Microsoft SharePoint: Admin-Freigabe im Entra-Tenant erteilen

Die Microsoft SharePoint-Integration in smenso nutzt die App smenso FileBrowser. Ohne weitere Freigabe stimmt jede Person den Berechtigungen der App beim ersten Zugriff für sich selbst zu. Mit einer einmaligen Freigabe im Microsoft-Entra-Tenant („Admin Consent“) wird die App für die gesamte Organisation freigegeben: Sie darf dann im Namen aller Nutzer:innen auf die verknüpften SharePoint-Ordner zugreifen. Dieser Artikel zeigt die drei möglichen Wege zur Freigabe.

Eckdaten der App

• App-Name: smenso FileBrowser
• Application (Client) ID: 2bcabcee-96b8-44ed-b88b-c505ab8b8cc6
• Herausgeber: Smart Enterprise Solutions GmbH (verifiziert)

Angeforderte Berechtigungen

Die App fordert die folgenden Berechtigungen an. Sie sind alle vom Typ Delegiert: Die App handelt nur im Namen der angemeldeten Person (siehe Abschnitt „Nach der Freigabe“).

Die Berechtigungen sind nach der Freigabe im Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen > smenso FileBrowser > Berechtigungen einsehbar.

Welcher Weg passt?

Welcher Weg zutrifft, hängt davon ab, wer die Freigabe erteilt und ob die App im Tenant bereits bekannt ist:

• Weg 1: Eine Person mit einer der genannten Entra-Admin-Rollen richtet die Integration ohnehin selbst in smenso ein.
• Weg 2: Eine Person mit einer der genannten Entra-Admin-Rollen soll die App freigeben, bevor jemand die Integration in smenso gestartet hat.
• Weg 3: Eine Person ohne Entra-Admin-Rolle hat die Integration bereits aufgerufen und nur für sich selbst zugestimmt. Eine Person mit einer der genannten Entra-Admin-Rollen soll die Freigabe nun für die gesamte Organisation erteilen.

Weg 1 – Freigabe während der Einrichtung in smenso

1. Melde dich in smenso mit einem Benutzer an, der eine der oben genannten Entra-Rollen besitzt.
2. Richte die SharePoint-Integration wie im Artikel Microsoft SharePoint-Ordner mit Projekten verknüpfen beschrieben in den Projekteinstellungen ein.
3. Beim ersten Zugriff führt Microsoft durch einen Zustimmungsdialog.
4. Aktiviere im Dialog die Option Im Namen Ihrer Organisation zustimmen und bestätige.

Damit ist die App für alle Personen der Organisation freigegeben.

Weg 2 – Vorab-Freigabe direkt in Entra

Dieser Weg eignet sich, wenn die App im Tenant noch nicht vorhanden ist. Sie wird dabei über eine Zustimmungs-URL bereitgestellt.

1. Öffne die folgende URL in einem Browser und ersetze <IHRE_TENANT_ID_ODER_DOMAIN> durch die Tenant-ID oder eine verifizierte Domain der Organisation:
   https://login.microsoftonline.com/<IHRE_TENANT_ID_ODER_DOMAIN>/adminconsent?client_id=2bcabcee-96b8-44ed-b88b-c505ab8b8cc6
   Beispiel: https://login.microsoftonline.com/contoso.com/adminconsent?client_id=2bcabcee-96b8-44ed-b88b-c505ab8b8cc6
2. Melde dich mit einem Konto an, das eine der oben genannten Rollen besitzt.
3. Prüfe die angezeigten Berechtigungen und bestätige die Zustimmung.

Die App wird dabei im Tenant angelegt und für alle Personen freigegeben.

Weg 3 – Nachträgliche Freigabe über das Entra Admin Center

Dieser Fall tritt häufig auf: Eine Person ohne Entra-Admin-Rolle hat die SharePoint-Integration in smenso bereits aufgerufen. Sie kann die Integration nutzen, stimmt den Berechtigungen aber nur für ihre eigene Person zu, nicht für die gesamte Organisation. Die App smenso FileBrowser wurde dadurch aber bereits im Tenant registriert und kann nachträglich freigegeben werden.

1. Öffne das Microsoft Entra Admin Center.
2. Gehe zu Entra ID > Unternehmensanwendungen > Alle Anwendungen.
3. Suche die App smenso FileBrowser.
4. Öffne Berechtigungen.
5. Wähle auf dem Reiter Einwilligung der Administrationsfachkraft den Button Administratorzustimmung für "Name der Organisation" erteilen.

Die App ist anschließend für alle Personen der Organisation freigegeben. Die betroffenen Personen können die Integration danach ohne weiteres Zutun nutzen.

Nach der Freigabe

• Die in den Projekten verknüpften SharePoint-Ordner werden im jeweiligen SharePoint-Tab angezeigt und können genutzt werden, inklusive Upload.
• Der Zugriff jeder einzelnen Person richtet sich weiterhin nach den SharePoint-eigenen Berechtigungen auf den jeweiligen Ordner. Die Freigabe der App erweitert diese nicht: Man sieht nur die Inhalte, auf die man auch direkt in SharePoint Zugriff hat.

Häufige Fragen (FAQ)

Warum fragt Microsoft einzelne Personen nach ihrer Zustimmung?

Ohne Admin Consent stimmt jede Person den Berechtigungen nur für sich selbst zu. Mit dem Admin Consent ist die App für die gesamte Organisation freigegeben. Eine Person mit einer der oben genannten Entra-Rollen kann ihn jederzeit nachholen, am einfachsten über Weg 3.

Was passiert, wenn Personen in unserem Tenant Apps nicht selbst zustimmen dürfen?

In vielen Organisationen ist per Richtlinie in Entra festgelegt, dass Personen ohne Admin-Rolle Apps nicht selbst zustimmen dürfen. Dann zeigt Microsoft beim ersten Zugriff einen Hinweis, dass eine Administratorgenehmigung erforderlich ist, und die Integration lässt sich erst nach dem Admin Consent nutzen. Verwende in diesem Fall Weg 1 oder Weg 2.

Erhält die App Zugriff auf alle SharePoint-Inhalte?

Nein. Berechtigungen wie AllSites.Read oder Sites.Read.All klingen umfassend, sind aber delegiert: Sie gelten nur für Inhalte, auf die die angemeldete Person selbst in SharePoint Zugriff hat. Die App erweitert die SharePoint-Berechtigungen der Person nicht.

Verwandte Beiträge

• Microsoft SharePoint-Ordner mit Projekten verknüpfen
• Dateien aus OneDrive/SharePoint anhängen
• Übersicht Integrationen