiner Beschreibung.
• Plan übernehmen („Struktur aus Dateien oder Text“): Die KI übernimmt die Struktur eines bestehenden Plans.

Nach der Eingabe klickst du auf Weiter. Die Schaltfläche ist erst aktiv, wenn du etwas eingegeben hast.

Weg 1 – Neu entwerfen

1. Wähle Neu entwerfen.
2. Beschreibe im Textfeld (Platzhalter „Es geht um …“), worum es im Projekt geht, zum Beispiel Ziel, Umfang, Termine, Teilnehmende oder Budget.
3. Klicke bei Bedarf auf Anhängen und füge Dateien als Kontext hinzu, zum Beispiel ein Programm als PDF oder ein Bild.
4. Klicke auf Weiter.

Als Starthilfe stehen die Vorlagen Allgemein, Produkteinführung, IT-Rollout und Veranstaltung unter dem Textfeld bereit. Ein Klick fügt eine Beispieleingabe ein. Deren Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt du durch eigene Angaben, etwa Projekttitel, Zeitraum, Teilnehmerzahl und gewünschte Ordner.

Weg 2 – Plan übernehmen

Hast du den Plan schon, etwa als Excel-Terminliste, PDF oder Bild, übernimmt die KI seine Struktur. Dieser Weg eignet sich damit auch als Import bestehender Pläne in nahezu beliebiger Form: Projektpläne aus anderen Werkzeugen, Terminlisten, Ausdrucke, Fotos oder Screenshots von Plänen und aus Excel kopierte Tabellen. Die KI orientiert sich dabei möglichst nah an deiner Vorlage. Ordner, Aufgaben, Reihenfolge, Termine und Abhängigkeiten sollen so erhalten bleiben, wie sie im Plan stehen, statt neu erfunden zu werden. Du prüfst das Ergebnis im Schritt Dein Projektplan und korrigierst bei Bedarf, bevor das Projekt entsteht.

1. Wähle Plan übernehmen.
2. Ziehe unter Plan-Dateien bis zu drei Dateien in den Bereich oder klicke auf Dateien auswählen. Erlaubt sind PDF, Bild, CSV oder TXT. PDFs dürfen je höchstens 10 MB groß sein, TXT- und CSV-Dateien zusammen höchstens 256 KB.
3. Alternativ oder zusätzlich fügst du den Plan unter Hinweise oder Plan als Text (optional) ein, zum Beispiel eine aus Excel kopierte Terminliste. Dort kannst du der KI auch Hinweise geben, etwa „Nur Leistungsphase 5–8 übernehmen“.
4. Klicke auf Weiter.

Optionen für beide Wege

• Zuständige aus dem Plan übernehmen, wenn sie eindeutig zu Personen, Teams oder Rollen passen (standardmäßig an): Nennt dein Plan Verantwortliche, ordnet die KI sie zu, sofern es eindeutig ist.
• Benachrichtigungen im Projekt stummschalten (standardmäßig an).

Unter dem Dialog steht der Hinweis: „Eingaben und Dateien werden nur zur Erstellung dieses Projekts verwendet und nicht gespeichert.“

Schritt für Schritt zum Projekt

Nach Weiter arbeitet die KI. Ein Fortschrittsbalken („Projektdaten und Plan werden erstellt“) mit Prozentwert und wechselnden Meldungen zeigt den Stand. Danach führen die Schritte durch den Dialog. Mit dem Pfeil oben links gehst du zurück.

Plan mit offenen Punkten

Erkennt die KI in deiner Eingabe schon einen Plan, auch wenn du Neu entwerfen gewählt hast, zeigt sie zuerst „Plan mit offenen Punkten“. Das passiert zum Beispiel bei einer Aufzählung von Aufgaben oder bei Angaben wie einem Budget. Unter Nicht zugeordnet steht, was die KI keinem Ordner und keiner Aufgabe zuordnen konnte. Du entscheidest:

• Zurück zur Eingabe: Du änderst deine Eingabe.
• Stattdessen neu entwerfen: Die KI entwirft einen neuen Vorschlag, statt deinen Plan zu übernehmen.
• Trotzdem übernehmen: Die KI übernimmt den Plan wie erkannt.

Vorschlag für die Projektdaten

Die KI füllt die Projektdaten vor. Der Hinweis lautet „Von der KI vorausgefüllt – bitte prüfen und bei Bedarf ändern.“ Prüfe und ändere:

• Projektname (Pflichtfeld). Die Projekt-ID vergibt smenso beim Erstellen automatisch.
• Projekttyp und Projektordner (Pflichtfelder)
• Projektstart und Projektende
• Projektbeschreibung als formatierter Text

Klicke dann auf Weiter.

Dein Projektplan

Im Schritt Dein Projektplan prüfst du Ordner, Aufgaben und Meilensteine. Per Drag & Drop sortierst du sie, und wer eine Aufgabe nach rechts zieht, macht eine Unteraufgabe daraus. Jeder Ordner zeigt, wie viele Einträge er enthält.

Am Ordner stehen diese Symbole:

• Aufgabe hinzufügen (+): ergänzt den Ordner um eine Aufgabe
• Neu generieren: lässt die KI den Ordner neu entwerfen
• Löschen: entfernt den Ordner
• Pfeile zum Ein- und Ausklappen und zum Verschieben

An jeder Aufgabe stehen:

• ein Abhängigkeits-Symbol mit einer Zahl. Der Tooltip nennt die verknüpfte Aufgabe, zum Beispiel „Voraussetzung für …“.
• Beschreibung: zeigt die Beschreibung der Aufgabe
• In Meilenstein umwandeln: macht die Aufgabe zum Meilenstein, erkennbar an der Raute
• Neu generieren: lässt die KI diese Aufgabe neu erzeugen
• Löschen: entfernt die Aufgabe
• darunter die Zuständigkeit und ein Kompetenz-Chip, zum Beispiel „Veranstaltungsplanung“. Der Tooltip erklärt: „Idealerweise bringt die zuständige Person Fachwissen zu … mit. Automatisch von KI generiert.“

Mit Ordner hinzufügen unten ergänzt du einen eigenen Ordner. Passt alles, klickst du auf Projekt erstellen.

Projekt wird angelegt

Das Projekt wird nun angelegt. Eine Anzeige nennt die Aufgabe, an der smenso gerade arbeitet („Lege Aufgabe 3 von 12 an …“), mit Prozentwert. Danach öffnet sich das neue Projekt. Ordner und Aufgaben stehen in der Reihenfolge, die du im Dialog festgelegt hast.

Tipps

• Konkret beschreiben: Nenne Ziel, Termine und gewünschte Ordner. Je klarer die Eingabe, desto besser passt der Entwurf.
• Richtigen Weg wählen: Hast du einen fertigen Plan, nutze Plan übernehmen, auch als Import aus einem anderen Werkzeug. Willst du einen neuen Entwurf, nutze Neu entwerfen.
• Plan übernehmen eingrenzen: Mit einem Hinweis im Textfeld, etwa „Nur Leistungsphase 5–8 übernehmen“, steuerst du, welcher Teil des Plans übernommen wird.
• Einzelnes neu erzeugen: Mit Neu generieren an Ordner oder Aufgabe musst du nicht von vorn beginnen.
• Nachher erweitern: In einem bestehenden Projekt ergänzt Mit KI erweitern im Projektmenü neue Ordner und Aufgaben, siehe Projekt mit KI erweitern.

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• Häufige Fragen zu KI in smenso

FAQ

Wird sofort ein Projekt angelegt?

Nein. Erst wenn du im Schritt Dein Projektplan auf Projekt erstellen klickst, entsteht das Projekt. Davor kannst du alles prüfen, ändern oder abbrechen.

Warum erkennt die KI meine Beschreibung als Plan?

Enthält deine Eingabe schon eine Struktur, etwa eine Aufzählung mit Aufgaben, erkennt die KI einen Plan und zeigt „Plan mit offenen Punkten“. Mit Stattdessen neu entwerfen bekommst du trotzdem einen frischen Entwurf.

Werden meine Dateien gespeichert?

Nein. Eingaben und Dateien werden nur zur Erstellung dieses Projekts verwendet und nicht gespeichert.

Welche Dateien kann ich hochladen?

Beim Weg Plan übernehmen PDF, Bild, CSV oder TXT, bis zu drei Dateien. PDFs dürfen je 10 MB groß sein, TXT und CSV zusammen 256 KB.